Before You Start Before You Start
Starting a Business Starting a Business
Tax obligations Tax obligations
Social security Social security
Running a business Running a business
Closing a business Closing a business

Rozliczanie podróży służbowej pracownika

Jako pracodawca będziesz zobowiązany pokryć koszty podróży służbowych pracowników. Powinieneś wiedzieć, że pracownikowi przysługują: diety, zwrot kosztów za: przejazdy, dojazdy środkami komunikacji miejscowej, noclegi i za inne niezbędne, uzasadnione i udokumentowane wydatki.

Jakie są limity kosztów podróży?

Wysokość diety, a także inne kwestie dotyczące rozliczeń służbowych, regulują odpowiednie przepisy. Limity określone w przepisach dotyczą ściśle instytucji budżetowych, co oznacza, że jako pracodawca możesz ustalić wyższe limity niż w przepisach. Zasada nie działa jednak w drugą stronę, co oznacza, że określone przez Ciebie stawki nie mogą być niższe niż te, które dopuszczają przepisy.   

Warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami – w tym także diet – ustala się postanowieniami układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę. Jeżeli Twoja firma nie jest objęta układem zbiorowym pracy lub nie jesteś zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania, warunki te mogą się znaleźć w umowie o pracę.

Co ważne, inne limity obowiązują przy podróżach krajowych a inne przy zagranicznych.

Zwrot kosztów podróży krajowych

Transport

Środek transportu w podróży służbowej krajowej (i zagranicznej), w tym rodzaj i klasę, określasz Ty jako pracodawca. Na wniosek pracownika możesz wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym lub np. motocyklem, który nie należy do firmy. Nie możesz jednak narzucić pracownikowi korzystania z jego prywatnego samochodu.

Zwrot kosztów przysługuje w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu. Zwrot obejmuje także inne niezbędne wydatki związane z podróżą, przeze Ciebie uznane (w udokumentowanej wysokości).  Zwrot przysługuje też pracownikowi w sytuacji, gdy jego podróż służbowa trwa co najmniej 10 dni, i w dniu wolnym udaje się np. do domu, a potem wraca do miejsca podróży służbowej.

Jeśli pracownik korzysta z prywatnego samochodu (motocykla, motoroweru) przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu. Oblicza się je mnożąc przejechane kilometry przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez Ciebie.

Pamiętaj, że stawka za jeden kilometr nie może być wyższa niż określona w przepisach, czyli:

1) dla samochodu osobowego :

a) o pojemności silnika do 900 cm 3 cm 3 – 0,5214 zł,

b) o pojemności silnika powyżej 900 cm 3 –  0, 8358 zł

Komunikacja miejscowa

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, czyli 6 zł.

Ryczałt nie przysługuje, gdy Twój pracownik nie ponosi kosztów dojazdów, albo na wniosek pracownika zgodzisz się na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów.

Noclegi

Z nocleg w hotelu pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości potwierdzonej rachunkiem. Kwota za jedną noc nie może jednak przekraczać dwudziestokrotności stawki diety (600 zł).

Jeśli nie zapewniłeś pracownikowi noclegu, a ten nie przedstawi rachunku za nocleg, będzie przysługiwał mu ryczałt w wysokości 150% diety. Ryczałt dotyczy noclegów trwających minimum 6 godzin pomiędzy 21 a 7 rano.

Jeśli przedstawienie dokumentu potwierdzającego wydatki nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Dieta

Dieta przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi, zgodnie z przepisami, 30 zł za dobę podróży. To minimalna stawka, możesz ustalić w swojej firmie wyższą.

Jeżeli podróż trwa: mniej niż 8 godzin – dieta nie będzie przysługiwać, od 8 do 12 godzin – będzie przysługiwać 50% diety, ponad 12 godzin – dieta będzie przysługiwała w pełnej wysokości.

Jeśli podróż służbowa na terenie kraju trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: do 8 godzin – przysługiwać będzie 50% diety,

Zmniejszenie diety

Jeśli pracownik otrzymuje bezpłatne wyżywienie dietę można obniżyć. W razie otrzymania bezpłatnego wyżywienia dieta ulega pomniejszeniu. Pomniejszenie diety stosuje się także w przypadku zakwaterowania w hotelu z wyżywieniem. Każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie 25% diety, obiad 50% diety, kolacja 25% diety.

Podróż zagraniczna

Czas podróży zagranicznej

Czas podróży zagranicznej liczy się w zależności od środka komunikacji.

  • Lądowa − od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
  • Lotnicza − od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju.

Dieta zagraniczna

Dieta zagraniczna w podróży służbowej przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości. Stawki znajdziesz poniżej.

Jeżeli podróż trwa: do 8 godzin przysługuje 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety, ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Zmniejszenie diety

Jeśli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie przysługuje mu 25% diety.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia (również w zakresie usługi hotelarskiej), przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie – 15% diety, obiad – 30% diety, kolacja – 30% diety.

Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje.

Nocleg

Za nocleg w innym kraju przysługuje zwrot kosztów w wysokości potwierdzonej rachunkiem, ale w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach przez przepisy.  Możesz wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit.

Jeśli pracownik nie przedstawi rachunku za nocleg, przysługuje mu ryczałt w wysokości 25% limitu. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

Koszty dojazdów

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej zagranicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

W przypadku, gdy pracownik ponosi koszty dojazdu w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.

Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

Ryczałty nie przysługują, jeżeli pracownik: odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem, lub ma zapewnione bezpłatne dojazdy.

Choroba

Pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Pracownik nie może domagać się zwrotu kosztów np. za leki, których nabycie za granicą nie było konieczne. Dotyczy to także  zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.

Ubezpieczenie w podróży zagranicznej

Przy wyjazdach do państwa należącego do UE pracownik objęty jest ubezpieczeniem zdrowotnym na podstawie przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE.

Zaliczka

Zaliczka w podróży służbowej przysługuje na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Może być wypłacona w obcej albo polskiej walucie (za zgodą pracownika), która przeliczana jest według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki.

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Rozliczenie delegacji (krajowej i zagranicznej)

Pracownik powinien rozliczyć podróży służbowej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Rozliczenia dokonuje się za pomocą dokumentu wewnętrznego zwanego rozliczeniem podróży służbowej. Powinien on zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet. Do rozliczenia podróży służbowej pracownika powinny być dołączone dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika nie musza być dokumentowane fakturami.

Zaliczanie do kosztów

Wydatki na podróż służbową pracowników możesz wliczyć do kosztów. Pamiętaj, że możesz to zrobić tylko do wysokości limitów określonych w przepisach. Nadwyżka zwróconych pracownikowi wydatków związanych z podróżą służbową (dieta) nie będzie stanowiła dla firmy kosztów podatkowych. Podobnie będzie w sytuacji, gdy np. przekroczysz limity „kilometrówki".

Nadwyżka diety będzie przychodem pracownika, od którego należy odprowadzić

Share Print