Before You Start Before You Start
Starting a Business Starting a Business
Tax obligations Tax obligations
Social security Social security
Running a business Running a business
Closing a business Closing a business

Jak prawidłowo opisać dokument księgowy

Każdy dokument księgowy (faktura rachunek, lista płac, umowa, itd.) powinien być zatwierdzony pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym przez upoważnioną do tego osobę. Dodatkowo powinien być opisany w taki sposób, aby nie pozostawiał wątpliwości co do klasyfikacji danego wydatku i źródeł jego finansowania.

Przeprowadzoną kontrolę potwierdza podpis osoby upoważnionej wraz z datą jej przeprowadzenia. W przypadku nieprawidłowości główny księgowy ma prawo, w przypadku ich nieusunięcia, odmówić podpisania dokumentu.

Kontrola merytoryczna – pozwala stwierdzić, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości oraz czy operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego i jest zgodna z przepisami. Opis z adnotacją „Sprawdzono pod względem merytorycznym", umieszczamy na odwrocie dokumentu, gdzie powinien znaleźć się także czytelny podpis pracownika, który jest odpowiedzialny za konkretny wydatek. Wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli merytorycznej powinien uwzględniać potrzeby firmy i być zintegrowany z regulaminem organizacyjnym. Odpowiedzialność za kontrolę powinna być jasno zapisana w zakresie czynności uprawnionych pracowników.

Kontrola formalno-rachunkowa – ma celu niedopuszczenie do zaksięgowania dokumentu posiadającego wady formalne i rachunkowe. Tę kontrolę potwierdza klauzulą „Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym".

Każdy prawidłowy dowód księgowy powinien zawierać potwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania go do ujęcia w księgach rachunkowych, czyli inaczej wskazanie miesiąca, w którym dokument powinien zostać ujęty w księgach rachunkowych, oraz kont, na których operacja powinna zostać zaksięgowana. Dodatkowo powinien zawierać także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Jeśli dowód księgowy jest przygotowywany np. komputerowo, a technika przetwarzania danych wskazuje jednoznacznie sposób księgowania nie ma obowiązku umieszczania tych danych.

Podstawą prawną są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości

Share Print