Koszt zatrudnienia pracownika na etacie

Jeśli zatrudniasz pracownika na umowę o pracę i negocjując z nim wynagrodzenie, powinieneś pamiętać, że Twoje koszty związane z zatrudnieniem będą wyższe niż jego wynagrodzenie. Jako pracodawca będziesz odprowadzał część składek na ubezpieczenia, fundusz pracy, czy (jeśli dotyczy Twojej firmy), ubezpieczanie wypadkowe.

Twoim obowiązkiem, jako płatnika jest również obliczanie i pobieranie w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od pracowników z ich wynagrodzenia. Poniżej znajdziesz informacje, jak rozliczać poszczególne składniki kosztów pracowniczych.

Składki na ubezpieczenia

Pracownik zatrudniony na umowie o pracę podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu. Do Twoich obowiązków należy zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń do ZUS (dowiedz się więcej na ten temat) oraz odprowadzanie należnych składek. Jak obliczyć kwotę składek na poszczególne ubezpieczenia? Dokonujesz tego poprzez pomnożenie stawki procentowej danej składki wynikającej z przepisów przez podstawę wymiaru stawki.

Podstawa wymiaru

Podstawą wymiaru jest uzyskany przez pracownika przychód, czyli wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona. Przychodami są również świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wysokości składek

Składki na poszczególne ubezpieczenia wynoszą:

  • ubezpieczenia emerytalne – 19,52% podstawy wymiaru,
  • ubezpieczenia rentowe – 8% podstawy wymiaru,
  • ubezpieczenia chorobowe – 2,45% podstawy wymiaru,
  • ubezpieczenia wypadkowe – od 0,40% do 3,60% podstawy wymiaru, w tym składka na ubezpieczenie wypadkowe dla małej firmy, zatrudniającej do 9 osób, wynosi w okresie od 1.04.2016 do 31.03.2017 r. – 1,80% podstawy wymiaru.

Pamiętaj, że jako pracodawca finansujesz tylko część składek na ubezpieczenia (zobacz tabelę poniżej).

Fundusze pozaubezpieczeniowe

Od wynagrodzeń wynikających ze stosunku pracy jesteś zobowiązany odprowadzić składki na Fundusz Pracy – 2,45% podstawy wymiaru oraz na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP)  – 0,10% podstawy wymiaru.

Zwolnienia z opłacania składek

Przepisy przewidują szereg zwolnień z opłacania składek.

30-krotność

Zgodnie z przepisami, składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe obciążają przychody ze stosunku pracy do momentu osiągnięcia przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego 30-krotności przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, prognozowanego na dany rok kalendarzowy (określonego w ustawie budżetowej). Co to oznacza?

Jeśli przychody pracownika, liczone narastająco od początku roku przekroczą kwotę 30-krotności, od nadwyżki nie nalicza się składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. W 2017 r. kwota ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynosi 127 890 zł. Przyjęta do jej ustalenia kwota przeciętnego wynagrodzenia to 4 263 zł.

Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych

Składki na Fundusz Pracy i FGŚP nie będziesz musiał opłacać, jeśli:

  • wiek pracownika wynosi 55 lat lub więcej w przypadku kobiet i 60 lat lub więcej w przypadku mężczyzn,
  • pracownik powraca z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego lub urlopu wychowawczego w okresie 36 miesięcy począwszy od pierwszego miesiąca po powrocie z któregokolwiek ze wskazanego wyżej urlopu.  Okres 36 miesięcy zwolnienia z opłacania tych składek należy liczyć od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło zakończenie urlopu,
  • pracownik ukończył 50 rok życia (50. urodziny muszą przypadać najpóźniej w dniu nawiązania stosunku pracy) i w okresie 30 dni (liczonych wstecz) od dnia poprzedzającego dzień nawiązania stosunku pracy pozostawał w ewidencji bezrobotnych. W tym przypadku okres zwolnienia wynosi 12 miesięcy, począwszy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy o pracę,
  • zatrudnisz bezrobotnego pracownika, który nie ukończył 30 lat na podstawie skierowania z powiatowego urzędu pracy. Okres zwolnienia wynosi 12 miesięcy, począwszy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy o pracę.

