Prowadzenie akt osobowych pracowników

Maintenance of staff personal files
If you are hiring employees, you must keep appropriate records related to the employment relationship, the so-called personal files. This obligation applies only to people employed under a contract of employment, so you do not need to keep a personal file for people connected with your company under a civil law contract (mandate, contract for specific task, service contract, management contract or self-employment).

Each employee should have a separate personal file that you should keep in a written form (even if you keep electronic records).

Components of personal files
The personal file consists of three parts (A, B, C)

Part A - contains the documents collected in connection with the application for employment:

personal questionnaire completed,
employment certificates from previous jobs or other documents proving periods of employment, covering periods of work in the calendar year in which the employee applies for employment,
evidence of the professional qualifications required to perform the work offered,
middle school leaving certificates - in the case of applicants for employment with a view to vocational training,
a medical certificate stating that there are no contraindications to work in a specific position,
other documents, if the obligation to submit them results from separate provisions.

 

An applicant for employment may in addition submit, on his/her own initiative, other documents proving his/her professional qualifications and skills, certificates of employment and documents constituting the basis for the exercise of his/her specific employment relationship rights:

certificates of completion of courses or training,
certificates,
diplomas
Part B - contains documents relating to the establishment of employment relationship and employment process:

contract of employment, and if the contract has not been concluded in writing - a confirmation of the arrangements concerning the type of contract and its terms and conditions, as well as the scope of activities (scope of duties), if the employer has additionally defined the tasks of the employee under the employment contract in this form,
documents relating to teleworking,
written confirmation that the employee is familiar with the regulations, the work regulations, the scope of the Company's secrets and a certificate of completion of the required training in occupational health and safety,
a statement by a staff member who is the parent or guardian of the child that he or she intends or has no intention to make use of the benefits provided for in the legislation on allowances in the case of personal childcare,
documents relating to entrusting the employee with property with a duty of return or to be counted,

documents relating to the employee's improving of professional qualifications, statements concerning the employee's termination of the terms and conditions of the employment contract or their amendment in any other way,
documents relating to awarding the employee a prize or distinction and imposing an enforcement penalty,
letters relating to the granting of additional maternity leave, paternity leave, parental leave and unpaid leave, documents relating to the reduction of working time (for workers entitled to parental leave),
medical certificates issued in connection with the periodic examination carried out,
a non-competition agreement, if the parties have concluded such an agreement during the period of employment,
applications by the employee concerning the determination of the individual working time distribution, the application of the reduced working week system and the application of the working time system, in which work is provided only on Fridays, Saturdays, Sundays and public holidays,
an application by the worker to inform the competent labour inspector about the employment of night workers and a copy of the relevant information to the competent labour inspector,
correspondence with an employee's representative trade union organisation in all matters relating to the employment relationship that require the employer's cooperation with that organisation or other entities consulting on matters relating to the employment relationship,
information concerning the exercise of the general staff member's duty of defence

Part C - contains documents relating to the termination of employment of the person concerned:

a statement of termination or termination of the employment contract,
concerning the request for the issue of a certificate of employment and the payment of the employee's cash allowance for annual leave,
a copy of the employment certificate issued to the worker,
confirmation of performance of activities related to seizure of remuneration for work in connection with the ongoing enforcement proceedings,
a non-competition agreement following termination of the employment relationship, if the parties have concluded such an agreement,
medical certificates issued in connection with a periodic examination following termination of employment
Each part should contain a complete list of the documents it contains, all documents must be numbered (in each part separately) and arranged in chronological order (personal files available on the market contain all necessary elements).

Storage of documentation
Keep the employee's personal records for the whole period of employment and also after the date of termination of employment for 50 years. If, for example, you declare bankruptcy or liquidation, you need to indicate where you have transferred the documentation (you can only hand it over to a state-owned or private company that professionally keeps records (registers of such companies can be found in voivodeship offices). Remember that it is you who has to provide the financial means for this purpose.

Keep personal files in conditions that prevent their damage, destruction or theft.

Remember that you only keep copies of documents in personal files. You may require the employee to submit the originals of these documents only for inspection or to make copies of them.

Employer's liability
If you do not keep employee records or do it inappropriately, you may be fined from PLN 1000 to 30,000 . You may suffer the consequences, even if the employee has suffered damage and has not previously received a certificate of employment in adverse or special circumstances.

If you hire an employee again, you can use your own documentation and supplement it with new documents. You can also set up a new employee file.

Legal basis
Regulation of the Minister of Labour and Social Policy of 28 May 1996 on the scope of keeping documentation by employers in matters related to the employment relationship and the manner of keeping employee's personal files
Labour code

 

 

 

 

Akta osobowe składają się z trzech części ( A,B,C)

Część A - zawiera dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie:

  1. wypełniony kwestionariusz osobowy,
  2. świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
  3. dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
  4. świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
  5. orzeczenie lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  6. inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć, z własnej inicjatywy, inne dokumenty, potwierdzające jej kwalifikacje i umiejętności zawodowe, świadectwa pracy oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy:

  1. świadectwa ukończenia kursów bądź szkoleń,
  2. certyfikaty,
  3. dyplomy

Część B - zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia:

  1. umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
  2. dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
  3. pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami, regulaminem pracy, zakresem informacji stanowiących tajemnicę firmy oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
  4. oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach dotyczących zasiłków w przypadku sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem,
  5. dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
  6. dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
  7. dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
  8. pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego, dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy (w przypadku pracowników uprawnionych do urlopu wychowawczego),
  9. orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
  10. umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
  11. wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,
  12. wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
  13. korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
  14. informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony

Część C - zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby:

  1. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
  2. dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
  3. kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
  4. potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
  5. umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
  6. orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy

Każda z części powinna zawierać pełny wykaz  znajdujących się w niej dokumentów, wszystkie dokumenty muszą być ponumerowane ( w każdej części osobno) i ułożone w porządku chronologicznym ( dostępne na rynku teczki osobowe zawierają wszystkie niezbędne elementy).

Przechowywanie dokumentacji

Dokumentację osobową pracownika przechowuj przez cały okres zatrudnienia, a także po od dnia zakończenia stosunku pracy przez 50 lat. Jesli np. ogłosisz upadłość lub likwidację musisz wskazać, gdzie przekazałeś dokumentację (możesz ją przekazać tylko do państwowej lub prywatnej firmy, która profesjonalnie zajmuje się przechowywaniem dokumentacji (rejestry takich firm znajdują się w urzędach wojewódzkich). Pamiętaj, że to Ty musisz zapewnić środki finansowe na ten cel.

Przechowuj akta osobowe w warunkach, które zapobiegną ich uszkodzeniu, zniszczeniu lub kradzieży.

Pamiętaj, że w aktach osobowych pracownika trzymasz tylko odpisy lub kopie składanych dokumentów. Możesz żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

Odpowiedzialność pracodawcy

Jeśli nie prowadzisz dokumentacji pracowniczej lub robisz to w sposób nieodpowiedni, możesz zostać ukarany grzywną od 1000 do 30 tys, zł. Możesz ponieść konsekwencje, także w przypadku, gdy pracownik poniósł szkodą, a nie otrzymał wcześniej zaświadczenia o zatrudnieniu w warunkach szkodliwych lub o szczególnym charakterze.

Jeśli ponownie zatrudniasz pracownika możesz skorzystać z posiadanej dokumentacji uzupełniając ją nowymi dokumentami. Możesz też założyć nową teczkę pracownika.

Podstawa prawna

Share Print