Prowadzenie akt osobowych pracowników

Jeśli zatrudniasz pracowników, musisz pamiętać o prowadzeniu odpowiedniej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, tzw. aktach osobowych. Obowiązek dotyczy osób zatrudnionych tylko na umowę o pracę, nie musisz więc prowadzić teczek personalnych dla osób związanych z twoja firma umową cywilnoprawna (zlecenie, dzieło, umowa o świadczenie usług, kontrakt menadżerski czy samozatrudnienie).

Każdy pracownik powinien mieć odrębne akta osobowe, które powinieneś prowadzić w formie pisemnej (nawet, jeśli prowadzisz dokumentacje w wersji elektronicznej).

Elementy akt osobowych

Akta osobowe składają się z trzech części ( A,B,C)

Część A - zawiera dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie:

  1. wypełniony kwestionariusz osobowy,
  2. świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
  3. dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
  4. świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
  5. orzeczenie lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  6. inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć, z własnej inicjatywy, inne dokumenty, potwierdzające jej kwalifikacje i umiejętności zawodowe, świadectwa pracy oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy:

  1. świadectwa ukończenia kursów bądź szkoleń,
  2. certyfikaty,
  3. dyplomy

Część B - zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia:

  1. umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
  2. dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
  3. pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami, regulaminem pracy, zakresem informacji stanowiących tajemnicę firmy oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
  4. oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach dotyczących zasiłków w przypadku sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem,
  5. dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
  6. dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
  7. dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
  8. pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego, dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy (w przypadku pracowników uprawnionych do urlopu wychowawczego),
  9. orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
  10. umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
  11. wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,
  12. wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
  13. korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
  14. informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony

Część C - zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby:

  1. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
  2. dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
  3. kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
  4. potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
  5. umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
  6. orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy

Każda z części powinna zawierać pełny wykaz  znajdujących się w niej dokumentów, wszystkie dokumenty muszą być ponumerowane ( w każdej części osobno) i ułożone w porządku chronologicznym ( dostępne na rynku teczki osobowe zawierają wszystkie niezbędne elementy).

Przechowywanie dokumentacji

Dokumentację osobową pracownika przechowuj przez cały okres zatrudnienia, a także po od dnia zakończenia stosunku pracy przez 50 lat. Jesli np. ogłosisz upadłość lub likwidację musisz wskazać, gdzie przekazałeś dokumentację (możesz ją przekazać tylko do państwowej lub prywatnej firmy, która profesjonalnie zajmuje się przechowywaniem dokumentacji (rejestry takich firm znajdują się w urzędach wojewódzkich). Pamiętaj, że to Ty musisz zapewnić środki finansowe na ten cel.

Przechowuj akta osobowe w warunkach, które zapobiegną ich uszkodzeniu, zniszczeniu lub kradzieży.

Pamiętaj, że w aktach osobowych pracownika trzymasz tylko odpisy lub kopie składanych dokumentów. Możesz żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

Odpowiedzialność pracodawcy

Jeśli nie prowadzisz dokumentacji pracowniczej lub robisz to w sposób nieodpowiedni, możesz zostać ukarany grzywną od 1000 do 30 tys, zł. Możesz ponieść konsekwencje, także w przypadku, gdy pracownik poniósł szkodą, a nie otrzymał wcześniej zaświadczenia o zatrudnieniu w warunkach szkodliwych lub o szczególnym charakterze.

Jeśli ponownie zatrudniasz pracownika możesz skorzystać z posiadanej dokumentacji uzupełniając ją nowymi dokumentami. Możesz też założyć nową teczkę pracownika.

Podstawa prawna

Share Print