Jak prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR)

Jesteś zobowiązany prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) jeśli:

  • rozliczasz podatek na zasadach ogólnych według skali podatkowej lub liniowo (nie rozliczasz podatku na zasadach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub karty podatkowej) oraz
  • prowadzisz działalność gospodarczą indywidualnie albo w formie spółki cywilnej osób fizycznych, w formie spółki jawnej osób fizycznych, w formie spółki partnerskiej, oraz
  • przychody netto (bez VAT) z Twojej indywidualnej działalności gospodarczej albo przychody spółki w danym roku nie przekroczyły równowartości 2 mln euro  i nie zgłosiłeś zamiaru prowadzenia ksiąg rachunkowych, w związku z osiągnięciem przychodów poniżej limitu 2 mln euro.

PKPiR jest rodzajem ewidencji przedstawiającej osiągane przychody i ponoszone koszty. Zapisujesz w niej dokonaną sprzedaż, a także koszty poniesione w celu uzyskania przychodu, które są związane z prowadzoną działalnością.

Ewidencja ta jest podstawą określenia zobowiązań podatkowych z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych. Służy więc w pierwszej kolejności do prawidłowego rozliczania się z urzędem skarbowym, zarówno w poszczególnych okresach, jak i na koniec roku. To na podstawie zapisów w niej dokonanych wylicza się wielkość należnego podatku dochodowego.

Na podstawie zapisanych tam danych uzyskasz także informacje o przychodach i kosztach, które poniosłeś w celu uzyskania przychodów oraz o dochodach z Twojej działalności gospodarczej.

Dane zawarte w PKPiR pozwalają również śledzić wartość zakupów poszczególnych towarów i materiałów w wybranym okresie czasu i porównać ją z wartością sprzedaży towarów i usług. Takie porównanie posłuży np. do analizy rzeczywistych potrzeb w zakresie zaopatrzenia w materiały i towary (unikanie nadmiernych zapasów). Może być przydatne nawet przy analizie cen sprzedaży towarów i usług.

Zawiadomienie o założeniu PKPiR

Jeśli jesteś zobowiązany do prowadzenia PKPiR, powinieneś ją założyć na dzień 1 stycznia danego roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej.

O jej założeniu musisz poinformować naczelnika swojego urzędu skarbowego w terminie do 20 dni od jej założenia. Zawiadomienie o rozpoczęciu prowadzenia PKPiR możesz złożyć osobiście, przesłać do urzędu pocztą (wnioski znajdziesz na stronach internetowych urzędów).

Jeśli prowadzisz działalność zarejestrowaną w CEIDG, zawiadomienie najłatwiej złożysz na wniosku o zmianę wpisu CEIDG, gdzie w części Rodzaj prowadzonej dokumentacji rachunkowej" należy zaznaczyć kwadrat podatkowa księga przychodów i rozchodów".

Zawiadomienie musisz złożyć nie tylko jeśli zaczynasz dopiero działalność gospodarczą, ale również w przypadku jeśli wcześniej nie byłeś zobowiązany do jej prowadzenia, np. byłeś ryczałtowcem, czy też prowadziłeś księgi rachunkowe. Nie musisz składać zawiadomienia jeśli w poprzednim roku prowadziłeś już PKPiR.

W przypadku spółek (cywilnej, jawnej, partnerskiej) osób fizycznych zawiadomienie o prowadzeniu PKPiR powinni złożyć wszyscy wspólnicy, ale nie do jednego urzędu skarbowego, a każdy do właściwego dla siebie ze względu na miejsce zamieszkania.

Jeśli prowadzenie PKPiR zostało zlecone biuru rachunkowemu należy w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym, zgłosić ten fakt do naczelnika właściwego urzędu skarbowego, wskazując nazwę i adres biura, adres prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem. Zawiadomienie o zawarciu umowy złóż osobiście w urzędzie skarbowym, wyślij pocztą lub złóż elektronicznie za pośrednictwem biznes.gov.pl.  Możesz to zrobić również za pośrednictwem CEIDG.

Forma prowadzenia PKPiR

Księgę możesz prowadzić papierowo (można kupić gotowe wzory spięte w formie broszury) lub też komputerowo. W tym drugim przypadku powinieneś:

  • określić na piśmie szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi;
  • stosować program komputerowy zapewniający bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiający wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi;
  • przechowywać zapisane dane na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.

Nie musisz drukować PKPiR. Wystarczy, że przechowujesz ją na informatycznych nośnikach danych, zgodnie z powyższymi wskazaniami.

Jeśli prowadzisz księgę w formie papierowej wszystkie jej strony muszą być spięte (zbroszurowane) i kolejno ponumerowane.

