Before You Start Before You Start
Starting a Business Starting a Business
Tax obligations Tax obligations
Social security Social security
Running a business Running a business
Closing a business Closing a business

Jak przygotować wniosek o dotacje z funduszy UE

Perspektywa budżetowa UE 2014-2020 jest dla Ciebie szansą na uzyskanie współfinansowania projektów w formie dotacji. Warto z niej skorzystać, ponieważ najprawdopodobniej jest to ostatni, duży strumień dofinansowania w ramach wsparcia UE. Po 2020 roku pozostaną już tylko tzw. instrumenty zwrotne (venture capital, seed capital, pożyczki, poręczenia, kredyty preferencyjne) lub mieszane, tzn. dla przedsiębiorcy znacznie mniej atrakcyjne od pomocy bezzwrotnej. Jeśli planujesz skorzystanie ze środków UE na rozwój działalności, warto abyś poznał kilka zasad, które pomogą Ci lepiej przygotować wniosek o dotację.

Przygotowanie projektu

Kwestią zasadniczą w staraniu o dofinansowanie UE jest przygotowanie projektu planowanego przedsięwzięcia wraz z niezbędnymi załącznikami np.:  dokumentacją techniczną, projektami budowlanymi, badaniami i analizą rynku, biznes planem i dokumentami finansowymi, planami szkoleń, itp. Jeśli projekt realizowany będzie w partnerstwie, koniecznie trzeba już na wstępnym etapie uzgodnić role i zakresy działań partnerów. Pozwoli to uniknąć nieporozumień w przyszłości.

Projekt powinien odpowiedzieć na pytania: co (chcemy zrobić), w jakim celu i dlaczego (skąd to wiemy), w jaki sposób, kto (będzie wykonawcą), kiedy (w jakim czasie), za ile (koszty działań), jakie będą efekty (ekonomiczne, technologiczne, społeczne itp.) oraz ocenić ewentualne ryzyka i sposoby ich minimalizacji.

Przygotowanie projektu jest z zasady pracą zespołową ze względu na potrzebne zaangażowanie czasowe i spojrzenie z wielu perspektyw (technologicznej, biznesowej, marketingowej, naukowej itd.) na planowane przedsięwzięcie.

Wybór źródła uzyskania dofinansowania projektu

Istotną kwestią w planowaniu pozyskania dotacji UE jest wybór odpowiedniego programu operacyjnego, osi priorytetowej i właściwego działania, z którego  potencjalnie  możemy uzyskać dofinansowanie  do kosztów naszego projektu.

Z chwilą ogłoszenia informacji o konkursie dotyczącym dofinansowania, należy szczegółowo przeanalizować dokumentację konkursową, w szczególności regulamin konkursu oraz kryteria punktacyjne. Warto także zapoznać się z pytaniami i odpowiedziami zamieszczanymi na stronie internetowej konkursu.

W pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy jako podmiot kwalifikujemy się do wnioskowania o dotację w wybranym konkursie. Następnie zweryfikować cele naszego projektu z celami  i typami projektów, na jakie przeznaczone są środki w ramach konkursu. Cele projektu powinny wpisywać się w cele programu, funduszu oraz niekiedy także w obszar specjalizacji regionu czy kraju.

Należy sprawdzić, ile może wynosić minimalna i maksymalna wartość projektu i o jaką kwotę dotacji możemy wnioskować. Zwróć także uwagę, czy i w jakim zakresie otrzymane dofinansowanie podlega regułom: pomocy de minimis – ograniczonej w czasie,  lub pomocy publicznej – uzależnionej od intensywności pomocy publicznej dla regionu.W przypadku pomocy de minimis, pamiętając o ograniczeniu wysokości pomocy w okresie 3 lat, należy sprawdzić w jakiej wysokości taką pomoc Twoja firma może aktualnie uzyskać.

Przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektu

Sprawdź szczegółowo, jaką dokumentację trzeba dołączyć w załączeniu do wniosku aplikacyjnego. Przygotowuj i kompletuj wymaganą dokumentację już od pierwszego dnia ogłoszenia konkursu!

