Before You Start Before You Start
Starting a Business Starting a Business
Tax obligations Tax obligations
Social security Social security
Running a business Running a business
Closing a business Closing a business

Udział w targach

Aż do początku XXI wieku targi należały do jednej z najpopularniejszych form promocji przedsiębiorstwa. Dekadę później to miejsce zajął internet, który stał się głównym obszarem poszukiwań kontrahentów, partnerów i klientów. Oferta targowa w kraju i zagranicą wciąż jest jednak bardzo bogata. Jak wybrać właściwe wydarzenie i się do niego przygotować? Co możesz zyskać jako przedsiębiorca, decydując się na udział w targach?

Jak wybrać właściwe targi?

Polski rynek wystawienniczy cechuje się sporym rozdrobnieniem. W każdym większym mieście działa lokalny organizator, jednocześnie swoje projekty realizują firmy ogólnopolskie. Zwykle przedsiębiorstwa świetnie orientują, jakie są najbardziej prestiżowe wydarzenia dla ich specyfiki. Jeśli nie, pomóc mogą różne internetowe wyszukiwarki, jak i te bardziej szczegółowe, skierowane do konkretnych branż. Rolę przewodnika może spełnić również coroczny Raport Polskiej Izby Przemysłu Targowego pt.: „Targi w Polsce".

Informacje o targach podają organizatorzy. Wśród organizatorów najważniejszych targów w Polsce znajdują się m.in.:

O efektywności i prestiżu wydarzenia targowego decyduje przede wszystkim liczba wystawców, jakość oferty targowej oraz frekwencja. Coraz większe znaczenie mają oferowane przez organizatorów wartości dodane zarówno dla wystawców, jak i dla zwiedzających. Przekłada się to zarówno na frekwencję jak i medialną promocję targów.

Pamiętaj, że wybór targów powinien odbyć się na długo przed ich rozpoczęciem. W przypadku najpopularniejszych wydarzeń, przestrzeń targowa rezerwowana może być nawet na kilka lat z góry. Warto to dokładnie sprawdzić. Da nam to również możliwość swobodnego wyboru lokalizacji i wielkości stoiska.

Bardzo istotne jest również umiejętne dostosowanie naszej ofert wystawienniczej do specyfiki rynku oraz targów, na jakie się zdecydujemy. Zależnie od kraju, w którym będziemy się wystawiać, zależą np. produkty, certyfikaty i aprobaty techniczne na dany rynek.

Kalkulacja kosztów wystawiennictwa

Koszty uczestnictwa, które warto uwzględnić w planie marketingowym:

  • koszty wynajęcia stoiska (uzależnione od powierzchni, zużytej energii elektrycznej, elementów zabudowy),
  • koszty projektowe (umeblowanie stoiska),
  • koszty osobowe (personel zatrudniony do obsługo stoiska),
  • koszty promocji (gadżety, ulotki, foldery, plakaty itp.),
  • koszty transportu (parking, magazyn) i zakwaterowania,
  • inne koszty (atrakcje na stoisku, szkolenia, analiza rynku itp.).

Przed udziałem w targach sprawdź możliwości refundacyjne udziału w nich, a także weź pod uwagę fakt, że jako podatnik możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki związane zarówno z organizacją stoiska na targach, jego obsługą, jak i zakupem drobnych upominków, wydrukiem ulotek reklamowych. czy poczęstunkiem.

Przygotowanie do udziału w targach

Jeśli wybrałeś już właściwe targi, warto bardzo dokładnie przemyśleć, w jaki sposób w pełni wykorzystasz swoją obecność na wydarzeniu.

Na etapie przygotowań i składania aplikacji należy wziąć pod uwagę dwie najważniejsze kwestie – dobór stoiska, im wcześniej zadeklarujemy chęć udziału w targach, tym większa szansa na otrzymanie dobrej lokalizacji (pamiętajmy o deadlinach!), drugą rzeczą jest odpowiednio wcześniej zarezerwowanie hotelu (ceny w okresie targów są bardzo wysokie, a wcześniejsza rezerwacja może dać gwarancję lepszej ceny).

Przygotowanie stoiska

Zanim zaczniesz się zastanawiać, jak przygotować przestrzeń ekspozycyjną dla swojej firmy, pamiętaj, że sam wybór miejsca stoiska może być decydujący dla sukcesu pobytu na targach. Dlatego zapoznaj się dokładnie z mapą powierzchni targowej, a najlepiej samodzielnie odwiedź miejsce (np. Pałac Kultury i Nauki w Warszawie czy przestrzeń targów kieleckich) i przeanalizuj, gdzie stoisko będzie najbardziej wyeksponowane, tak by mogło je odwiedzić jak najwięcej ludzi. Nie chodzi tylko o główne ciągi komunikacyjne (te mogą być zbyt zatłoczone, by poza wręczeniem ulotki, nawiązać jakieś kontakty), ale np. miejsca przy kawiarniach, które mogą być atrakcyjne dla wielu uczestników targów, albo okolice głównej sceny.