Miejsce i okres przechowywania PKPiR

PKPiR (o ile nie zleciłeś jej prowadzenia biuru rachunkowemu) musisz przechowywać wraz z dokumentacją w miejscu wskazanym, jako siedziba Twojego przedsiębiorstwa lub w miejscu wykonywania działalności.

Jeśli prowadzisz działalność w zakresie handlu obnośnego lub obwoźnego, księga powinna znajdować się w miejscu wykonywania tej działalności. Jeżeli prowadzisz ewidencję sprzedaży, w miejscu wykonywania działalności musi znajdować się co najmniej ta ewidencja.

Jeśli powierzyłeś prowadzenie PKPiR biuru rachunkowemu, to księga wraz z dokumentacją powinna być przechowywana w siedzibie biura, z którego usług korzystasz. W miejscu wykonywania działalności musisz natomiast prowadzić i przechowywać ewidencję sprzedaży, chyba że ewidencjonujesz obroty przy zastosowaniu kas fiskalnych.

Księgę, dokumentację, którą jesteś zobowiązany prowadzić wraz z księgą oraz dokumenty, na podstawie których dokonujesz w niej odpowiednich zapisów jesteś zobowiązany przechowywać 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego rozliczanego na podstawie tej księgi. Przykładowo, ostateczny termin płatności podatku dochodowego za 2016 r. przypada 2 maja 2017 r. (30 kwietnia 2017 r. przypadał w niedzielę, 1 maja 2017 r. był dniem świątecznym), więc księgę podatkową za rok 2016 wraz z dowodami będącymi podstawą zapisów w tej księdze i dokumentację, którą jesteś zobowiązany prowadzić wraz z księgą jesteś zobowiązany przechowywać co najmniej do końca 2022 r.

Ewidencje prowadzone łącznie z PKPiR

Jeśli prowadzisz PKPiR jesteś również zobowiązany do prowadzenia wraz z nią dodatkowych ewidencji, które wymieniono poniżej:

  • ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;
  • ewidencja wyposażenia;
  • ewidencja przebiegu pojazdu;
  • imienne karty przychodów pracowników – jeśli zatrudniasz pracowników i wypłacasz in wynagrodzenie ze stosunku pracy (stosunku służbowego, pracy nakładczej, itp.) jesteś zobowiązany prowadzić indywidualne (imienne) karty przychodów pracowników (karty przychodów). Karty te mają na celu prawidłowe ustalenie zaliczki na podatek dochodowy;
  • ewidencję sprzedaży – jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu
  • dodatkowe ewidencje – jeśli prowadzisz działalność kantorową jesteś zobowiązany prowadzić ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych; z kolei w przypadku prowadzenia lombardów należy prowadzić ewidencję pożyczek i zastawionych rzeczy. Oprócz tego możesz dla własnych celów prowadzić inne ewidencje, pomocne dla prowadzenia działalności gospodarczej.

Oczywiście jeśli jesteś czynnym podatnikiem podatku VAT poza w/w ewidencją  jesteś zobowiązany prowadzić ewidencje związaną z rozliczaniem tego podatku – a więc w szczególności ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatku VAT.

Zasady prowadzenia PKPiR

Przy prowadzeniu księgi powinieneś przestrzegać podstawowych zasad.

  • Zapisy powinny być dokonywane w języku polskim i walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.
  • Zapisy powinny być dokonywane na bieżąco, co oznacza przynajmniej raz dziennie, na koniec dnia, jednak nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Wyjątkiem są sytuacje, gdy powierzono jej prowadzenie biuru rachunkowemu, przedsiębiorca prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe, lub gdy prowadzi w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży, a także - w razie prowadzenia działalności kantorowej lub lombardu – przewidziane dla nich ewidencje kupna i sprzedaży wartości dewizowych i ewidencję pożyczek i zastawionych rzeczy. W takich przypadkach dozwolone jest dokonywanie zapisów w PKPiR w porządku chronologicznym, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia podatkowe, lecz nie później niż do dnia 20. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
  • Księgę należy prowadzić rzetelnie i w sposób niewadliwy. Księga prowadzona w sposób niewadliwy oznacza księgę prowadzoną zgodnie z przepisami dotyczącymi jej prowadzenia. Za wadliwą uznaje się bowiem ewidencję, w której stwierdza się błędy formalne, jak np. niezachowanie formy zbroszurowanej PKPiR, brak numeracji poszczególnych kart, czy też brak chronologii. Za nierzetelną będzie uznana księga, która:
    • zawiera wpis o zdarzeniu, które w rzeczywistości nie zaistniało (np. na podstawie tzw. pustej faktury),
    • nie zawiera wpisu o zdarzeniu, które rzeczywiście zaistniało (np. nieujawnienie części obrotu),
    • zawiera kwoty inne niż zaistniałe w rzeczywistości (np. zaniżenie obrotu).

