Before You Start Before You Start
Starting a Business Starting a Business
Tax obligations Tax obligations
Social security Social security
Running a business Running a business
Closing a business Closing a business

Rozliczanie podróży służbowej przedsiębiorcy

W trakcie podróży służbowej, jako przedsiębiorca masz prawo zaliczyć do kosztów wydatki, (choć nie wszystkie) z tym związane. Podstawowym warunkiem jest to, aby wydatki zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodu. Czyli tak samo, jak inne koszty, które rozliczasz w działalności.

Jakie wydatki możesz wliczyć do kosztów

Koszty przejazdu

  • Jeśli poruszasz się w trakcie podróży służbowej publicznym środkiem transportu (pociągiem, autobusem, samolotem), koszty rozliczasz w wysokości ceny biletu za przejazd. Nie ma ograniczeń, co do rodzaju i klasy środka transportu.
  • Jeśli podróżujesz samochodem firmowym, który jest zaliczony do środków trwałych – kosztem będą wszelkie wydatki faktycznie poniesione np. zakup paliwa, opłaty za parking, przejazd drogami płatnymi i autostradami, mycie samochodu, naprawa, holowanie. Podstawą rozliczeń są np. faktury, rachunki, dowody opłat.
  • Jeśli w trakcie podróży jeździsz samochodem, który nie znajduje się w ewidencji środków trwałych i rozliczany jest na podstawie ewidencji przebiegu – do kosztów zaliczysz wydatki maksymalnie do wysokości wynikającej z kilometrówki (kwoty liczby przejechanych kilometrów pomnożonej przez stawkę za 1 km przebiegu, właściwej dla danego pojazdu). W tej sytuacji pamiętaj, że jesteś zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Ograniczenie nie dotyczy samochodu osobowego używanego w ramach umowy leasingu oraz samochodów innych niż osobowe.

W ramach limitu kilometrówki koszty podatkowe stanowią nie tylko wydatki eksploatacyjne, ale także inne koszty związane z używaniem samochodu, np. koszty opłat parkingowych czy przejazdów płatnymi drogami i autostradami, z wyłączeniem czynszu najmu samochodu (interpretacja ogólna MF DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005).

Jeśli w trakcie podróży korzystasz z parkingu i masz dowód w postaci kuponu czy biletu, na którym nie ma nazwy Twojej firmy, powinieneś do prawidłowego rozliczenia sporządzić dowód wewnętrzny i dołączyć posiadany dokument.

Wydatki poniesione za granicą, na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Na ich odwrocie powineneś wpisać swoje (przedsięrbiorcy) dane oraz rodzaj zakupionego towaru.

Koszty noclegu

  • Koszty noclegu możesz rozliczać na podstawie faktury lub rachunku (przedsiębiorcy nie obowiązują limity dotyczące pracowników).

Koszty dojazdu środkami komunikacji miejscowej

Jeśli w podróży służbowej korzystasz środków komunikacji miejscowej, koszty rozliczasz w wysokości stwierdzonej biletem za przejazd albo innym dokumentem z którego będzie wynikała kwota poniesionego wydatku na konkretny środek transportu (przedsiębiorcy nie obowiązują ryczałty dotyczące pracowników).

Inne wydatki

W koszty możesz „wrzucić" także inne wydatki, takie jak np. zakup biletów na różnego rodzaju targi, wystawy, pokazy, koszty opłaty za bagaż w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem.

Dieta

Pamiętaj, że do kosztów nie zaliczysz wydatków np. na wyżywienie. W podróżcy, tak jak pracownikom, przysługuje Ci dieta. Możesz ją wliczyć w koszty, ale tylko do wysokości diety przysługującej pracownikom. Dokumentem będącym podstawą ujęcia jej w kosztach jest dowód wewnętrzny - rozliczenie podróży służbowej. Oprócz diet przedsiębiorcy nie przysługują żadne ryczałty.

Jak przeliczać koszty w walucie obcej

Jeśli w trakcie podróży otrzymałeś dokumenty potwierdzające wydatki w innej walucie, przeliczasz ją na złote. W przypadku wydatków faktycznie ponoszonych (np. opłata za przejazd autostradą, nocleg) – według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktur (innych dowodów) dokumentujących koszty związane z podróżą. W przypadku diety – przeliczasz według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dowodu wewnętrznego.

VAT

Za podróż służbową możesz rozliczyć VAT – na zasadach ogólnych, jak przy innych czynnościach opodatkowanych. Pamiętaj, że nie odliczysz VAT za usługi gastronomiczne i noclegi. Niepodlegający odliczeniu VAT możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Do odliczenia VAT uprawniają Cię dokumenty uznawane zgodnie z przepisami za faktury, czyli m.in. te, które potwierdzają przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiane w formie biletu jednorazowego. Dokument powinien zawierać: numer i datę wystawienia, imię i nazwisko lub nazwę podatnika, numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, kwotę podatku, kwotę należności ogółem.

Share Print