Zasady kontroli ZUS

Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo kontrolować, czy właściwie wywiązujesz się z obowiązków ubezpieczeniowych. Może sprawdzać m.in., czy prawidłowo zgłosiłeś do ubezpieczeń społecznych siebie i swoich pracowników, czy opłacasz składki i czy prawidłowo wypłacasz świadczenia.

Kiedy możesz spodziewać się kontroli

Kontrole ZUS mają charakter planowy. Dobór przedsiębiorców do kontroli poprzedzony jest analizą prawdopodobieństwa naruszenia prawa w zakresie ubezpieczeń społecznych. Dokładna lista przedsiębiorców przewidywanych do kontroli nie jest publikowana.

Kto prowadzi kontrolę

Kontrolę płatników składek przeprowadzają inspektorzy ZUS. W czynnościach kontrolnych może także uczestniczyć pracownik ZUS, który przygotowuje się do przystąpienia do egzaminu na to stanowisko. Pracownik ten musi posiadać odrębne upoważnienie.

Kiedy dowiesz się o kontroli

Kontrola poprzedzona jest doręczeniem zawiadomienia. Rozpocznie się ona nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia (po upływie 30 dni wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia). Na Twój wniosek, kontrola może rozpocząć się przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.

W jaki sposób przeprowadzana jest kontrola

Inspektor ZUS wszczyna kontrolę po okazaniu legitymacji służbowej (jej wzór znajdziesz na stronach ZUS). Uważaj na fałszywych inspektorów (ZUS na swojej stronie informuje o zagubionych i nieważnych legitymacjach) i doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Dokumenty mogą być przedstawione również osobie przez Ciebie upoważnionej do reprezentowania firmy w trakcie kontroli ZUS.

Uwaga! Nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. Jeżeli inna instytucja właśnie kontroluje Twoją firmę, to inspektor odstępuje od podjęcia kontroli i może ustalić inny termin wszczęcia kontroli.

Gdzie może być przeprowadzona kontrola

Kontrola prowadzona jest w Twojej siedzibie oraz w miejscach, w których prowadzisz działalność.

Na Twój wniosek lub za Twóją zgodą, kontrola może odbyć się w innym miejscu, w którym przechowywana jest dokumentacja.

Kontrola może być przeprowadzona również w placówce ZUS, jeżeli usprawni to jej przebieg. Jest to możliwe jednak tylko wtedy, gdy wyrazisz na to zgodę na piśmie.

Inspektor może prowadzić czynności kontrolne w placówce ZUS bez Twojej zgody, jeżeli: wymaga tego charakter czynności kontrolnych, trzeba przesłuchać świadka, albo np. nie zgłosiłeś do ZUS zmiany adresu swojej siedziby.

Jakie są obowiązki przedsiębiorcy w trakcie kontroli

Jeśli w Twojej firmie przeprowadzana jest kontrola ZUS, powinieneś udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostałą dokumentację).

Twoim obowiązkiem będzie również udostępnienie do oględzin składników majątku, zapewnienie niezbędnych warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych oraz udzielanie wyjaśnień (jeśli nie będziesz ich udzielał, możesz dostać grzywnę).

Jeśli dokumenty, które chce skontrolować ZUS są sporządzone w języku obcym, powinieneś mieć ich tłumaczenia.

Ile czasu trwa kontrola

Kontrola ZUS w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:

  • jeśli jesteś mikroprzedsiębiorcą – 12 dni roboczych,
  • jeśli jesteś małym przedsiębiorcą – 18 dni roboczych,
  • jeśli jesteś średnim przedsiębiorcą – 24 dni roboczych,
  • jeśli jesteś innym przedsiębiorcą – 48 dni roboczych.

Sprzeciw wobec kontroli

Ty lub osoba przez Ciebie upoważniona, możecie złożyć sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania kontroli, jeśli uważasz, że inspektor podjął kontrolę lub prowadzi ją niezgodnie z przepisami. Sprzeciw musi być złożony na piśmie wraz z uzasadnieniem, w ciągu 3 dni roboczych od dnia, w który rozpoczęła się kontrola. Po złożeniu sprzeciwu inspektor wstrzymuje kontrolę.

ZUS musi rozpatrzyć sprzeciw w ciągu 3 dni roboczych od dnia, w którym go otrzyma. Wynikiem rozpatrzenia sprzeciwu jest wydanie postanowienia o odstąpieniu od czynności kontrolnych bądź ich kontynuowaniu. Masz prawo do zażalenia  na to postanowienie. Musisz je wnieść w ciągu 3 dni od dnia, w którym otrzyma postanowienie. ZUS powinien rozstrzygnąć to zażalenie w ciągu 7 dni od dnia, w którym je otrzymał.

W przypadku, gdy ZUS nie rozpatrzy sprzeciwu bądź zażalenia w terminie, to jest to równoznaczne z uznaniem słuszności sprzeciwu.

Gdy ZUS wyda postanowienie w sprawie zażalenia, możesz wnieść skargę do sądu administracyjnego na przewlekłe prowadzenie kontroli. Masz na to 30 dni od daty doręczenia postanowienia o rozpatrzeniu zażalenia. Skarga taka nie wstrzymuje kontroli.

Zakończenie kontroli

Ustalenia kontroli trafiają do protokołu kontroli, który inspektor sporządza w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Kontrolę uznaje się za zakończoną w dniu osobistego doręczenia protokołu kontroli płatnikowi składek przez inspektora lub w dniu nadania protokołu kontroli pocztą.

W ciągu 14 dni od daty otrzymania protokołu możesz złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń. Inspektor kontroli ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń składek zostajesz poinformowany na piśmie.

Po upływie terminu do wniesienia zastrzeżeń, jesteś zobowiązany do złożenia dokumentów korygujących w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli. W przypadku złożenia zastrzeżeń termin ten biegnie od daty otrzymania informacji o sposobie ich rozpatrzenia.

W przypadku niewywiązania się z nałożonego obowiązku złożenia dokumentów korygujących, Zakład wydaje decyzję. Wydanie decyzji następuje w terminie jednego lub dwóch miesięcy. W tej sytuacji jesteś zobowiązany do złożenia dokumentów korygujących w terminie 7 dni od daty uprawomocnienia się decyzji.

Jakie kary mogą grozić za łamanie przepisów o ubezpieczeniach

ZUS może nałożyć kary oraz środki dyscyplinujące, m.in

  • grzywnę,
  • naliczenie odsetek za zwłokę,
  • wymierzenie opłaty dodatkowej,
  • wszczęcie postępowania egzekucyjnego,
  • zabezpieczenie na majątku płatnika poprzez wystąpienie do sądu rejonowego z wnioskiem o założenie księgi wieczystej, wnioskiem o wpis hipoteki oraz złożenie wniosku do Urzędu Skarbowego o ustanowienie zastawu skarbowego,
  • złożenie zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa z zakresu ubezpieczeń społecznych, określonych przepisami Kodeksu karnego.

Konsekwencją łamania przepisów ubezpieczeniach może być również złożenie wniosku o upadłość albo np. zgłoszenie do rejestru dłużników.

Podstawa Prawna

Share Print