Nie każdy jednak błąd będzie oznaczać nierzetelność prowadzenia księgi. Nie będzie uznana za nierzetelną, gdy:

  • niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy, lub
  • brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub
  • błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub
  • podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy, lub
  • błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada właściwe dowody księgowe odpowiadające warunkom przewidzianym przepisami prawa.

Analogiczne zasady uznawania księgi za rzetelną obowiązują w przypadku braku zapisów lub błędnych zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodów.

Konsekwencją uznania przez organ skarbowy PKPiR za nierzetelną lub wadliwą jest nie tylko naliczenie większego podatku, ale i wymierzenie grzywny. Nierzetelność jest traktowana jako przestępstwo skarbowe, natomiast wadliwość prowadzenia księgi jest traktowana łagodniej, tj. jako wykroczenie skarbowe.

Dokonywanie zapisów w PKPiR

Podstawą zapisów w PKPiR są dowody księgowe, którymi są m.in.:

a) wystawione zgodnie z właściwymi przepisami (np. ustawą o VAT):

faktury VAT, w tym faktury VAT RR, dokumenty celne, rachunki zwane dalej fakturami

b) inne dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, w tym:

  • dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
  • noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
  • dowody przesunięć,
  • dowody opłat pocztowych i bankowych,
  • inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat,
  • raporty fiskalne,
  • opisy lub specyfikacje otrzymanych materiałów lub towarów handlowych (przy czym opis ten musi być połączony z nadesłaną następnie fakturą),
  • dowody wewnętrzne (w ściśle określonych - w rozporządzeniu MF w sprawie prowadzenia PKPiR  - przypadkach i w zakresie dotyczącym ściśle określonych przychodów wydatków),

pod warunkiem, że w szczególności zawierają co najmniej:

  • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
  • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
  • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
  • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych,
  • oznaczenie  numerem lub w inny sposób, który umożliwia powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dla przykładu dowodami księgowymi dokumentującymi przychody są przede wszystkim wystawione przez Ciebie dla Twoich klientów faktury VAT dokumentujące sprzedaż towarów lub usług, raporty fiskalne (dobowe lub miesięczne), ewidencja sprzedaży, noty księgowe.

Pamiętaj! Jeżeli daną sprzedaż zaewidencjonowałeś w kasie rejestrującej a nabywca żąda również wystawienia faktury, księgowania dokonuje się wyłącznie na podstawie raportu fiskalnego. Żeby uniknąć dublowania wpisów w PKPiR, faktura wystawiona do paragonu nie powinna być księgowana w PKPiR. Zwrócony oryginał paragonu fiskalnego należy natomiast połączyć w sposób trwały z kopią wystawionej faktury.

Z kolei dowodami księgowymi dokumentującymi koszty uzyskania przychodu będą faktury VAT za zakupione przez Ciebie towary, materiały czy usługi, listy płac pracowników zatrudnionych w Twojej firmie, ewidencja przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka), dowód wewnętrzny dotyczący m.in. kosztów rozliczenia podróży służbowej, paragony dotyczące zakupu w sklepie środków czystości czy materiałów biurowych.

Zawartość PKPiR

Jest ściśle określona i wynika ze wzoru zamieszczonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia PKPiR. Księga zawiera 17 kolumn.

Kolumna 1. Liczba porządkowa. Możesz prowadzić numerację ciągłą dla całego roku albo z podziałem na poszczególne miesiące.  Tym samym numerem oznaczasz dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu w PKPiR.

Kolumna 2. Data wynikająca z dokumentu, który jest podstawą wpisu. Zwykle jest to data poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo data zestawienia sprzedaży.

Kolumna 3. Numer dowodu, na podstawie którego dokonujesz wpisu. W przypadku faktur wpisujesz numer z dokumentu zakupu czy też sprzedaży. Przyjęty schemat numerowania powinien obowiązywać przez cały rok podatkowy. Numery na dokumentach sprzedażowych powinny być nadawane kolejno bez przerw. Jeżeli zapisów dokonujesz na podstawie dziennych zestawień sprzedaży, wpisuj numery tych zestawień.

Kolumna 4. W tej kolumnie wpisuj nazwę podmiotu, z którym przeprowadzasz transakcję. W przypadku firmy - nazwę firmy, w przypadku osoby fizycznej - imię i nazwisko. Kolumny tej nie wypełniaj  jeśli zapisy dotyczą przychodu ze sprzedaży na podstawie dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych.

Kolumna 5. Zawiera adresy kontrahentów, z którymi prowadzisz  transakcje. W przypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych, kolumnę pozostawiasz pustą.

Kolumna 6. Określenie rodzaju przychodu lub wydatku. Określenie to powinno zwięźle oddawać istotę dokonanego zdarzenia gospodarczego, np. zakup blachy, zapłata za niklowanie obręczy, wypłata wynagrodzeń za okres ....... 

