Duplikaty faktur

Może się zdarzyć, że po zaksięgowaniu faktury otrzymanej za zakupiony przez Ciebie towar lub usługę i rozliczeniu jej w deklaracji VAT-7 (co umożliwiło obniżenie należnego na rzecz urzędu skarbowego podatku VAT), faktura ulega zniszczeniu lub też zagubieniu.

Przykład: Alfa sp. z o.o. nabyła w czerwcu 2016 r. od Przedsiębiorstwa Wielobranżowego Jan Kowalski materiały do produkcji. Z tego tytułu otrzymała wraz z dostawą w dniu 21 czerwca 2017 r. fakturę VAT. Fakturę tę spółka ujęła w ewidencji księgowej za czerwiec 2017 r. oraz w deklaracji VAT-7 za czerwiec 2016 r. W sierpniu  2016 r. faktura ta przez przypadek została zalana kawą, uległa zniszczeniu i jest zupełnie nieczytelna. Spółka ujęła tę fakturę w ewidencji, odliczyła VAT, natomiast nie posiada w związku z tym dokumentu, poświadczającego dokonaną transakcję zakupu i podstawę do odliczenia VAT , gdyż uległ on zniszczeniu.

W innym przypadku, może się zdarzyć, że faktura wystawiona przez sprzedawcę w ogóle nie dociera do nabywcy towaru lub usługi (np. omyłkowo trafia pod inny adres lub ulega zagubieniu). Przedsiębiorca-nabywca nie wszedł więc w  posiadanie faktury VAT, która poświadczałaby dokonanie transakcji i byłaby podstawą dokumentacyjną do ujęcia w ewidencji księgowej kosztu oraz rozliczenia transakcji w deklaracji VAT-7. Często o takiej transakcji nabywca przypomina sobie dopiero wówczas, gdy jest monitowany o zapłatę przez sprzedawcę towaru lub usługi lub, gdy otrzymuje wezwanie do potwierdzenia salda.

Przykład: Alfa sp. z o.o. nabyła w czerwcu 2017 r. od Przedsiębiorstwa Wielobranżowego Jan Kowalski materiały do produkcji. Dostawę otrzymała w dniu 21 czerwca 2017 r., natomiast nie otrzymała faktury VAT. W sierpniu 2017 r. otrzymała od p. Jana Kowalskiego monit wzywający do zapłaty. Okazało się, że Przedsiębiorstwo p. Jana Kowalskiego w dniu 22 czerwca 2017 r. wysłało pocztą do spółki Alfa fakturę VAT za sprzedane materiały, ale spółka Alfa faktury tej nie otrzymała. Spółka nie ujęła tej transakcji w ewidencji księgowej ani nie odliczyła podatku VAT z tytułu nabycia materiałów.

W związku z tym, że podstawą do odliczenia podatku VAT i do ujęcia w ewidencji księgowej dokonanej transakcji jest co do zasady faktura VAT, w przypadkach opisanych powyżej, a więc w przypadku zniszczenia lub zaginięcia faktury, nabywca towaru lub usługi powinien zwrócić się do wystawcy faktury o wystawienie jej duplikatu. Przepisy nie regulują formy wyrażenia wniosku o sporządzenie duplikatu. Potrzebę wystawienia duplikatu możesz zgłosić do sprzedawcy towaru/usługi nawet ustnie. Natomiast przepisy określają formalne wymogi zawartości duplikatu faktury. Duplikat faktury powinien, poza danym zawartymi w zaginionej/zniszczonej fakturze VAT, zawierać dodatkowo datę jego wystawienia oraz wyraz „DUPLIKAT".

Pamięaj, że warunkiem niezbędnym do odliczenia podatku VAT jest wystąpienie związku nabywanych towarów czy usług z wykonywaniem czynności opodatkowanych VAT. Prawo do odliczenia powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Jeśli nie odliczyłeś podatku VAT w tym terminie, możesz to uczynić w deklaracji VAT za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Jaki termin przysługuje Ci na odliczenie podatku VAT w przypadku zniszczenia lub zagubienia faktury?

Jeśli pierwotna faktura dotarła do Ciebie i na jej podstawie odliczyłeś już podatek VAT, a następnie faktura ta uległa zniszczeniu, duplikatu tej faktury potrzebujesz jedynie w celu udokumentowania prawa do dokonanego już odliczenia podatku VAT.

Natomiast w przypadku, gdy nie otrzymałeś w ogóle pierwotnej faktury VAT, i z tego powodu nie została ona zaewidencjonowana i ujęta w deklaracji VAT, otrzymany duplikat tej faktury jest podstawą do dokonania odliczenia podatku VAT w rozliczeniu za okres, w którym otrzymano duplikat lub za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Przykład: Alfa sp. z o.o. nabyła w czerwcu 2017 r. od Przedsiębiorstwa Wielobranżowego Jan Kowalski materiały do produkcji. Dostawę otrzymała w dniu 21 czerwca 2017 r., natomiast nie otrzymała faktury VAT. W sierpniu 2017 r. otrzymała od p. Jana Kowalskiego monit wzywający do zapłaty. Okazało się, że Przedsiębiorstwo p. Jana Kowalskiego w dniu 22 czerwca 2017 r. wysłało pocztą do spółki Alfa fakturę VAT za sprzedane materiały, ale spółka Alfa faktury tej nie otrzymała. Spółka nie ujęła tej transakcji w ewidencji księgowej ani nie odliczyła podatku VAT z tytułu nabycia materiałów. W dniu 28 sierpnia 2017 r. Alfa sp. z o.o. otrzymała duplikat faktury za nabyte w czerwcu 2017 r. materiały do produkcji. Data wystawienia duplikatu faktury: 25 sierpnia 2017 r. Alfa sp. z o.o. będzie mogła odliczyć VAT od w/w nabycia w rozliczeniu podatku VAT za sierpień 2017 r. lub za wrzesień 2017 r. albo za październik 2017 r.

Z powyższego przykładu wynika, że w przypadku, gdy pierwotna faktura nie dotarła do adresata i w związku z tym, nie została ona ujęta w ewidencji i w deklaracji VAT, duplikat faktury ma taką samą moc formalno-prawną jak faktura pierwotna. Prawo do odliczenia VAT z duplikatu faktury przysługuje wówczas w rozliczeniu za okres, w którym otrzymano duplikat faktury lub w dwóch następnych okresach rozliczeniowych.

Share Print