Before You Start Before You Start
Starting a Business Starting a Business
Tax obligations Tax obligations
Social security Social security
Running a business Running a business
Closing a business Closing a business

Jak przyjmować płatności kartami

Prowadzisz biznes i coraz więcej klientów pyta się o możliwość płatności kartą? Jeśli tak, powinieneś pomyśleć o zainstalowaniu terminala płatniczego w swojej placówce i umożliwieniu swoim klientom dokonywania płatności bezgotówkowych. Obsługa kart płatniczych daje Ci wiele korzyści, przede wszystkim ułatwia klientom dokonywanie płatności, a Ty nie musisz martwić się wydawaniem reszty. Płatności bezgotówkowe pozwalają także na łatwiejszą kontrolę przepływów pieniędzy w Twojej firmie, zmniejszają możliwość przyjęcia fałszywych banknotów i minimalizują ryzyka związane np. z kradzieżami. Z artykułu poświęconemu bezpieczeństwu gotówki, możesz dowiedzieć się, że przechowywanie i transport wartości pieniężnych, może oznaczać dodatkowe obowiązki i koszty dla Twojej firmy.

Zanim zdecydujesz się na wprowadzenie płatności bezgotówkowych, przeanalizuj, jakie będą koszty tego rozwiązania, oraz to, czy liczba klientów dokonujących płatności w formie elektronicznej zrekompensuje Ci koszty wprowadzenia tego rozwiązania.

Jakie są koszty?

Całkowity koszt, jaki będziesz ponosił w związku z obsługą płatności kartami będzie składał się z kilku elementów:

  • Koszt dzierżawy terminala – wynosi od kilkudziesięciu złotych miesięcznie, w zależności, czy terminal wykorzystuje łącze telefoniczne, sieć komórkową, internet, czy będzie to mobilny terminal mPOS (przyjmowanie płatności za pomocą smartfona lub tableta). Wybór terminala uzależniony będzie od tego, czy posiadasz łącze telefoniczne, internetowe, czy jesteś w zasięgu sieci komórkowej.
  • Koszty połączeń z centrum rozliczeniowym – zależny od liczby transakcji.
  • Opłata akceptanta - czyli prowizja, jaką będziesz, jako akceptant, płacił od każdej transakcji. Jeszcze kilka lat temu wynosiła nawet ok. 3 proc., obecnie zazwyczaj jest to poniżej 1 proc. od wartości transakcji (stosowany jest też model mieszany – określony procent plus dodatkowa opłata, od kilkunastu do kilkudziesięciu groszy za każdą transakcję). W skład tej opłaty wchodzą m.in.:
    • opłata interchange, która jest odprowadzana przez agenta rozliczeniowego do banku, który wydał daną kartę płatniczą (opłata jest stała, określona ustawowo, wynosi maksymalnie 0,2 lub 0,3 proc. wartości transakcji w zależności od rodzaju karty);
    • opłaty systemowe, które odprowadzane są przez agenta rozliczeniowego do organizacji kartowej (Visa, MasterCard);
    • marża agenta rozliczeniowego, czyli firmy, z którą podpisujesz umowę i która zajmuje się obsługą płatności w Twojej firmie.

Liczba opłat, związana jest ze specyfiką rynku płatności bezgotówkowych, na którym oprócz Twojej firmy (akceptant) i klienta, funkcjonują także: wydawca karty (najczęściej bank), organizacja kartowa (udzielająca licencji na wydawanie kart m.in. VISA czy MasterCard), agent rozliczeniowy (firma zajmująca się obsługą transakcji i dostarczaniem narzędzi do przeprowadzania transakcji) a często jeszcze pośrednicy.

Pamiętaj, że prowizja, jaką będziesz płacił zależeć będzie od liczby transakcji, obrotu, branży, liczby terminali. W przypadku firm, które mają większe obroty, agenci rozliczeniowi mogą stosować rabaty. Dlatego całkowity koszt wprowadzenia płatności będziesz mógł poznać po rozmowie z przedstawicielem danego agenta.

Dodatkowym kosztem mogą być dla Ciebie także usługi związane z obsługą płatności (systemy bezpieczeństwa, przesyłanie raportów z transakcji). W rozmowie z przedstawicielem agenta rozliczeniowego zawsze pytaj o wszystkie opłaty, jakie możesz ponosić z tytułu płatności bezgotówkowych.

Prowizje agenta (oraz inne koszty np. dzierżawy terminala) rozliczane są najczęściej na podstawie faktury VAT wystawianej przed agenta rozliczeniowego na koniec miesiąca. Upewnij się jednak, czy agent wystawia fakturę, czy tylko przesyła zbiorcze informacje o transakcjach. Prowizja z tytułu operacji dokonanych kartami płatniczymi, opłaty transakcyjne, opłata za dzierżawę pobierane są często w formie potrąceń z bieżących płatności.

Co ważne, do obsługi płatności bezgotówkowych nie musisz otwierać nowego konta. Wskazujesz rachunek, na który przelewane są pieniądze z terminala.

Jeśli stosować będziesz terminal oparty na sieci komórkowej (GPRS) nie będziesz musiał podpisywać oddzielnej umowy z operatorem.