Kolumna 7. Tutaj wpisujesz przychody ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych) i usług.

Kolumna 8. Wpisujesz tutaj pozostałe przychody, np. przychody z odpłatnego zbycia składników majątku, otrzymane kary umowne, odsetki od lokat bankowych czy też dodatnie różnice kursowe.

Kolumna 9. Sumuje kwoty kolumny 7 i 8.

Kolumna 10. Wpisujesz tutaj zakup materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu.

Kolumna 11. Tutaj wpisujesz koszty uboczne związane z zakupem, np. koszty dotyczące transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.

Kolumna 12. Wpisujesz tutaj kwoty wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom (w gotówce i w naturze). Wynagrodzenia w naturze, jeżeli przedmiotem świadczeń w naturze są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy, wpisuje się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców, a w pozostałych przypadkach – na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. Wpisu dokonuje się:

a) na podstawie listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze – w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie,

b) na podstawie innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika – jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.

W kolumnie tej ewidencjonuje się również wynagrodzenia wypłacane osobom z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło.

Kolumna 13. Wpisujesz tutaj pozostałe koszty (poza wymienionymi w kolumnach 10–12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawy PIT) nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia. Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w tej kolumnie po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.

Zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.

Kolumna 14. Podsumowanie kolumny 12 i 13.

Kolumna 15. Występuje jako kolumna wolna, w której masz możliwość wpisać inne zaszłości gospodarcze nieprzyporządkowane do żadnej z pozostałych kolumn. W kolumnie tej możesz również wpisywać wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku następnego (lat następnych).

Kolumna 16. Wykazujesz w niej  koszty działalności badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 26e ustawy PIT. Po zakończeniu roku należy zsumować te koszty. W kolumnie tej wpisujesz wszystkie koszty działalności badawczo-rozwojowej, niezależnie od tego, jaka ich część będzie odliczona od podstawy opodatkowania.

Kolumna 17.  Możesz umieścić  tutaj  informacje dodatkowe dotyczące wpisu w danym wierszu np. informacji o obrocie opakowaniami zwrotnymi, informacji o pobranych zaliczkach, W kolumnie tej mogą być także ewidencjonowane przychody faktycznie przez Ciebie otrzymane.

Jeśli dokonujesz zapisów w księdze, wynikających z prowadzonych:

  • ewidencji sprzedaży,
  • ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych,
  • ewidencji pożyczek i zastawionych rzeczy,
  • ewidencji dla potrzeb podatku od towarów i usług

– nie wypełniasz kolumn 3–5 księgi.

WZÓR – PODATKOWA KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW

Ważne! Powinieneś podsumować każdy miesiąc. W tym celu podkreśl wpisy za dany miesiąc oraz dokonaj podsumowania  każdej z kolumn poprzez dodawanie poszczególnych wartości znajdujących  się w poszczególnych wierszach.

Warto jest również pod podsumowaniem danego miesiąca ująć sumę wpisów od początku roku do miesiąca poprzedzającego miesiąc rozliczany oraz sumę wpisów za cały rok (czyli z ujęciem miesiąca właśnie zamkniętego). Takie podsumowania będą służyć wyliczaniu zaliczki na podatek dochodowy za dany miesiąc, która wynika z przychodów i kosztów liczonych narastająco od początku roku podatkowego. Jeżeli nie dokonasz podsumowania zapisów kolejnych miesięcy narastająco od początku roku, po zakończeniu roku podatkowego będziesz musiał na oddzielnej stronie w księdze sporządzić zestawienie roczne. W tym celu należy wpisać do właściwych kolumn sumy z poszczególnych miesięcy i dodać je.

Ewidencjowanie  przychodów

Do wpisywania przychodów ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych) i sprzedaży usług służy kolumna 7 podatkowej księgi, natomiast kolumna 8 przeznaczona jest do wpisywania pozostałych przychodów.

Zapisów dotyczących przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług dokonujesz na podstawie wystawionych faktur. Jeżeli w danym dniu wystawiasz wiele faktur, zapisów w księdze możesz dokonywać jedną sumą wynikającą z dziennego zestawienia faktur. Zestawienie takie powinno zawierać co najmniej:

  • datę i kolejny numer zestawienia,
  • numery od-do faktur objętych zestawieniem,
  • sumę zbiorczą faktur,
  • podpis podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie.

Z kolei zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży nieudokumentowanej fakturami dokonuje się na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego. W dokumencie tym  w jednej kwocie wykazana jest wartość tych przychodów za dany dzień, o ile nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących.  