Dodatkowo, nie będziesz musiał opłacać składki na Fundusz Pracy, gdy podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w przeliczeniu na okres miesiąca wynosi mniej niż wynagrodzenie minimalne, a w przypadku pracownika w pierwszym roku pracy – mniej niż 80% minimalnego wynagrodzenia (w 2017 roku jest to 1600 zł.)

Co ważne, w przypadku pracowników, którzy uzyskują obowiązkowo oskładkowane przychody także z innych źródeł, do podstawy wymiaru podanej wyżej wlicza się łącznie przychody ze wszystkich źródeł.

Ile zapłacę za ubezpieczenia pracownika i fundsze pozaubezpieczeniowe?

Wysokość składek ubezpieczeniowych i pozaubezpieczniowych obowiązujących z tytułu umowy o pracę oraz źródło ich finansowania.

  Co ważne:

  • Kwoty poszczególnych składek są obliczane poprzez przemnożenie stawek wyrażonych w procentach wymienionych w wyżej wymienionej tabeli przez podstawę wymiaru, którą – za wyjątkiem składki na ubezpieczenie zdrowotne – jest przychód pracownika wynikający ze stosunku pracy (wynagrodzenie zasadnicze i inne otrzymane przychody).
  • Przy rozliczeniu podatku dochodowego składki na ubezpieczenia płacone przez pracownika, za wyjątkiem składki na ubezpieczenie zdrowotne, są odliczane od przychodów pracownika. Zmniejszają więc podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Zaliczki na podatek dochodowy

Twoim obowiązkiem, jako płatnika podatku, jest również obliczanie i pobieranie w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od pracowników.

Zaliczki na podatek dochodowy pracownika wynoszą odpowiednio:

  • 18% uzyskanego w danym miesiącu dochodu. Stawka obowiązuje za miesiące od początku roku do miesiąca (włącznie), w którym dochód uzyskany od początku roku przez pracownika w tym zakładzie pracy przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej, tj. 85.528 zł,
  • 32% uzyskanego w danym miesiącu dochodu, za miesiące następujące po miesiącu, w którym dochód uzyskany od początku roku przekroczył 85.528 zł.

Obliczanie wysokości zaliczki

Dochodem będącym podstawą obliczenia zaliczki na podatek dochodowy są uzyskane przez pracownika w ciągu miesiąca przychody (np. wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, premie, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop) oraz zasiłki z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez pracodawcę.

Dochód będący podstawą opodatkowania powinieneś pomniejszyć o:

  • potrącone przez Ciebie w danym miesiącu z wynagrodzenia pracownika składki na ubezpieczenia społeczne,
  • koszty uzyskania przychodów (kwota 111,25 zł miesięcznie z tytułu jednego stosunku pracy i kwota 139,06 zł miesięcznie dla pracowników zatrudnionych poza miejscem stałego zamieszkania).

Koszty uzyskania przychodów


Kwotę zaliczki na podatek dochodowy zmniejszasz o kwotę zmniejszającą podatek. W 2016 r. było to zawsze 1/12 tzw. kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej, która wynosiła – 46,33 zł miesięcznie, zaś rocznie  – 556,02 zł. Kwota ta wynikała z rocznej kwoty wolnej od podatku dochodowego, która w 2016 r. wynosiła 3.091 zł.

Kwotę zaliczki zmniejszasz o kwotę stanowiącą 1/12 tzw. kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej. Kwota ta wynosi w 2016 r. – 46,33 zł miesięcznie, zaś rocznie  – 556,02 zł.

Kwota wynika z rocznej kwoty wolnej od podatku dochodowego, która w 2016 r. wynosi 3 091 zł.

W 2017 r. sposób obliczenia kwoty wolnej od podatku nieco się skomplikował. Ma to związek z wejściem w życie degresywnej kwoty wolnej od podatku, a więc jej zwiększenie dla osób najmniej zarabiających i jej stopniowe zmniejszanie wraz ze wzrostem dochodów, tak  że w momencie osiągnięcia dochodu w wysokości 127 000 zł kwota wolna przestaje istnieć. Szczegółowo przedstawiono to w poniższej tabeli:

Kwota zmniejszająca podatek odliczana w rocznym obliczeniu podatku

W związku z wejściem w życie zmiennej, zależnej od dochodu, kwoty zmniejszającej podatek, kwota zmniejszająca podatek na etapie obliczania  zaliczek na podatek wynosi zgodnie z poniższą tabelą:

Kwota zmniejszająca podatek przy obliczaniu zaliczek na podatek przez płatników

Jeśli dochody Twojego pracownika nie przekroczą w 2017 r. kwoty 85.528 zł (kwota stanowiąca górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej), co miesiąc należną zaliczkę na podatek będziesz pomniejszać o 46,33 zł. Jednak będziesz mógł tak robić tylko do miesiąca, w którym wynagrodzenie pracownika będzie opodatkowane wg stawki 18% (czyli do momentu osiągnięcia pierwszego przedziału skali podatkowej, tj. 85.528 zł). Przy stawce 32% musisz zaprzestać pomniejszania zaliczki na podatek dochodowy. Zatem w 2017 r. sposób obliczenia zaliczek pozostanie taki sam, jak w 2016 r., dla pracowników, których wynagrodzenie jest opodatkowane według stawki podatku 18%.

Warunkiem zmniejszenia zaliczki na podatek o kwotę zmniejszającą podatek jest złożenie przez pracownika przed pierwszą wypłatą w roku podatkowym oświadczenia na formularzu PIT-2, w którym pracownik stwierdza, że nie osiąga innych dochodów od których opłacane są zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Jeśli pracownik złoży Tobie jako pracodawcy i płatnikowi, oświadczenie, że za dany rok zamierza rozliczać się z podatku wspólnie z małżonkiem lub jako samotny rodzic, zaś w roku podatkowym przewidywane, określone w oświadczeniu dochody pracownika nie przekroczą 85.528 zł, a małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów (z wyjątkiem renty rodzinnej) wówczas zaliczki na wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 18% dochodu uzyskanego w danym miesiącu i są dodatkowo pomniejszane za każdy miesiąc o kwotę 92,66 zł (czyli 2 razy 46,33 zł). Z kolei nie będziesz pomniejszał o kwotę zmniejszającą podatek, comiesięcznych zaliczek na podatek, jeśli pracownik złoży oświadczenie, że jego dochody w ciągu roku przekroczą 85.528 zł, a jej/jego małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów (z wyjątkiem renty rodzinnej) lub też ich dochody mieszczą się w ciągu roku w pierwszym przedziale skali podatkowej. Ale w tym przypadku zaliczki na podatek za wszystkie miesiące roku będziesz pobierał według stawki 18%. 

Będziesz również zobowiązany do pobierania zaliczek na podatek bez ich pomniejszania o 46,33 zł od miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracownik złożył oświadczenie że w danym roku jego dochody przekroczą 85.528 zł.

Po zmniejszeniu (lub nie) zaliczki na podatek o kwotę zmniejszenia zgodnie z opisanymi wyżej zasadami, wyliczoną zaliczkę zmniejszasz jeszcze o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, pobranej w tym miesiącu przez zakład pracy, w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru – podstawą wymiaru w tym przypadku jest przychód pracownika ze stosunku pracy pomniejszony o płacone przez pracownika składki na ubezpieczenia: emerytalne, rentowe i chorobowe.

Jaki jest łączny koszt zatrudnienia pracownika?

Zobacz na przykładzie, jak wyliczyć koszt z tytułu zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę (przy założeniu że nie zachodzą okoliczności zwolnienia ze składek)

Przykład

Jan Kowalski jest zatrudniony na umowie o pracę w wymiarze pełnego etatu u małego przedsiębiorcy zatrudniającego 8 osób. Kwota miesięczna wynagrodzenia zasadniczego wynikająca z umowy o pracę wynosi 3000 zł. Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne jest wiec kwota 3000 zł.

 

Koszty miesięczne zatrudnienia po stronie pracodawcy

Ile pracownik dostanie „na rękę"?

Przykład poniżej przedstawia rozliczenie składkowe i podatkowe wynagrodzenia pracownika i sposób obliczenia wynagrodzenia netto (tj. tego które otrzyma pracownik „na rękę"), przy założeniu że pracownik złożył pracodawcy oświadczenie na formularzu PIT 2 uprawniające pracodawcę do zmniejszenia zaliczki o kwotę zmniejszającą podatek (tj. o kwotę 46,33 zł) oraz że pracownik uzyskuje przychody z jednego stosunku pracy w miejscu swojego zamieszkania.

Przykład

Share Print