Before You Start Before You Start
Starting a Business Starting a Business
Tax obligations Tax obligations
Social security Social security
Running a business Running a business
Closing a business Closing a business

Egzekwowanie wierzytelności

Nawiązując relacje biznesowe, staraj się dobierać zaufanych partnerów (więcej na ten temat w artykule Sprawdzanie kontrahenta). Prowadząc działalność gospodarczą powinieneś być przygotowany na to, że nawet najbardziej rzetelnym partnerom zdarzyć się mogą problemy z regulowaniem płatności na czas. Powodem mogą być przejściowe kłopoty finansowe, a nawet zwykłe zaniedbanie, czy zapomnienie ze strony naszego partnera. Czasem wystarczy jeden telefon z przypomnieniem, aby wyjaśnić sprawę. Nie zawsze jednak odnosi to skutek. Co zrobić, gdy nasz dłużnik nie reguluje swoich zobowiązań w terminie?

Monitoring należności

Pamiętaj, że sprawna działalność Twojej firmy zależeć będzie od tego, czy dobrze będziesz zarządzał finansami i odpowiednio je kontrolował. Nawet krótkotrwałe zaległości mogą powodować zatory płatnicze, które utrudnią regulowanie zobowiązań Twojej firmy. Kontrola należności i terminów płatności to podstawowa czynność, którą powinieneś wykonywać, aby nie dopuścić do niebezpiecznych zatorów. Usługę monitoringu, w przypadku obsługi dużej liczby płatności, można zlecić profesjonalnej firmie.

Jedną z metod zapobiegania problemom z płatnościami jest stosowanie tzw. pieczęci prewencyjnej, którą umieszcza się na dokumentach handlowych w ramach współpracy np. z kancelarią prawną, czy firmą windykacyjną. Treść pieczęci informuje kontrahenta o tym, że w przypadku braku płatności w terminie, odzyskaniem należności zajmie się profesjonalny podmiot.

Środki przedsądowe

Na każdym etapie sporu dotyczącego należności powinieneś dążyć do jego rozwiązania w formie polubownej. Pamiętaj, że skierowanie sprawy do sądu oznacza dodatkowe koszty i czas poświęcony na przygotowanie odpowiednich dokumentów, pism do sądu oraz załatwianie spraw związanych z postępowaniem.

Rozmowa z dłużnikiem

Rozmowa telefoniczna, czy też wysłanie przypomnienia (wezwania) za pośrednictwem poczty elektronicznej jest jednym z najprostszych  i ogólnie dostępnych rozwiązań. Rozmowa telefoniczna może przypominać swoistego rodzaju negocjacje z dłużnikiem i w wielu przypadkach problem zostaje rozwiązany, a obie strony mają możliwość zachowania dobrych relacji gospodarczych i kontynuacji współpracy.

Wezwania do zapłaty

W przypadku, kiedy dłużnik nie reguluje płatności, możesz przesłać stosowne wezwanie do zapłaty. Wezwanie powinno zawierać konkretne dane (jak m.in. numer faktury wraz z kwotą i data jej wystawienia) i zawierać informację o dacie, w której zaległa płatność powinna być uregulowana. Możesz poinformować w wezwaniu o możliwości naliczania odsetek ustawowych za zwłokę oraz przekazaniu informacji o zadłużeniu do Biura Informacji Gospodarczej (BIG). Po upływie wyznaczonego w wezwaniu terminu płatności  (i braku wpływu zapłaty), sprawę można skierować na drogę postępowania sądowego. Zanim to zrobisz, możesz przesłać do dłużnika przesądowe wezwanie do zapłaty w formie pisemnej  (jako późniejszy dowód dochodzonego żądania). Wezwanie powinno zawierać niezbędne elementy konkretyzujące żądania (m.in. data i numer wystawienia faktury, kwota do uregulowania wynikająca z umowy plus ew. należne odsetki itd.). Do celów dowodowych warto zachować pisemne potwierdzenie nadania. Gotowy wzór wezwania do wypełnienia można pobrać z wybranej strony internetowej np. tutaj.

Ugoda

Jeśli Twój dłużnik uznaje swoje zobowiązania, ale chciałby np. odłożyć termin płatności albo rozłożyć je na raty, możesz podpisać z nim ugodę pozasądową. Ważne jest przede wszystkim to, że w ugodzie dłużnik uznaje swój dług, co jest ważne w przypadku postępowania przed sądem. W ugodzie powinny być wyszczególnione wszystkie zobowiązania i dokumenty, z których wynikają, wraz kwotą i odsetkami. Powinien znaleźć się także harmonogram spłat. Zabezpieczeniem przed nierespektowaniem ugody może być np. zapis o natychmiastowej wymagalności całej wierzytelności w przypadku nieuregulowania którejkolwiek raty w terminie oraz o prawie do żądania odsetek.