W przypadkach szczególnych:

  • jeżeli prowadzisz ewidencję sprzedaży wówczas możesz dokonywać zapisów dotyczących przychodu, wykazanych w tej ewidencji, w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca,
  • jeżeli ewidencjonujesz obrót przy zastosowaniu kas fiskalnych, zapisów w księdze dokonujesz na podstawie danych wynikających z raportów dobowych, skorygowanych o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji. Możesz także dokonywać zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca, na podstawie danych wynikających z miesięcznych zestawień raportów dobowych, w terminie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenie się, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni,
  • jeżeli do rejestracji przychodów używasz kas fiskalnych nie wpisujesz do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio zarejestrowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących. Powinieneś natomiast  połączyć w sposób trwały zwrócone oryginały paragonów fiskalnych z kopiami wystawionych faktur,
  • jeżeli prowadzisz odrębną ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT (tj. w przypadku sprzedaży zwolnionej z podatku VAT), zapisów dotyczących przychodów ze sprzedaży towarów i usług możesz dokonywać na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji.

Ewidencjowanie kosztów

Do wpisywania kosztów służą kolumny: 10-14 i 16.

W PKPiR ewidencjonujesz koszty, które zgodnie z ustawą PIT są kosztami uzyskania przychodów - kosztami tymi są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Ważne jest właściwe rozpoznanie momentu poniesienia kosztu, tj. momentu kiedy zewidencjonujesz go w PKPiR. Możesz ewidencjować za pomocą dwóch metod: uproszczonej (kasowej) lub memoriałowej (nie należy tego mylić z kasowym rozliczaniem podatku VAT).

Najczęściej stosowaną zasadą ujmowania kosztów w PKPiR jest metoda uproszczona (kasowa).

Pamiętaj, że jeśli zdecydowałeś się na jedną z wymienionych wyżej metod musisz stosować ją konsekwentnie w ciągu całego roku. Wybór zależy tylko od Ciebie i nie musisz w tej sprawie zawiadamiać urzędu skarbowego.

Sposób ewidencjonowania niektórych rodzajów kosztów

Zakup materiałów i towarów handlowych

  • Zakup materiałów i towarów handlowych wpisujesz do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu (najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży) w kolumnie 10. Wyjątkiem od tej zasady jest prowadzenie księgi przez biuro rachunkowe. Wówczas zapisów dokonuje się w porządku chronologicznym na podstawie właściwych dowodów księgowych w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. 
  • Zakup materiałów i towarów handlowych ujmujesz w księdze na podstawie faktury (jeśli zakupione materiały lub towary handlowe otrzymałeś wraz z fakturą ). Jeśli materiał lub towar handlowy został dostarczony przed otrzymaniem faktury od dostawcy lub dokonano nim wcześniej obrotu to wówczas powinieneś sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (zawierający  imię, nazwisko/nazwę firmy i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału/towaru handlowego) i dokonać zapisu w PKPiR na podstawie opisu. Opis ten przechowywany jest jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury. Jeżeli natomiast  otrzymałeś materiał lub towar handlowy oraz fakturę na ten materiał lub towar handlowy w tym samym miesiącu, opis, o którym mowa powyżej, dołączasz  do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonujesz na podstawie otrzymanej faktury. Z zakupem materiałów i towarów handlowych mogą być związane inne koszty, jak np. koszty ich transportu, koszty pakowania,  koszty odpraw celnych, czy też ubezpieczenia – koszty takie wpisujesz do kolumny 11 PKPiR „Koszty uboczne zakupu".
  • Pozostałe na dzień 31 grudnia towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcja w toku, wyroby gotowe, braki i odpady podlegają na koniec roku spisowi z natury.

Pamiętaj: zakupione materiały i towary handlowe jesteś zobowiązany wpisać niezwłocznie do PKPiR niezależnie od rodzaju stosowanej ewidencji kosztów (kasowej lub memoriałowej).

Ewidencjonowanie wynagrodzeń i składek ZUS

  • Wynagrodzenia pracowników zatrudnionych zarówno na umowie o pracę, jak i umowę cywilnoprawną (umowa zlecenie, umowa o dzieło) wpisujesz w kwocie brutto (razem ze składkami na ubezpieczenia społeczne płaconymi przez pracownika i kwotą zaliczki na podatek dochodowy), w kolumnie 12 PKPiR.
  • Składki na ubezpieczenia społeczne opłacane przez Ciebie jako pracodawcę, jak również składki na ubezpieczenia społeczne płacone przez Ciebie z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej, wpisujesz w kolumnie 13 PKIPiR jako pozostałe wydatki. W tej kolumnie znajdą się również opłacone składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
  • Pamiętaj, że kosztami uzyskania przychodów mogą być wyłącznie wynagrodzenia faktycznie opłacone przez Ciebie. W księdze ujmuje się je pod datą wypłaty. Dowodami księgowymi, na podstawie których dokonujesz odpowiednich zapisów są np. listy płac, a w przypadku  wypłaty wynagrodzenia za umowę zlecenie jest zwykle rachunek wystawiony przez zleceniobiorcę.
  • Moment uznania wynagrodzeń za koszty podatkowe zależy od terminu, w którym dokonano zapłaty. I tak wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę stanowią koszt podatkowy w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