Kolejnym ważnym kryterium jest wielkość stoiska, od której zależy czy poza przestrzenią ekspozycyjną uda nam się przeznaczyć miejsce na rozmowy z obecnymi i potencjalnymi klientami. Jeśli celem naszego udziału w targach jest sprzedaż bezpośrednia lub nawiązanie kontaktów biznesowych, powinniśmy pomyśleć o odpowiednio dużej przestrzeni do ekspozycji produktów i/lub prowadzenia prywatnych rozmów.

Wystawca, który nie jest bardzo znany w branży, zanim podejmie decyzję o tym, co zaprezentować podczas targów, powinien przemyśleć strategię, jak przyciągnąć do stoiska swoich potencjalnych klientów. Tu liczą się wszystkie sprawdzone chwyty marketingowe – od darmowych gadżetów z logo firmy po niekonwencjonalne elementy ekspozycji.

W samym przygotowaniu stoiska warto pamiętać o kilku podstawowych zasadach. Po pierwsze logo firmy powinno być dobrze wyeksponowane, a stoisko – zgodne z firmowymi barwami i fontami (dzięki temu klient je lepiej zapamięta). Po drugie wszelkie artykuły marketingowe powinny być zgodne z identyfikacją wizualną firmy – to świadczy o naszym profesjonalizmie. Po trzecie obsługa stoiska powinna się kojarzyć z firmą (podobna kolorystyka lub elementy identyfikacji). Należy pamiętać, że zdecydowana większość konsumentów w pierwszej kolejności kojarzy markę z kolorami.

Warto pomyśleć również o atrakcjach dla zwiedzających nasze stoisko, które wykraczają poza zwykłą prezentację produktu czy sprzedaż. Wydawcy organizują spotkania ze swoimi autorami, firmy samochodowe – możliwość przejazdu nowym modelem samochodu, a przedsiębiorstwa, które reklamują się hasłem „zbijamy ceny" – pojedynki na ringu. By przyciągnąć uwagę klienta, można zorganizować konkurs, grę lub przygotować coś nieszablonowego. Wszystko zależy od naszej fantazji i budżetu.

Komunikacja firmy

Udział w targach to nie tylko bezpośrednia działalność w trakcie dni targowych, ale odpowiednia komunikacja firmy przed wydarzeniem. Dlatego warto już wcześniej poinformować aktualnych i potencjalnych klientów o swoim udziale w wydarzeniu. Można to zrobić oczywiście poprzez publikację wiadomości o uczestnictwie na stronie i profilu FB firmy, ale warto przygotować też specjalny mailing czy porozumieć się telefonicznie z kluczowymi klientami i umówić wcześniej spotkania.

Jako wystawca masz też możliwość informowania o swojej obecności na targach poprzez kanały organizatorów oraz mediów patronackich. Warto wcześniej sprawdzić możliwości i przygotować odpowiednie materiały. Na kilka dni przed wydarzeniem zwykle nie ma już na to czasu.

Wystawiając się musimy wiedzieć, kto stanowi naszą grupę docelową. Od tej informacji zależy czy naszą firmę powinni reprezentować handlowcy, pracownicy działu obsługi klienta, specjaliści ds. marketingu czy hostessy.

Warto zadbać o dokumentację naszej obecności na targach. W tym celu przydatne będą zdjęcia stoiska, a także uprzednio przygotowane formularze dla klientów, dzięki którym będziemy mogli dowiedzieć się więcej, kim są odwiedzające nas osoby a także nawiązać kontakt.

Po targach

Koniec targów to nie koniec naszej aktywności związanej z targami. Po pierwsze póki pamiętamy, powinniśmy skontaktować się ze wszystkimi osobami, którym to obiecaliśmy, podziękować za odbyte spotkania, a także przejrzeć wizytówki, które otrzymaliśmy. Po drugie warto przygotować relację z wydarzenia i wrzucić informację na stronę internetową. Po trzecie powinniśmy ocenić efektywność naszego uczestnictwa. Weźmy pod uwagę takie czynniki jak liczba osób, które nas odwiedziły, liczba podpisanych umów, koszt jaki ponieśliśmy na działania marketingowe, zebrane opinie na temat firmy i feedback klientów na temat naszych produktów, liczba publikacji po targach.

Dowiedz się wiecej na temat najważniejszych imprez targowych w Polsce.

Share Print