Przystępując do pisania wniosku o dofinansowanie projektu, jako końcowy termin jego złożenia należy przyjąć co najmniej trzy dni wcześniej od oficjalnie ogłoszonego. Bufor czasowy jest absolutnie konieczny na ostateczne sprawdzenie, wykonanie lub uzupełnienie spraw nieprzewidzianych i zapewni, że wniosek będzie złożony  w wymaganym czasie. Przy wypełnianiu wniosku aplikacyjnego powinieneś korzystać z instrukcji, jeśli taka jest zamieszczona w dokumentacji konkursowej.

Opis projektu we wniosku powinien być jasny, klarowny, spójny,  czytelny i zrozumiały dla osoby/zespołu oceniającego. Unikaj języka specjalistycznego. Zaprezentuj projekt jako przedsięwzięcie efektywne z punktu widzenia technologii jak i biznesu. Cele projektu powinny być: konkretne, mierzalne, osiągalne, racjonalne i umożliwiające określenie stopnia ich realizacji na każdym etapie projektu. Podane w aplikacji wskaźniki muszą być realne do osiągnięcia w zakładanym czasie. Opisz także, w jaki sposób będzie monitorowany projekt, aby w razie potrzeby wprowadzić korekty, zgodnie z umową o dofinansowanie.

Krótko zaprezentuj, jak projekt będzie zarządzany, aby zrealizować wszystkie obowiązki wynikające z podpisanej umowy o dofinansowanie (w tym procedur wyboru dostawców i odrębnej ewidencji księgowej).

Bardzo ważną kwestią jest identyfikacja potencjalnych ryzyk realizacji projektu i sposobu ich uniknięcia lub minimalizacji. Opisz to krótko i jasno.

Budżet

Jednym z najważniejszych punktów wniosku jest budżet projektu. Dobrze przemyślany i skonstruowany budżet chroni przed problemami w trakcie realizacji i niespodziankami (np. brak finansowania na wykonanie koniecznego zadania). Budżet powinien być skorelowany z planowanymi zadaniami i z tego powodu warto dość dokładnie zaplanować i wycenić  (np. na podstawie średnich cen rynkowych) koszty poszczególnych działań, w tym eksploatacji pomieszczeń i opłat, wyposażenia, wynagrodzeń, koszty zarządzania  itp. 

Konstruując  budżet, zwróć szczególną uwagę na:

  • to, które wydatki  mogą być dofinansowane (koszty kwalifikowane) w projekcie, a które będą wyłącznie Twoim kosztem,
  • koszty bezpośrednie i pośrednie w projekcie,
  • czy możesz skorzystać (i masz taką potrzebę) z tzw. cross-financingu i w jakiej wysokości,
  • czy audyt zewnętrzny jest obowiązkowy oraz czy jest w katalogu kosztów kwalifikowanych.

Należy (np. biorąc pod uwagę poziom i intensywność pomocy publicznej) prawidłowo wyliczyć  wnioskowaną kwotę dofinansowania.

Realizacja projektu

Dokładnie zapoznaj się z umową o dofinansowanie projektu i przestrzegaj jej zapisów. W przypadku  niejasności i problemów w trakcie realizacji, możesz zwrócić się do instytucji, która przyznała dofinansowanie o wyjaśnienie i pomo. Rób to na bieżąco, nie odkładaj problemów na później. Jeśli trzeba, dokonuj koniecznych korekt w projekcie, zawsze zgodnie z procedurami, przewidzianymi w umowie o dofinansowanie. Dbaj o kompletność dokumentacji.

Pamiętaj, że otrzymane dofinansowanie, do czasu ostatecznego rozliczenia projektu, stanowi formę zaliczki na rzecz jego realizacji, a ostatecznie jest przekazane wnioskującemu po spełnieniu wszystkich  wymagań i zobowiązań zawartych w umowie o dofinansowaniu, w tym zachowania efektów projektu w okresie trwałości (o ile taki okres jest sformułowany w umowie).

Realizując projekt bądź świadomy możliwości kontroli np. z instytucji udzielającej wsparcia, Urzędu Kontroli Skarbowej lub innych wyspecjalizowanych bądź powołanych do tego instytucji, zarówno w czasie realizacji jak i po jego zakończeniu (łącznie z okresem trwałości). Z tego powodu dokumentacja związana z projektem (merytoryczna i księgowa) powinna być należycie przechowywana i dostępna do wglądu upoważnionych instytucji.

Share Print