Przed rozpoczęciem Przed rozpoczęciem
Zakładam firmę Zakładam firmę
Rozliczam podatki Rozliczam podatki
Ubezpieczam się Ubezpieczam się
Prowadzę firmę Prowadzę firmę
Zamykam firmę Zamykam firmę

Obsługa przez urząd procedur elektronicznych realizowanych w punkcie kontaktowym biznes.gov.pl

Usługi elektroniczne realizowane za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl

Punkt Kontaktowy biznes.gov.pl prowadzony przez Ministerstwo Rozwoju służy ułatwieniu kontaktów pomiędzy przedsiębiorcami i administracją. Umożliwia wysyłanie do urzędów tzw. pisma ogólnego i za jego pośrednictwem załatwianie drogą elektroniczną większości spraw urzędowych. Pozwala także na realizację kilkudziesięciu procedur administracyjnych dzięki formularzom dedykowanym różnym procedurom. Od strony administracji, biznes.gov.pl usprawnia kontakt z przedsiębiorcami m.in. dzięki automatyzacji procesów związanych z prowadzeniem urzędowej korespondencji.

Wykaz udostępnianych e-usług

Jak wygląda załatwianie spraw online przez punkt kontaktowy biznes.gov.pl z perspektywy przedsiębiorcy

Wymogi

Co ważne, podmioty publiczne, korzystając z biznes.gov.pl nie muszą budować własnych systemów informatycznych, w celu umożliwienia obywatelowi kontaktu i załatwienia spraw urzędowych drogą elektroniczną.

Aby realizować sprawy administracyjne kierowane z punktu kontaktowego biznes.gov.pl, urzędy muszą jednak spełniać następujące wymagania:

  • posiadanie skrzynki podawczej na platformie ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej – www.epuap.gov.pl),
  • posiadanie podpisu elektronicznego.

Uwaga!!! Zgodnie z art. 107 KPA decyzje wydawane w formie dokumentu elektronicznego, powinny być opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym wyłącznie za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Więcej o podpisie elektronicznym.

Udostępniona przez platformę ePUAP funkcjonalność Elektronicznej Skrzynki Podawczej (ESP, której posiadanie jest wymagane na mocy art. 46 ust. 10 KPA) umożliwia instytucjom publicznym wywiązanie się z obowiązku, wynikającego z ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, w zakresie przyjmowania dokumentów w postaci elektronicznej (wnoszenia podań i wniosków oraz potwierdzanie ich doręczenia).

Dokumenty elektroniczne składane przez użytkowników punktu kontaktowego biznes.gov.pl trafiają do podmiotów publicznych za pośrednictwem platformy ePUAP, z którą zintegrowany jest punkt kontaktowy biznes.gov.pl. Integracja umożliwia także kierowanie korespondencji w odwrotnym kierunku.

Komunikacja z użytkownikami biznes.gov.pl

Punk kontaktowy biznes.gov.pl jest zintegrowany z platformą ePUAP, dzięki czemu dokumenty elektroniczne składane przez użytkowników trafiają za pośrednictwem ePUAP do podmiotów publicznych. Integracja umożliwia także kierowanie korespondencji zwrotnej do użytkowników biznes.gov.pl.

Odbieranie przez urzędy dokumentów składanych przez użytkowników biznes.gov.pl

  • Od strony urzędu

Po odebraniu przez urząd dokumentu poprzez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą – ESP, system informatyczny automatycznie generuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które jest odpowiednikiem prezentaty tj. przyjęcia przez urząd dokumentu papierowego. UPO tworzone jest automatycznie, dzięki czemu nie ma potrzeby dodatkowego potwierdzania odbioru ze strony urzędu.

  • Od strony użytkownika

W przypadku korzystania z usług biznes.gov.pl, Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) jest dostarczane przedsiębiorcy jako Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP) i stanowi dowód dostarczenia e-wniosku. UPP jest generowane przez ePUAP po przekazaniu e-dokumentu z punktu kontaktowego biznes.gov.pl. Co ważne, także ta czynność wykonywana jest automatycznie przez system.

W każdej chwili podgląd UPP ma zarówno przedsiębiorca posiadający konto na biznes.gov.pl, jak również urząd na swojej elektronicznej skrzynce podawczej na ePUAP w zakładce „Odebrane".

