Before You Start Before You Start
Starting a Business Starting a Business
Tax obligations Tax obligations
Social security Social security
Running a business Running a business
Closing a business Closing a business

Na co zwracać uwagę przy zakupie kasy fiskalnej

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą, w większości przypadków, mają obowiązek rejestrowania przeprowadzonych transakcji sprzedaży na kasie fiskalnej. Obecnie dostępna jest ogromna liczba tego rodzaju urządzeń znacznie różniących się między sobą parametrami – dlatego też wybór kasy fiskalnej powinien być gruntownie przemyślany. Trzeba wybrać nie tylko sam rodzaj kasy, ale również na przykład mechanizm drukujący, który ma duży wpływ na przyszłe koszty eksploatacji. Przy wyborze konkretnego rodzaju kasy powienieneś wziąć pod uwagę rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej. Przeanalizuj też, jaka będzie przeciętna liczba obsługiwanych dziennie klientów, w jakim środowisku będzie działać kasa fiskalna, jakie są perspektywy rozwoju Twojego przedsiębiorstwa w przyszłości oraz jaki będzie średni czas obsługi klienta.

Zakupem kasy fiskalnej powinieneś zainteresować się przynajmniej na miesiąc przed terminem rozpoczęcia ewidencji sprzedaży produktów i usług na kasie. Czas ten pozwoli na zapoznanie się z funkcjami kasy oraz zasadami jej eksploatacji, jeszcze w trybie niefiskalnym.

Kasy fiskalne można zasadniczo podzielić na dwie grupy: kasy ERC (Electronic Cash Register) oraz kasy POS, nazywane też kasami komputerowymi (Electronic Point Of Sale)

Wśród kas rejestrujących typu ERC możemy wyróżnić:

Kasy przenośne (mobilne) – są to urządzenia, z którymi łatwo można się przemieszczać. Posiadają takie cechy jak: kompaktowe gabaryty i niewielka waga, wyposażenie w akumulator, stabilizację rolek papieru oraz odporność na niekorzystne warunki otoczenia. Przenośne kasy fiskalne są  zazwyczaj wykorzystywane w sprzedaży obwoźnej, przy obsłudze imprez plenerowych, na targowiskach, bazarach, parkingach, w drobnym handlu i rzemiośle. Stanowią też dobre rozwiązanie np. dla lekarzy przemieszczających się pomiędzy gabinetami, czy dojeżdżającymi na wizyty do pacjenta. Kasy te mogą być stosowane przez taksówkarzy gdyż występują modele umożliwiające  zasilanie z gniazdka zapalniczki samochodowej.

Kasy jednostanowiskowe – zaletą tych urządzeń jest fakt, że można do nich podłączyć inne urządzenia np.: wagę, komputer czy też czytnik kodów kreskowych.  Większość z nich posiada niewielkie lub średnie rozmiary, dlatego bardzo dobrze sprawdzają się w ciasnych i małych punktach sprzedaży: kioskach, osiedlowych sklepikach, czy niedużych butikach jak również w małych placówkach gastronomicznych i punktach usługowych.

Kasy systemowe – są to kasy dedykowane do dużych placówek handlowych. Mogą one pracować w sieci z komputerem i szeregiem innych kas. Istnieje możliwość zintegrowania ich z komputerem, terminalem płatniczym, skanerem kodów, czytnikiem kart chipowych, a także drukarką paragonową. W przypadku tych kas, transmisja danych do komputera odbywa się w czasie rzeczywistym. Najistotniejszym urządzeniem w przypadku kas systemowych jest komputer z zainstalowanym programem magazynowo-fakturującym. Pozwala to na bieżące kontrolowanie sprzedaży oraz dostęp do informacji na temat stanów magazynowych.

Natomiast do kas rejestrujących typu POS zaliczamy:

Kasy komputerowe – są to najnowocześniejsze kasy fiskalne, będące połączeniem komputera z drukarką fiskalną. Charakterystyczną cechą kas POS jest ich uniwersalność oraz możliwość dowolnej konfiguracji i rozbudowy urządzenia.  Kasy komputerowe dają nieograniczone możliwości. Można do nich podłączyć inne urządzenia zewnętrzne tj. czytniki kart magnetycznych, skanery kodów kreskowych, terminale płatnicze, wagi elektroniczne, drukarki fiskalne itd. Najczęściej kasy komputerowe spotykane są w supermarketach. Funkcjonalność kasy komputerowej uzależniona jest od stosowanego w niej programu magazynowego.

Bez względu na rodzaj kasy fiskalnej sprzedaż za jej pośrednictwem odbywa się na podstawie kodów, zaprogramowanych wcześniej w kasie przez samego użytkownika lub serwis. Wyróżnia się dwa sposoby programowania kodów w kasach fiskalnych tzn. kody ogólne i kody szczegółowe. Kody ogólne wyznaczają daną grupę towarów pod konkretną nazwą, do której przypisana jest odpowiednia stawka podatku VAT. Z kolei, kody szczegółowe określają precyzyjnie nazwę każdego towaru, cenę sprzedaży i stawkę VAT, a czasem również kod kreskowy i cenę zakupu.

Bardzo ważny jest również wybór mechanizmu drukującego, jaki będzie funkcjonował w kasie. Do wyboru mamy mechanizmy drukujące igłowo i termicznie. Mechanizm igłowy jest głośny i zdecydowanie wolniejszy od termicznego, natomiast jest z reguły tańszy w eksploatacji. Mechanizm termiczny charakteryzuje się cichą i szybką pracą, natomiast jest droższy w eksploatacji. Warto podkreślić, że zadrukowane rolki papieru termicznego należy przechowywać w odpowiednich warunkach, ponieważ w innym przypadku mogą wyblaknąć i nie będą możliwe do odczytania. Rolki z kasy fiskalnej powinny być przechowywane przez 5 lat – w tym czasie Urząd Skarbowy może przeprowadzić kontrolę.

Share Print