Before You Start Before You Start
Starting a Business Starting a Business
Tax obligations Tax obligations
Social security Social security
Running a business Running a business
Closing a business Closing a business

Pracownik jako przedstawiciel zagranicznego płatnika w ZUS

Jeśli nie posiadasz w Polsce siedziby ani przedstawicielstwa, sprawy związane z rozliczeniami z ZUS może załatwiać Twój pracownik w Polsce. Możesz zawrzeć z nim umowę, na podstawie, której będzie on mógł dokonać zgłoszenia, rozliczać i opłacać składki na swoje ubezpieczenia (standardowo robi to pracodawca-płatnik)

Jak zgłosić pracownika, jako płatnika?

Jeśli pracownik ma w Twoim imieniu rozliczać się z ZUS musi dokonać odpowiedniego zgłoszenia w ZUS, tj. zgłoszenia płatnika składek.

Pamiętaj! Jeśli ma pełnić obowiązki płatnika składek w Twoim imieniu powinien posiadać NIP. Jeśli jest Polakiem, korzysta z osobistego NIP. Jeśli jest obywatelem kraju UE musi wystąpić o jego nadanie do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na swoje miejsce zamieszkania w Polsce. Jeśli jako osoba fizyczna jest zarejestrowany w Polsce przez właściwy urząd skarbowy, jako podatnik VAT UE, w danych identyfikacyjnych wykazywanych w dokumentach ubezpieczeniowych oraz w dokumentach płatniczych podaje identyfikator NIP, pomijając symbol PL.

W celu dokonania zgłoszenia, pracownik zgłasza się w placówce ZUS przypisanej według jego adresu zamieszkania z następującymi dokumentami:

1. kopią zawartej z pracodawcą zagranicznym umowy o przejęciu obowiązków płatnika,

2. kopią decyzji o nadaniu NIP,

3. wypełnionym formularzem ZUS ZUA (lub ZUS ZZA, jeśli podlegać będzie tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu) oraz ZUS ZAA.

W dokumentach tych, jako dane identyfikacyjne płatnika podaje się w przypadku obywatela polskiego NIP, PESEL, imię i nazwisko. W przypadku obywatela państwa UE – NIP, imię i nazwisko oraz serię i numer paszportu.

Uzyskanie PESEL

Jeśli pracownik jest obywatelem UE może również wystąpić z wnioskiem o nadanie numeru PESEL do Departamentu Rozwoju Informatyki i Systemów Rejestrów Państwowych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, 02-106 Warszawa, ul. Pawińskiego 17/21.

Jeśli uzyska numer PESEL powinien to zgłosić do ZUS wypełniając i składając następujące dokumenty:

  • ZUS ZIPA – w celu zgłoszenia zmiany danych identyfikacyjnych dotyczących płatnika składek,
  • ZUS ZIUA – w celu zgłoszenia zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej.

Pamiętaj, że w zgłoszeniu podajesz także właściwy kod tytułu ubezpieczenia: 0125, 0126, 0426 lub 0428. W dokumencie ZUS ZAA pracownik podaje także Twój adres, czyli podmiotu zagranicznego, z którym zawarł umowę o przejęciu obowiązków płatnika zagranicznego.

Kody objaśnienia

  • 01 25 - pracownik podlegający ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu, opłacający składki na własne ubezpieczenia, 
  • pracownik podlegający ubezpieczeniom społecznym i z mocy przepisów szczególnych niepodlegający ubezpieczeniu zdrowotnemu,
  • 04 26 - osoba wykonująca umowę agencyjną, umowę-zlecenie lub umowę o świadczenie usług, opłacająca składki na własne ubezpieczenia,
  • 04 28 - osoba wykonująca umowę agencyjną, umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług, z mocy przepisów szczególnych niepodlegająca ubezpieczeniu zdrowotnemu, opłacająca składki na własne ubezpieczenia.

Więcej znajdziesz na stronach ZUS

Obowiązki rozliczeniowe i płatnicze

Pełniący obowiązki płatnika za każdy miesiąc składek powinien złożyć rozliczenie:

  • formularz ZUS DRA lub
  • formularz ZUS DRA z dołączonymi do niego raportami ZUS RCA lub ZUS RZA, jeżeli byłby równocześnie zobowiązany do rozliczenia składek także za innych ubezpieczonych (np. za pracownika gospodarstwa domowego) oraz
  • formularz ZUS RSA.

Do 15. dnia następnego miesiąca po miesiącu rozliczeniowym pracownik (płatnik) powinien zapłacić składki (odrębne przelewy na poszczególne fundusze, tj. na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz na Fundusz Pracy), na te same rachunki bankowe podane powyżej (bez liter PL na początku)

Więcej informacji na stronach ZUS

Jak składać dokumenty rozliczeniowe

Dokumenty rozliczeniowe możesz składać w formie papierowej albo poprzez program "Płatnik". Szczegółowe informacje oraz aktualny program "Płatnik" dostępne są zarówno w jednostkach ZUS, jak też na stronach internetowych ZUS.

Dodatkowe informacje

  • W sytuacji, gdy jako pracownik przejmujesz obowiązki pracodawcy, a będziesz podlegał z tytułu bycia członkiem rady nadzorczej wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu lub ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu lub też ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, niepodlegający ubezpieczeniu zdrowotnemu, powinieneś zgłosić siebie z odpowiednim kodem tytułu ubezpieczenia tj. 22 40, 22 41 lub 22 42.
  • W sytuacji, gdy Twoje obowiązki jako płatnika przejmie przedsiębiorca, który jest zarejestrowany w ZUS, w dokumencie zgłoszeniowym ZUS ZUA/ZZA z kodem tytułu ubezpieczenia (0125, 0126, 0426 lub 0428), w danych identyfikacyjnych płatnika składek podaje dane identyfikacyjne, jakie zostały zapisane na założonym wcześniej koncie płatnika składek (tj. z tytułu prowadzenia działalności pozarolniczej). Na jednym koncie będą zapisane zgłoszenia z obu tytułów, tj. z tytułu pozarolniczej działalności gospodarczej oraz z pełnienia obowiązków płatnika zagranicznego. W takim przypadku na bieżąco ma on obowiązek przekazać do ZUS deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA SZS z dwóch zakresów, czyli z zakresu 01–39 deklaracji z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności oraz z zakresu 40–49 deklaracji z tytułu przejęcia obowiązków płatnika zagranicznego.

Share Print