Before You Start Before You Start
Starting a Business Starting a Business
Tax obligations Tax obligations
Social security Social security
Running a business Running a business
Closing a business Closing a business

Zasady wystawiania faktur

Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Jako podatnik podatku VAT Twoim obowiązkiem jest wystawianie faktury nabywcom Twoich towarów lub usług – pamiętaj jednak, że dokument ten musi być wystawiony prawidłowo i w terminie. Błędnie wystawiona faktura może być powodem zakwestionowania Twojego prawa do odliczenia podatku VAT przez administrację podatkową.

Przepisy dotyczące faktur wynikają z Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych.

Prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać niezbędne elementy – ich listę znajdziesz w publikacji dotyczącej wystawiania faktur.

Przy wystawianiu faktur szczególną uwagę powinieneś zwracać na terminy. Faktura wystawiana jest nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Pamiętaj jednak, że termin ten może ulec zmianie w przypadku szczególnych transakcji takich jak: usługi budowlane, dostawa i drukowanie książek, dostawa energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, świadczenie usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej. Więcej na temat terminów wystawiania faktur przeczytasz w poradniku Wystawianie faktur w odniesieniu do szczególnych sytuacji.

Ponadto, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, fakturę dokumentującą otrzymanie takiej zapłaty wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

Od 2014 r. możliwe jest występowanie o wystawienie faktury VAT przez okres 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. Faktury powinny być wystawiane w co najmniej dwóch egzemplarzach.

Zwracaj też uwagę na prawidłową stawkę podatku VAT – jeśli na fakturze np. omyłkowo wykażesz kwotę podatku wyższą od kwoty podatku należnego, będziesz zobowiązany do jej zapłaty. W przypadku wartości zaniżonej należy skorygować fakturę i deklarację VAT.

Pamiętaj, że faktury nie mogą  być wystawione wcześniej niż 30 dnia przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi. Termin ten może ulec wydłużeniu w stosunku do usług świadczonych lub rozliczanych sposób ciągły w tym  trwających powyżej jednego roku oraz usług najmu, stałej obsługi prawnej i biurowej, jeżeli został zakreślony okres jakiego faktura dotyczy.

Termin podstawowy wymieniony powyżej obowiązuje także w odniesieniu do faktur zaliczkowych. Jednakże nie we wszystkich przypadkach zachodzi obowiązek ich sporządzania. Więcej na ten temat w publikacji Wystawianie faktur zaliczkowych.

Jeśli faktura zawiera błędy należy je skorygować. Informacje na temat znajdziesz w publikacji Zasady wystawiania faktur korygujących

W przypadku zaginięcia lub zniszczenia faktury wystawiamy duplikat. Tutaj poznasz zasady wystawiania duplikatów.

Jeśli współpracujesz z partnerem zagranicznych zapoznaj się z publikacją Faktury sporządzone w języku obcym.

Jeśli współpracujesz z rolnikiem ryczałtowym, sprawdź jakie są zasady wystawiania faktur w tym przypadku.

Dowiedz się też, w jakich przypadkach możesz wystawiać faktury uproszczone.

Fakturę VAT marża wystawiać możesz np. kupując używane auta od osób fizycznych i sprzedając je w komisie. Tutaj znajdziesz więcej informacji na ten temat.

Zapoznaj się też z publikacją Ministerstwa Finansów na temat wystawiania faktur.

Faktura elektroniczna

Możesz wystawiać także faktury w formie elektronicznej. Są one równoważne z fakturami papierowymi, a przy ich wystawianiu obowiązują ogólne zasady wystawiania faktur. Obowiązkiem sprzedawcy (wystawcy faktur elektronicznych) jest albo przesłanie takiej faktury (wysłanie jej w formacie elektronicznym do nabywcy), albo jej udostępnienie (przez co należy rozumieć zamieszczenie takiej faktury na serwerze sprzedawcy i umożliwienie nabywcy zdalne "ściągnięcie" takiej faktury).

Pamiętaj jednak, że stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Nie musi być to zgoda pisemna, przykładowo za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika otrzymanej w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej.

Inne wymogi związne z fakturowaniem elektronicznym dotyczą zachowania autentyczności pochodzenia, integralność treści oraz jej czytelności. Autentyczność oznacza w tym przypadku pewność co do tożsamości wystawcy faktury.  Potwierdza ją m.in. bezpieczny podpis elektroniczny,  weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub np. EDI (Electronic Data Interchange) - system wymiany danych między systemami informatycznymi partnerów handlowych w formatach opisanych międzynarodowymi standardami, przy minimalnej interwencji człowieka. Są też inne metody. Zgodnie z przepisami, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych "kontroli biznesowych", które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Przykładem "kontroli biznesowej" w tym rozumieniu jest np. „dopasowanie" do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienia, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT oznacza możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały rzeczywiście miejsce. Środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Ograny kontroli powinny mieć w każdej chwili bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej oraz ich ściągnięcia z sieci. Warunki przechowywania faktur elektronicznych opisane są dokładnie w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Share Print