Inną formą polubownego rozwiązania sporu jest zawezwanie do próby ugodowej (postępowanie pojednawcze), które umożliwia dokonanie ugody przed sądem przed wniesieniem pozwu. Co ważne, zawezwanie przerywa bieg przedawnienia (więcej na temat w artykule Przedawnienie roszczeń).

Mediacja

Coraz popularniejszym środkiem rozwiązywania sporów jest mediacja, gdzie w rozwiązaniu sporu pomaga profesjonalny mediator. Warunki jej prowadzenia opisuje Kodeks postępowania cywilnego (art. 183). Zalety mediacji to m.in. elastyczność, niższe koszty, możliwość wpływu na kształt ugody. Więcej informacji znajdziesz w artykule poświęconym mediacji.

Arbitraż

Jest to pozasądowy sposób rozstrzygania sporów, w którym strony powierzają ich rozstrzygnięcie osobie będącej specjalistą w dziedzinie, której dotyczy konflikt. Zalety arbitrażu w porównaniu z postępowaniem przed sądem powszechnym to m.in: poufność postępowania, szybkość i elastyczność postępowania, brak zbędnego formalizmu. Warto podkreślić, że wyrok sądu arbitrażowego ma tę samą moc wiążącą, co wyrok sądu powszechnego po stwierdzeniu jego wykonalności. Już na etapie tworzenia umowy z Twoim partnerem możesz uzgodnić, że wszelkie spory będą rozwiązywane przez arbitraż. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule dotyczącym postępowań przed sądem arbitrażowym. Dowiedz się także, jakie są różnice pomiędzy arbitrażem i mediacją i w jakich sytuacjach je stosować.

Postępowanie sądowe

Jeśli Twój dłużnik skutecznie uchyla się od regulowania należności, czasem nie pozostaje nic innego, jak skierowanie sprawy do sądu. W przypadku sporów dotyczących wierzytelności powyżej 75 tysięcy zł sprawy będą rozpatrywane przez sąd okręgowy (wyjątkiem są elektroniczne postępowania upominawcze, tzw. E-sąd). Dla wierzytelności o niższej wartości właściwy będzie sąd rejonowy. Ważna jest także tzw. właściwość miejscowa, czyli lokalizacja sądu. Z zasady, w przypadku sporów miedzy przedsiębiorcami, powództwo przeciw firmie wytacza się według miejsca jej siedziby. Pamiętaj jednak, że sąd, który będzie rozpatrywał ewentualne spory wynikające z Twojej umowy z wierzycielem, można określić poprzez odpowiedni zapis w umowie. Przykładowo może on brzmieć: "Spory, które mogą wyniknąć w związku z realizacją postanowień niniejszej Umowy, będą rozstrzygane przez  Sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zleceniobiorcy".

Sprawy związane z prowadzeniem działalności gospoarczej mogą być rozpatrywane w kilku rodzajach postępowań, m.in.: nakazowym, upominawczym i uproszczonym.

  • nakazowe – zalecane w przypadku posiadania bezspornych dokumentów potwierdzających dług (faktury VAT, weksle, pisemne oświadczenie dłużnika o uznaniu długu). Kończy się wydaniem nakazu zapłaty. Stanowi on jednocześnie tytuł zabezpieczenia roszczenia, wykonywalny bez konieczności nadania klauzuli wykonalności,
  • upominawcze – stosowane w przypadkach, gdy nie jest możliwe spełnienie warunków potrzebnych do skierowania pozwu do postępowania nakazowego,
  • uproszczone – jest stosowane w przypadku, gdy wartość przedmiotu sporu nie przekracza 10 tysięcy złotych.

Więcej informacji znajdziesz w artykule poświęconym rodzajom postępowań.

Jeżeli prowadzone rozmowy z dłużnikiem i przesłane wezwania nie doprowadziły do uregulowania należności  przez kontrahenta, elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU) daje możliwość szybkiego dochodzenia należności na drodze sądowej. Za pośrednictwem strony internetowej E-sądu możesz wnieść pozew w formie elektronicznej  i dochodzić roszczeń pieniężnych bez względu na ich wysokość. Dodaktowe informacje na temat E-sądu znajdziesz tutaj.

Warto pamiętać

  • Jeśli zdecydujesz się na skierowanie sprawy do sądu, zalecane jest skorzystać z pomocy prawnika. W przypadku postępowań sądowych nawet drobne błędy formalne mogą pododować wydłużenie postępowania.

Pamiętaj też, że na każdym etapie możesz powierzyć zarządzanie Twoimi wierzytelnościami profesjonalnym firmom windykacyjnym. Posiadają one odpowiednie instrumenty od skutecznego egzekwowania długów od nierzetelnych partnerów. Ich usługi świadczone są komercyjnie.

Dodatkowe informacje

Od 2017 roku planowane są zmiany w przepisach, które ułatwią dochodzenie wierzytelności. Dowiedz się więcej.

Share Print