Information and services website for entrepreneurs

Oświadczenie o delegowaniu pracownika na terytorium RP

Jesteś zagranicznym pracodawcą i wysyłasz pracowników do pracy w Polsce? Poinformuj o tym Państwową Inspekcję Pracy. Poniżej dowiesz się jak i kiedy to zrobić.

How to proceed

This procedure can be completed:

  • at an office
  • by post
  • electronically
Complete the procedure online

Zrealizuj usługę online, potrzebny będzie Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany.

What you should know and who can use this service

Jeśli jesteś zagranicznym pracodawcą, który deleguje pracowników do pracy na terytorium Polski:

  • w związku z realizacją umowy zawartej z podmiotem prowadzącym działalność na terytorium Polski, lub
  • do oddziału lub przedsiębiorstwa należącego do grupy przedsiębiorstw, prowadzącego działalność na terytorium Polski, lub
  • jako agencja pracy tymczasowej,

- masz obowiązek złożyć do Państwowej Inspekcji Pracy oświadczenie o ich delegowaniu.

Twoim obowiązkiem jest również wyznaczenie osoby upoważnionej do pośredniczenia w kontaktach z Państwową Inspekcją Pracy lub z innymi instytucjami, mającymi siedzibę w Polsce oraz do przesyłania i otrzymywania dokumentów lub zawiadomień. 

W przypadku, gdy jesteś pracodawcą spoza Unii Europejskiej (posiadasz siedzibę w państwie niebędącym państwem członkowskim), to masz obowiązek podania danych osoby przebywającej na terytorium RP, działającej w twoim imieniu i upoważnionej do reprezentowania Ciebie wobec Państwowej Inspekcji Pracy.

When you should complete this procedure

Najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez delegowanego pracownika.

Where you can complete this procedure

Państwowa Inspekcja Pracy Główny Inspektorat Pracy
Barska 28/30, 02-315 Warszawa

What to do step by step

  1. Złóż oświadczenie o delegowaniu pracownika na terytorium RP

Najprostszym sposobem jest złożenie oświadczenia elektronicznie: wybierz przycisk Załatw online. Pamiętaj, że nie musisz drukować, odręcznie podpisywać ani skanować formularzy oświadczenia. Wystarczy, że wypełnisz formularz oświadczenia na komputerze i potwierdzisz go podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym.

Uwaga! Nie wysyłaj oświadczenia e-mailem, ponieważ w takiej formie nie zostanie ono przyjęte przez PIP.

Oświadczenie możesz też:

Do oświadczenia w formie pisemnej, składanego osobiście lub wysyłanego pocztą dołącz dane wszystkich delegowanych pracowników

Podaj również:

  • dane osoby upoważnionej do pośredniczenia w kontaktach z Państwową Inspekcją Pracy lub z innymi instytucjami, mającymi siedzibę w Polsce oraz do przesyłania i otrzymywania dokumentów lub zawiadomień
  • dane osoby przebywającej na terytorium Polski, działającej w twoim imieniu i upoważnionej do reprezentowania Ciebie wobec Państwowej Inspekcji Pracy - jeśli jesteś pracodawcą spoza UE.

Nie czekaj na żadne pismo z urzędu o przyjęciu oświadczenia, gdyż urząd go nie wydaje.

Documents

Download:
You can submit a document as:
Oryginał, Dokument elektroniczny
Additional information

Oświadczenie zawiera:

1) dane identyfikacyjne pracodawcy obejmujące:

a) nazwę,

b) siedzibę (adres) oraz numer telefonu i adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną – miejsce zamieszkania (adres) oraz numer telefonu i adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym,

c) numer identyfikacji podatkowej NIP albo numer identyfikacyjny uzyskany w państwie członkowskim siedziby pracodawcy dla celów podatkowych albo ubezpieczeniowych;

2) przewidywaną liczbę pracowników delegowanych na terytorium RP wraz z danymi obejmującymi ich imię i nazwisko, datę urodzenia oraz obywatelstwo;

3) przewidywaną datę rozpoczęcia i zakończenia delegowania pracowników na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

4) adresy miejsca pracy pracowników delegowanych na terytorium RP;

5) charakter usług uzasadniający delegowanie pracowników na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

6) dane osoby, o której mowa w ust. 1, obejmujące jej imię i nazwisko, adres, pod którym przebywa, oraz numer telefonu i adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym;

7) miejsce przechowywania dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1.

Oświadczenie wypełnij w języku polskim lub w języku angielskim w postaci papierowej albo elektronicznej.

