Before You Start Before You Start
Starting a Business Starting a Business
Tax obligations Tax obligations
Social security Social security
Running a business Running a business
Closing a business Closing a business

Bezpieczeństwo informacji

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością gromadzenia i przetwarzania dużej liczby informacji. Dane osobowe pracowników, bazy danych klientów, umowy czy inne dokumenty korespondencja firmowa – wszystkie te informacje należy odpowiednio chronić.

Prowadząc firmę będziesz w szczególnym stopniu zobowiązany do przestrzegania zasad dotyczących ochrony danych osobowych (patrz artykuł Ochrona danych osobowych oraz poradnik przedsiębiorcy Przetwarzam dane osobowe) oraz troski o właściwe prowadzenie dokumentacji działalności i jej archiwizowanie (patrz: m.in. artykuł Jak przechowywać dokumenty księgowe)

Nowoczesne technologie, takie jak internet i poczta elektroniczna – ułatwiają wymianę informacji, ale jednocześnie czynią ją bardziej wrażliwą na utratę albo dostęp osób trzecich. Duże firmy, przetwarzające wielką liczbę informacji, posiadają rozbudowane i sformalizowane strategie bezpieczeństwa. Ale także w przypadku najmniejszych firm warto stosować podstawowe zasady bezpieczeństwa informacji.

Przede wszystkim powinieneś zadbać o właściwe zabezpieczenie informacji Twojej firmy przez utratą albo wypłynięciem ich poza siedzibę bądź jej sieć komputerową. Ochronę przed złośliwym oprogramowaniem i włamaniem się do sytemu informatycznego firmy zapewniają odpowiednie programy antywirusowe, czy tzw. Firewall – zapory sieciowe. W przypadku oprogramowania ważne jest, aby było na bieżąco aktualizowane.

W przypadku poczty elektronicznej warto zadbać o tzw. filtr antyspamowy – czyli oprogramowanie, które blokuje przesyłanie niechcianych treści (tzw. SPAMu) – wiadomości tego typu często są nosicielami złośliwych wirusów.

Kawa wylana na komputer, przerwa w dostawie prądu w trakcie pracy nad ważnym dokumentem – z pozoru błahe zdarzenia, w przypadku awarii mogą zakończyć się całkowitą utratą danych w komputerze. Dlatego bezwzględnie powinieneś zadbać o stworzenie kopii Twoich danych firmowych – np. na dysku sieciowym w firmie, albo przenieść dane do tzw. chmury, która zapewnia odpowiednie poziomy zabezpieczeń. Przydatny może być też system awaryjnego zasilania, który nawet w przypadku braku prądu, umożliwia pracę komputerów.

Prowadzenie dokumentacji, niezależnie od tego, czy papierowej, czy elektronicznej, wymaga porządku i systematyczności. Tworząc katalogi z danymi odpowiednie je szereguj, zgodnie z ustaloną systematyką, nadawaj im zrozumiałe i jasne nazwy tak, aby np. nowy pracownik mógł szybko poznać strukturę danych Twojej firmy.

Jeśli w Twojej udostępniasz gościom sieć Wi-Fi należy zadbać o to, aby nie było możliwości dostania się przez nią do danych firmy.

Bardzo często przyczyną problemów z informacjami w firmie są ludzie. Zadbaj o to, aby Twoi pracownicy mieli dostęp tylko do tych danych, z których korzystają w swojej pracy (np. poprzez ograniczenie uprawnień). Ustal dokładnie zasady, kto i do jakich informacji będzie miał dostęp. Przyczyną wycieku informacji może być czasem dołączanie do kopii korespondencji dużej liczby adresatów, których informacje nie dotyczą.

Zadbaj też o to, aby hasła dostępu do sieci w Twojej firmie miały odpowiedni poziom skomplikowania. Badania prowadzone przez firmy zajmujące się ochroną danych potwierdzają, że wciąż w wielu firmach stosuje się proste hasła jak „1,2,3,4". Takie hasła bardzo łatwo jest złamać.

Share Print