Na co zwracać uwagę przy wyborze agenta rozliczeniowego?

Na polskim rynku funkcjonuje kilkudziesięciu agentów oraz wiele firm pośredniczących w świadczeniu usług płatności bezgotówkowych. Największe i najbardziej wiarygodne firmy działają w Komitecie Agentów Rozliczeniowych, działającym przy Związku Banków Polskich.

Działający w Polsce agenci rozliczeniowi to m.in.:

Poszukując najlepszej oferty dla swojej firmy, najlepiej umówić się z przedstawicielami kilku firm i porównać ich oferty. Na takie spotkania powinieneś przygotować informacje na temat spodziewanych obrotów bezgotówkowych, liczby terminali, jakie chcesz posiadać, dostępu do sieci (internet, telefon, sieć komórkowa). Ułatwi Ci to wybór odpowiednich rozwiązań:, jeśli np. prowadzisz restaurację i chcesz przyjmować płatności od klientów, przyda Ci się terminal przenośny.

Możesz także skontaktować się z bankiem, który prowadzi Twój rachunek firmowy – wiele z nich oferuje usługę obsługę płatności samodzielnie (bądź we współpracy z partnerami). Możesz liczyć na dodatkowe korzyści z tytułu korzystania z obsługi konta i płatności bezgotówkowych w tym samym banku. W artykule Gdzie otworzyć konto? Oferty rachunków bankowych dla nowych firm, znajdziesz odnośniki do oferty rachunków w poszczególnych banków.

Dowiedz się, czy firma, z którą zamierzasz współpracować, nie oferuje w danym momencie warunków promocyjnych (np. brak opłat albo minimalne opłaty za dzierżawę terminala przez określony okres). Koniecznie zapytaj o warunki finansowe po wygaśnięciu promocji.

O co pytać agenta rozliczeniowego?

Oprócz podstawowych informacji, takich jak wysokość prowizji agenta, koszty dzierżawy terminala, w trakcie rozmowy z przedstawicielem firmy powinieneś zwrócić uwagę na następujące kwestie, które mogą mieć wpływ na koszty i wygodę korzystania z obsługi płatności kartami:

  • Limit obrotów – może się zdarzyć, że przy niskich obrotach bezgotówkowych będziesz musiał ponosić dodatkowe opłaty.
  • Termin wpływu pieniędzy na konto – sprawdź, po jakim czasie pieniądze z transakcji trafią na Twoje konto – zazwyczaj jest to następny dzień, ale niektóre firmy mogą stosować dłuższe terminy.
  • Urządzenie do akceptacji kart – dowiedz się, jakie urządzenia oferuje agent, sprawdź opinie użytkowników np. w internecie, sprawdź koszty instalacji dodatkowych urządzeń np. PinPada (urządzenie do weryfikacji kodu PIN)
  • Serwis – firma, która obsługiwać będzie płatności jest odpowiedzialna za serwis urządzeń. Dowiedz się, jak szybko możesz spodziewać się reakcji na zgłoszone usterki albo reklamacje klientów i czy nie wiąże się to z dodatkowymi kosztami.
  • Szkolenie – sprawdź, czy Ty i Twoi pracownicy otrzymają właściwe szkolenie z obsługi płatności.
  • Bezpieczeństwo – standardem bezpieczeństwa, który muszą posiadać operatorzy płatności jest PCI DSS to skrót od Payment Card Industry Data Security Standards standard mający na celu zapewnienie bezpieczeństwa danych kart. Firmy posiadające certyfikat PCI DSS muszą spełniać wymagania (techniczne, proceduralne itp.) określone przez normę PCI. Twoja firma może także uzyskać certyfikat bezpieczeństwa – sprawdź, czy nie będziesz musiał dodatkowo płacić za usługę.
  • Raporty – dowiedz się, w jaki sposób będziesz miał dostęp do informacji o transakcjach (np. online) i czy np. nie będziesz musiał ponosić dodatkowych kosztów za raporty, czy faktury papierowe. To samo dotyczy ew. kosztów utrzymania danych w systemie.
  • Dodatkowe usługi – wraz z obsługą płatności bezgotówkowych możesz zaoferować swoim klientom dodatkowe usługi (np. możliwość płacenia rachunków, czy doładowania telefonów komórkowych)

Zanim podpiszesz umowę, możesz zapoznać się z ustawa z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych, która określa m.in. Twoje prawa oraz obowiązki agenta rozliczeniowego, z którym nawiążesz współpracę. Zgodnie z ustawą, akceptanci mają prawo zakończyć współpracę z agentem rozliczeniowym za 30-dniowym wypowiedzeniem współpracy. Ponadto, przed zawarciem umowy ramowej z akceptantem agent rozliczeniowy jest obowiązany dostarczyć akceptantowi informację o wysokości opłaty akceptanta wraz z wyszczególnieniem składników tej opłaty.

Jeśli oprócz obsługi kart płatniczych chcez umożliwić klientom dokonywanie e-płatności, zajrzyj do artykułu Jak przyjmować e-płatności.

Share Print