Przykład: Przedsiębiorca  zgodnie z umowami o pracę wypłaca wynagrodzenia do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który wynagrodzenia są należne. Wynagrodzenia za styczeń 2017 r. wypłacił dnia 6 lutego 2017 r. W kosztach podatkowych stycznia 2017 r. będzie mógł uwzględnić te wynagrodzenia, gdyż zostały wypłacone terminowo. W związku z tym powinny one być ujęte w PKPiR za styczeń 2017 r. w kolumnie 12.

Ten sam przedsiębiorca wynagrodzenia za luty 2017 r. wypłacił 14 marca 2017 r. W związku z tym jako koszty podatkowe mógł je ująć w rozliczeniu za marzec 2017 r., gdyż nie zostały one zapłacone terminowo. W związku z tym powinny one być ujęte w PKPiR za marzec 2017 r. w kolumnie 12.

  • Wynagrodzenia wynikające z tytułu zawartych umów cywilnoprawnych są kosztem uzyskania przychodów dopiero z chwilą wypłaty lub postawienia do dyspozycji. Nie działa więc tu zasada przypisywania ich do okresu, za który są należne.
  • Składki na ubezpieczenia społeczne z tytułu wypłaconych wynagrodzeń mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, w którym wynagrodzenia związane z tymi składkami są należne, pod warunkiem, że składki te zostaną opłacone w terminie zgodnym z właściwymi przepisami prawa (do 15. dnia miesiąca następującego po wypłacie wynagrodzeń). Jeśli wynagrodzenia za dany miesiąc są wypłacane lub stawiane do dyspozycji w miesiącu następnym - nie później niż do 15. dnia tego miesiąca. Jeśli terminy te nie zostaną dotrzymane to momentem zakwalifikowania tych składek do kosztów uzyskania przychodów będzie dopiero moment ich faktycznej zapłaty.

Ewidencjonowanie kosztów związanych z prowadzeniem działalności w lokalu mieszkalnym stanowiącym własność przedsiębiorcy

Prowadzisz działalność w swoim mieszkaniu? Aby wydatki związane z mieszkaniem były powiązane z przychodem z działalności, charakter firmy powinien się wiązać z prowadzeniem jej w mieszkaniu. Powinieneś określić, jaka część mieszkania będzie wykorzystywana w celach prowadzonej działalności. Najczęściej wydziela się dany pokój, który będzie głównym pomieszczeniem wykorzystywanym na cele firmowe. Jest to najprostszy sposób na określenie powierzchni zajmowanej w celach firmowych. Wykazujesz  relację wydzielonej powierzchni do powierzchni całego mieszkania. W ten sposób powstaje proporcja, zgodnie z którą wszystkie ogólne wydatki związane z mieszkaniem (czynsz, woda, ogrzewanie) będziesz rozliczał w części przypadającej na działalność gospodarczą (stanowić będą koszty uzyskania przychodów). Wydatki te należy ewidencjonować PKPiR w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki". Dowodem księgowym może być tutaj dowód wewnętrzny.

Ewidencjonowanie kosztów związanych z nieodliczonym podatkiem VAT

Podatek VAT naliczony może być kosztem uzyskania przychodu i jako taki ujmowany w PKPiR w następujących przypadkach:

  • jeżeli jesteś zwolniony z podatku VAT lub nabyłeś towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług,
  • w tej części, w której zgodnie z przepisami o VAT podatnikowi przy zakupach nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku od towarów i usług  – jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

W takich przypadkach podatek VAT jest dla Ciebie kosztem uzyskania przychodu i do PKPiR wpisujesz jako koszt kwotę faktury brutto z VAT. Oczywiście z zastrzeżeniem, że faktura dotyczy wydatku, który stanowi koszt uzyskania przychodu zgodnie z przepisami ustawy o PIT.

