Before You Start Before You Start
Starting a Business Starting a Business
Tax obligations Tax obligations
Social security Social security
Running a business Running a business
Closing a business Closing a business

Legalizacja dokumentów w handlu zagranicznym

Prowadząc biznes na rynkach zagranicznych niejednokrotnie spotkasz się z sytuacją, w której Twój partner będzie oczekiwał np. potwierdzenia faktu prowadzenia przez Ciebie działalności czy też legalności wystawianych przez Twoją firmę dokumentów handlowych. Pomocna tutaj będzie usługa legalizacji, czyli uwierzytelnienia dokumentów na rzecz zagranicznych partnerów handlowych.

Co podlega legalizacji?

O tym, jakie dokumenty i informacje będziesz musiał zalegalizować, decydować będą przede wszystkim wymagania Twojego partnera, które zależne są od zwyczajów handlowych i różnią się w odniesieniu do kraju.

Do podstawowego kompletu dokumentów w międzynarodowym obrocie handlowym należy zaliczyć przede wszystkim:

  • faktury eksportowe i specyfikacje,
  • świadectwa pochodzenia (zarówno urzędowe jak i własne deklaracje eksportera),
  • świadectwa zdrowia, świadectwa o braku dioksyn i świadectwa sanitarne (w przypadku towarów spożywczych i produktów pochodzenia zwierzęcego),
  • świadectwa analizy,
  • świadectwa wolnej sprzedaży,
  • świadectwa zgodności z normami
  • umowy i aneksy, pełnomocnictwa, cenniki, poparcia wizowe itp.

Najczęstszym rodzajem legalizowanych dokumentów są faktury handlowe, świadectwa pochodzenia oraz świadectwa weterynaryjne i sanitarne.

Legalizacja potwierdza fakt prowadzenia działalności gospodarczej przez polski podmiot gospodarczy, a także właściwy sposobu reprezentacji firmy wyrażonej w postaci podpisów na dokumentach oraz autentyczność złożonych podpisów przez przedstawicieli firmy.

Potwierdzenie może być również wyrażone w formie stwierdzenia zgodności kserokopii dokumentu z jego oryginałem. Odnosi się to do tych dokumentów, których oryginały są unikalne i nie mogą być wysłane do klienta, a dotyczą spraw handlowych.

Wymogi te zwykle wyrażane są w postaci zapisów w przepisach importowych, kontraktach, specyfikacjach warunkach zamówienia, akredytywach, instrukcjach wysyłkowych, specyfikacjach warunków zamówienia czy też w wyniku prowadzonej korespondencji i rozmów handlowych.

Gdzie można legalizować dokumenty handlowe?

W Polsce usługi legalizacyjne świadczy Krajowa Izba Gospodarcza, zarówno w Warszawie, jak i wielu innych miastach poprzez upoważnione przez KIG izby gospodarcze. Dowiedz się jak legalizuje się dokumenty w KIG krok po kroku.

Więcej informacji na temat zaświadczeń wydawanych przez KIG znajdziesz tutaj.

Dokumenty, w zależności od wymagań zagranicznego partnera, mogą być potwierdzane jeszcze przez inne instytucje, które zajmują się legalizacją dokumentów handlowych, po wcześniejszym potwierdzeniu ich przez Krajową Izbę Gospodarczą, tj.: Ministerstwo Spraw Zagranicznych, które potwierdza upoważnienie i podpisy przedstawicieli Krajowej Izby Gospodarczej oraz właściwe ambasady (zwykle ambasady importera), które kończą proces legalizacji dokumentów w Polsce.

Szczegóły dotyczące potwierdzania dokumentów przez MSZ znajdują się na stronie internetowej ministerstwa.

Z uwagi na niejednolite procedury legalizacji dokumentów w ambasadach najlepiej jest skontaktować się z tymi placówkami w celu poprawnego przygotowania wymaganych dokumentów. Lista zagranicznych przedstawicielstw dostępna jest tutaj.

Legalizacja dokumentów urzędowych

Jeśli będziesz potrzebować potwierdzenia dokumentu urzędowego (dokumenty sądowe, administracyjne, akty notarialne, dyplomy, wypisy z rejestrów, wyroki sądowe, zaświadczenia urzędowe umieszczone na dokumentach prywatnych) skontaktuj się z Ministerstwem Spraw Zagranicznych. Jeśli kraj, w którym będziesz  posługiwał się uwierzytelnionym dokumentem, jest stroną konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, zwróć się o uzyskanie pieczęci (klauzuli) apostille. W przypadku pozostałych krajów obowiązuje procedura legalizacji. Dodatkowe informacje na temat apostille i legalizacji znajdziesz na stronie MSZ.

Share Print