 

Wraz z UPP urząd otrzymuje także informacje odnośnie sposobu podpisania e-pisma. Funkcjonalność ePUAP pozwala podejrzeć treść kierowanej do urzędu korespondencji wraz z przesłanymi w formie elektronicznej załącznikami. Schemat obiegu komunikatów i informacji związanych z odbieraniem e-pism przedstawiony jest poniżej:

Wysyłanie pism elektronicznych przez urząd do wnioskodawców

  • Od strony urzędu

Jak wcześniej wspomniano, integracja punktu kontaktowego biznes.gov.pl z ePUAP umożliwia także wysyłanie odpowiedzi przez urząd do użytkowników biznes.gov.pl. W przypadku sporządzania odpowiedzi na ePUAP właściwe dane adresata i urzędu są automatycznie nanoszone na odsyłane e-pismo.

Ważne! Biznes.gov.pl jest systemem teleinformatycznym podmiotu publicznego – Ministerstwa Rozwoju, dlatego pisma kierowane przez urząd do użytkowników biznes.gov.pl w ramach systemu powinny być nadawane wyłącznie w trybie urzędowego poświadczenia przedłożenia (UPP). Na ilustracji poniżej zaprezentowano prawidłowe oznaczanie trybu wysyłki dokumentu.

Tryb urzędowego poświadczenia doręczenia (UPD) ma zastosowanie wyłącznie w sytuacji, gdy korespondencja odbywa się bezpośrednio z podmiotem niepublicznym (np. obywatelem, przedsiębiorcą) za pośrednictwem ePUAP.

 

Po wysłaniu e-pisma, urząd otrzymuje z punktu kontaktowego biznes.gov.pl Urzędowe Poświadczenia Przedłożenia (UPP), stanowiące potwierdzenie odebrania e-pisma przez punkt kontaktowy biznes.gov.pl w celu doręczenia go adresatowi. Poświadczeniu temu towarzyszy pouczenie wysyłane odrębnym komunikatem wyjaśniające dalsze losy e-pisma i zawierające dane na temat przetwarzania danych w punkcie kontaktowym biznes.gov.pl. Pouczenie ma charakter informacyjny i nie trzeba na nie odpowiadać.

Z kolei dokumentem potwierdzającym, że wiadomość została doręczona użytkownikowi biznes.gov.pl, jest Urzędowe Poświadczenie Doręczenia (UPD). Dokument ten jest przekazywany użytkownikowi biznes.gov.pl wraz z pismem. Przed odczytaniem pisma niezbędne jest podpisanie otrzymanego UPD. O otrzymaniu pisma użytkownik jest zawiadamiany poprzez wiadomość wysyłaną dwukrotnie na wskazany w punkcie kontaktowymi biznes.gov.pl adres mailowy (w momencie otrzymania pisma i po 7 dniach). W sytuacji, gdy użytkownik nie odczytał pisma, a od pierwszego zawiadomienia upłynęło 14 dni, punkt kontaktowy biznes.gov.pl zgodnie z KPA generuje UPD, a doręczenie uważa się za dokonane. W takim przypadku UPD zawiera informacje o nieodczytaniu pisma. Informacja o nadejściu poświadczenia (UPD) jest zamieszczana na ePUAP w elektronicznej skrzynce podawczej urzędu (nadawcy pisma).

 

 

  • Od strony wnioskodawcy

Punkt kontaktowy biznes.gov.pl powiadamia przedsiębiorcę mailowo o otrzymaniu pisma, a w przypadku jego nieodebrania po 7 dniach jest generowane powtórne zawiadomienie. Na odebranie pisma przedsiębiorca (użytkownik) ma 14 dni od momentu zawiadomienia o możliwości jego odebrania w formie dokumentu elektronicznego.

UPD jest wystawianie w czasie rzeczywistym (po podpisaniu przez adresata lub po upływie 14 dni). Istotne jest to, że pomimo biegnących terminów proceduralnych (czas na złożenie wyjaśnień, sporządzenie odwołania) adresat będzie mógł zapoznać się z treścią wysłanego pisma także w terminie późniejszym. Wraz z tym dokumentem zostaną udostępnione również informacje o dacie uznania pisma za doręczone i datach wysłania wcześniejszych zawiadomień.

Sposób doręczania pism urzędowych drogą elektroniczną obrazuje poniższy diagram:

Przedsiębiorca może dołączyć do wniosku wymagane dokumenty w formie elektronicznych kopii, czyli tzw. skanów. W komunikacji z przedsiębiorcą należy jednak pamiętać, że organ administracji nie może żądać dostarczenia informacji, które są mu znane, ma je w swoich rejestrach, albo może je uzyskać kontaktując się z innymi urzędami. Dowiedz się więcej o ograniczeniu prawa do żądania dokumentów.

Udostępnij Wydrukuj

Czy ta strona była przydatna?

Tak | Trochę | Nie