Time limit

Najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez delegowanego pracownika.

How much you will have to pay

The service is free of charge

How long you will have to wait

Twoja sprawa będzie załatwiona od razu.

Good to know

Jakie ma obowiązki pracodawca zagraniczny delegujący pracowników na terytorium Polski

W okresie delegowania pracownika masz obowiązek przechowywania na terytorium Polski w formie elektronicznej lub papierowej:

  • kopii umowy o pracę pracownika delegowanego na terytorium RP lub innego równoważnego dokumentu poświadczającego warunki zatrudnienia 
w ramach nawiązanego stosunku pracy
  • dokumentacji dotyczącej czasu pracy pracownika delegowanego na terytorium RP w zakresie rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz liczby przepracowanych godzin w danym dniu lub jej kopii
  • dokumentów określających wysokość wynagrodzenia pracownika delegowanego na terytorium RP wraz z wysokością dokonanych odliczeń zgodnie z ustawodawstwem państwa członkowskiego oraz dowodów wypłaty takiej osobie wynagrodzenia lub ich kopii.

W okresie delegowania pracowników, na wniosek Państwowej Inspekcji Pracy, masz obowiązek udostępniać te dokumenty i ich tłumaczenie na język polski, nie później niż w terminie 5 dni roboczych od otrzymania takiego wniosku. Po okresie delegowania PIP może żądać tych dokumentów jeszcze przez 2 lata, a ty będziesz mieć 15 dni na ich dostarczenie.

Dokumenty lub ich kopie możesz dostarczyć do urzędu w postaci papierowej albo elektronicznej, na przykład poprzez wysłanie elektronicznego formularza pisma ogólnego, dostępnego na portalu Biznes.gov.pl. Przeczytaj instrukcję jak wysłać pismo ogólne do Państwowej Inspekcji Pracy. Musisz mieć  podpis kwalifikowany lub Profil Zaufany, żeby skorzystać z elektronicznego sposobu załatwienia sprawy.

Co oznacza odpowiedzialność solidarna przy delegowaniu 

W przypadku pracowników delegowanych do Polski do wykonywania prac związanych z robotami budowlanymi lub utrzymaniem obiektu budowlanego, ma zastosowanie zasada odpowiedzialności solidarnej. Oznacza ona, że odpowiedzialność w zakresie zaległości z tytułu wynagrodzenia oraz dodatków do wynagrodzenia spoczywa zarówno na pracodawcy delegującym osoby do pracy w Polsce, jak i na wykonawcy, który powierza wykonanie prac w Polsce. Dotyczy to w szczególności robót takich jak:
  • wykopy
  • roboty ziemne
  • montowanie i demontowanie elementów prefabrykowanych
  • wyposażanie lub instalowanie
  • renowacja
  • demontowanie
  • rozbiórkę
  • konserwację
  • prace malarskie i porządkowe.
Wykonawca ponosi solidarną odpowiedzialność za zobowiązania powstałe w trakcie wykonywania wymienionych wyżej prac, z tytułu zaległego wynagrodzenia w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wynagrodzenia wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych. Do odpowiedzialności solidarnej za te zobowiązania stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego. Wykonawca nie poniesie odpowiedzialności solidarnej, jeśli dochowa należytej staranności, czyli spełni łącznie następujące warunki:
  • Przekaże pracodawcy delegującemu pracownika na terytorium Polski pisemną informację o warunkach zatrudnienia obowiązujących w zakresie:
    • norm i wymiaru czasu pracy oraz okresów odpoczynku dobowego i tygodniowego,
    • wymiaru urlopu wypoczynkowego,
    • minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie odrębnych przepisów. 
    • wysokości wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych,
    • bezpieczeństwa i higieny pracy,
    • ochrony pracownic w okresie ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego,
    • zatrudniania młodocianych oraz wykonywania pracy lub innych zajęć zarobkowych przez dziecko,
    • zasady równego traktowania oraz zakazu dyskryminacji w zatrudnieniu, o których mowa w Kodeksie pracy,
    • wykonywania pracy zgodnie z przepisami o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.
  • Odbierze od pracodawcy delegującego potwierdzenie złożenia Państwowej Inspekcji Pracy oświadczenia, zawierającego informacje, niezbędne w celu przeprowadzenia kontroli sytuacji faktycznej w miejscu pracy. 

Kary

Jeżeli nie złożysz do Państwowej Inspekcji Pracy oświadczenia najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez delegowanego pracownika, to grozi ci kara grzywny od 1000 do 30 000 zł.

Was this page useful?