Przykładowe zapisy w PKPiR

Operacje gospodarcze: styczeń 2017

Spis z natury na 1 styczeń 2017 r. –wartość 25.000 zł

  1. Zakup sklejki  2 mm– 100 arkuszy po 30 zł netto za arkusz, łącznie 3000 zł
  2. Zakup okleiny 50 mb dębowej po 70 zł za 1 mb, łącznie 3500 zł.
  3. Renowacja stołu – sprzedaż usługi -1500 zł
  4. Zakup płyty wiórowej – 50m2 po 50 zł, łącznie 2500 zł
  5. Transport płyty wiórowej –koszty uboczne zakupu-120 zł
  6. Składki na ZUS właściciela firmy za grudzień 2016 r. – 772,96 zł
  7. Sprzedaż mebli kuchennych – 5600 zł
  8. Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia – 2000 zł
  9. Wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę pracownika firmy – 3000 zł (należne za styczeń, wypłacone 2 lutego 2017 r. z zachowaniem terminu określonego w umowie o pracę zawartą z pracownikiem).
  10. Składki na ubezpieczenia społeczne płacone przez  pracodawcę z tytułu wynagrodzenia pracownika – zapłacone w dniu 14 lutego 2017 r. – 618,30 zł.
  11. Amortyzacja maszyny stolarskiej –roczna stawka 14%, wartość początkowa: 100.000 zł, stawka 1,17%, czyli  miesięcznie: 1170 zł.

Roczne zamknięcie PKPiR i  ustalenie dochodu

Aby zamknąć rok PKPiR i ustalić przychód masz kilka kroków do wykonania.

Roczne podsumowanie księgi

Po zakończeniu roku podatkowego zamykasz PKPiR podsumowując poszczególne kwoty. Sumować kwoty w poszczególnych kolumnach możesz narastająco przez cały rok lub wyłącznie na koniec miesiąca. Najlepiej i najwygodniej (również dla celów obliczenia zaliczki na podatek dochodowy za dany miesiąc ) stosować pierwszy sposób. Wartości wykazane na koniec grudnia są jednocześnie podsumowaniem przychodów i kosztów osiągniętych w trakcie całego roku.

Sporządzenie spisu z natury

Spis z natury powinieneś sporządzić na 31 grudnia każdego roku (choć czynności tej możesz dokonać kilka dni później, byle uwzględniał stan na 31 grudnia). Spis musi  objąć towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Spis z natury powinien obejmować również towary stanowiące Twoją własność jako przedsiębiorcy, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza Twoim zakładem, a także towary obce znajdujące się w zakładzie.

W spisie na 31 grudnia ujmujesz więc w zasadzie te składniki majątku, których zakup został zaewidencjonowany w kolumnie 10 PKPiR – „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu" w trakcie roku podatkowego, ale składniki te nie zostały sprzedane na 31 grudnia.

W spisie z natury sporządzonym na koniec roku nie ujmujesz wyposażenia i środków trwałych.

Przepisy nie przewidują ogólnie obowiązującego wzoru spisu z natury. Można go zatem sporządzić we własnym zakresie lub skorzystać z druków dostępnych na rynku.

Spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zawierać co najmniej następujące dane:

  • nazwisko i imię właściciela zakładu (nazwę firmy);
  • datę sporządzenia spisu;
  • numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury;
  • szczegółowe określenie towaru i innych składników objętych spisem;
  • jednostkę miary;
  • ilość stwierdzoną w czasie spisu;
  • cenę w złotych i groszach za jednostkę miary;
  • wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową;
  • łączną wartość spisu z natury;
  • klauzulę „Spis zakończono na pozycji...";
  • podpisy osób sporządzających spis;
  • podpis właściciela zakładu (wspólników).

Wycena spisu z natury

Po dokonaniu spisu – tj. po ustaleniu stanu ilościowego – powinieneś wycenić spisane składniki majątku w terminie 14 dni od dnia jego zakończenia. Wycena jest dokonywana następująco:

  • materiały i towary handlowe są wyceniane według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia;
  • półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i braki własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia;
  • odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania;
  • produkcję niezakończoną przy działalności usługowej i budowlanej wycenia się według kosztów wytworzenia (czyli wszelkich kosztów związanych  bezpośrednio i  pośrednio z przerobem materiałów, z wykonywaniem usług lub pozyskaniem (wydobyciem) kopalin, z wyłączeniem kosztów sprzedaży wyrobów gotowych i usług), z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej;
  • produkcję zwierzęcą objętą spisem z natury wycenia się według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.

Stosowanie cen nabycia jest uzasadnione, jeżeli koszty uboczne (tj. koszty transportu towaru, załadunku, wyładunku, ubezpieczenia w drodze, itp.) są znaczne. Wówczas:

  • ustala się procentowy wskaźnik kosztów ubocznych zakupu (kolumna 11) w stosunku do ogólnej wartości zakupu towarów handlowych i materiałów zewidencjonowanych w kolumnie 10,
  • podwyższa się jednostkowy koszt zakupu (cenę zakupu) o ustalony w powyższy sposób wskaźnik i ustala wartość poszczególnych składników spisu z natury według ceny nabycia.

Dla uproszczenia możesz również dokonać wyceny wartości materiałów i towarów handlowych według cen zakupu, tj. bez podwyższenia tej ceny o wskaźnik kosztów ubocznych zakupu.

Przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami VAT, wyceniają towary, od których przysługiwało prawo odliczenia VAT, według cen netto. W pozostałych przypadkach wyceny należy dokonać zgodnie z wartością brutto.

W przypadku przyjęcia wyceny towarów w kwocie niższej od ceny zakupu lub nabycia albo od kosztów wytworzenia, w szczególności z powodu uszkodzenia, należy przy poszczególnych pozycjach uwidocznić również jednostkową cenę zakupu (nabycia) lub koszt wytworzenia.

Wartość spisu z natury, pomniejsza się o kwotę, o którą zmniejszyłeś koszty uzyskania przychodów lub zwiększyłeś przychody na podstawie art. 22p ustawy PIT, jeżeli zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów związane było z zaliczeniem do kosztów uzyskania przychodów wydatków dotyczących towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów (półfabrykatów), produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, objętych tym spisem. Pomniejszenia dokonuje się o tę część kwoty zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów, która przypada na towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby (półfabrykaty), produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady, objęte tym spisem.

Jak już wspomniano, spisem z natury należy objąć również towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. Towary te jednak nie podlegają wycenie. Wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność.

Ujęcie remanentu w księdze

Po przeprowadzonym remanencie musisz na koniec roku ująć jego wartość w ostatniej pozycji PKPiR (po podsumowaniu kolumn). Spis ten stanowi zatem ostatni zapis w księdze podatkowej danego roku. W praktyce przyjęło się ujmowanie spisu z natury w księdze w kolumnie 10 „Zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu". Należy jednak pamiętać, że spisu z natury nie należy sumować z wartością towarów i materiałów ujętych w ww. kolumnie księgi podatkowej.

Spis z natury do ewidencji można wpisać  według poszczególnych rodzajów jego składników lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników. Zestawienie to powinno być przechowywane łącznie z księgą. W przypadku, gdy brak jest na stanie towarów handlowych oraz materiałów i wartość remanentu wynosi 0 zł, również powinna zostać ona wpisana do księgi. Spis z natury sporządzony na koniec roku podlega również ujęciu w PKPiR  jako pierwsza pozycja w księdze następnego roku.

Ustalenie dochodu

Po przeprowadzeniu remanentu i wyceny należy ustalić dochód roczny.  

W celu ustalenia dochodu osiągniętego w roku podatkowym należy na oddzielnej stronie księgi ustalić:

1) wartość osiągniętego przychodu w roku podatkowym – wartość ta znajduje się w kolumnie 9.

2) wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów,

3) wartość osiągniętego dochodu (poniesionej straty), która jest różnicą między przychodami a kosztami uzyskania przychodu (różnica ujemna oznacza, że w danym roku podatkowym podatnik poniósł stratę).

Koszty uzyskania przychodów ustala się w trzech krokach:

  • wartości spisu z natury na początek roku podatkowego,
  • (plus) wartość zakupu towarów handlowych i materiałów (kolumna 10 i 11),
  • (minus) wartość spisu z natury na koniec roku podatkowego,
  • (plus) wartość pozostałych wydatków (kolumna 14), pomniejszona o wartość wynagrodzeń w naturze w tej części, w której wydatki (koszty) związane z wynagrodzeniami w naturze zostały zaksięgowane w innych kolumnach księgi.

Tak wyliczony dochód jest przenoszony do zeznania rocznego.

Przykład: Na koniec 2016 r. p. Jan Nowak prowadzący działalność gospodarczą i prowadzący w związku z tym PKPiR dokonał podsumowania roku. W  poszczególnych kolumnach PKPiR wykazał następujące wartości:

  • przychód (kol. 9) – 585.000 zł
  • spis z natury na 1.01.2016 r. wynosił 50.000 zł,
  • wydatki na zakup towarów handlowych i materiałów (kolumna 10):  200.000 zł,
  • koszty uboczne zakupu (kolumna 11): 5000 zł,
  • wartość spisu z natury na koniec roku: 70.000 zł,
  • pozostałe wydatki (kolumna 14): 100.000 zł,

Koszty uzyskania przychodów wyniosły: 50.000 zł (spis z natury na początek roku)+200.000 zł (wydatki na zakup towarów handlowych i materiałów)+5000 zł (koszty uboczne zakupu)-70.000 zł (wartość spisu z natury na koniec roku)+100.000 zł (pozostałe wydatki) = 285.000 zł.

Dochód za 2016 r. wynosił: 300.000 zł (585.000 zł-285.000 zł).

Założenie nowej księgi

W nowym roku podatkowym należy założyć nową księgę. Nie ma obowiązku zawiadamiania o tym  naczelnika urzędu skarbowego, gdyż jest to kontynuacja działalności gospodarczej (chyba, że zmieniasz formę opodatkowania).

Podstawa prawna prowadzenia PKPiR

Share Print