Limit transakcji gotówkowych w praktyce

Jeśli prowadzisz firmę często spotkasz się z nietypowymi sytuacjami. Żeby łatwiej było Ci określić, czy masz obowiązek rozliczania się z kontrahentem bezgotówkowo, poniżej wskazujemy szereg mniej typowych zdarzeń i wskazujemy, kiedy dopuszczalna jest zapłata gotówką, a kiedy nie.

Pamiętaj jednak, że jeżeli masz wątpliwości, dla bezpieczeństwa lepiej zapłacić przelewem, jak również przyjąć płatność w takiej formie.

Limit transakcji – sytuacje życiowe

  • Przedsiębiorca nabywający towary lub usługi w okresie zawieszenia działalności oraz przyjmujący należności. Jeżeli zapłata następuje w związku z działalnością gospodarczą – obowiązuje limit gotówkowy.

Przykład: Małgosia zarejestrowała jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie fotografii ślubnej. Ponieważ zimą nie ma żadnych zleceń, zawiesiła ją. Piotr, kolega Małgosi, prowadzący taka samą działalność, zamierza ją zakończyć i sprzedaje po okazyjnej cenie 28 000 zł wyposażenie studia. Jeżeli Małgosia zdecyduje się na zakup sprzętu, to mimo zawieszonej działalności gospodarczej jest przedsiębiorcą i będzie musiała zapłacić bezgotówkowo.

 

  • Osoba nabywająca towary lub usługi przed dniem zarejestrowania działalności, przy założeniu, że te towary albo usługi będą wykorzystywane do jej prowadzenia (wydatek przed zarejestrowaniem działalności jest uznawany za koszt uzyskania przychodu). Taka osoba formalnie nie jest przedsiębiorcą – nie stosuje się limitu obrotu gotówkowego.

Przykład: Małgosia ma zamiar otworzyć jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie fotografii ślubnej. Wie, że najwięcej zleceń będzie miała wiosną i latem, więc zaczyna przygotowania do rozpoczęcia działalności już w listopadzie. Zamówiła stronę internetową, podpisała umowę o stałej współpracy ze studiem fotograficznym i wpłaciła z tego tytułu zaliczkę. Udało jej się okazyjnie – od kolegi przedsiębiorcy, który zawiesza podobną działalność, kupić sprzęt fotograficzny i komputerowy. Małgosia nie jest jeszcze przedsiębiorcą. Brakuje jej wpisu do CEIDG i nie podjęła jeszcze działalności – nie świadczy usług, a jedynie przygotowuje się do tego. Oznacza to, że Małgosia może za wszystkie zakupy związane z działalnością (przed jej zarejestrowaniem i faktycznym rozpoczęciem wykonywania) zapłacić gotówką.

 

  • Transakcje spółek kapitałowych w organizacji. Spółki z o.o. i spółki akcyjne w organizacji są ułomnymi osobami prawnymi będącymi przedsiębiorcami, niewpisanymi do KRS – stosuje się limit.

 

  • Płatność u kuriera za pobraniem. Jeżeli wartość transakcji (dostawy) między przedsiębiorcami przekracza limit ustawowy, płatność musi być dokonana u kuriera w formie bezgotówkowej, np. kartą płatniczą.

Przykład: Piotr prowadzi sklep internetowy z elektroniką. Jego kontrahentka Anna zamówiła kilka drogich produktów (suma przekracza 15 000 zł) i w związku z tym przed zapłatą chciałaby je obejrzeć i ocenić, czy nie mają wad. Przedsiębiorcy umówili się, że towar zostanie dostarczony przez firmę kurierską z opcją płatności przy odbiorze. Niezależnie od tego, w jaki sposób kupujący płaci za towar, firma kurierska po otrzymaniu zapłaty przelewa środki na rachunek bankowy Piotra. Z kolei Anna ma obowiązek zapłacić za pośrednictwem rachunku bankowego. Nie może zapłacić kurierowi w gotówce po zbadaniu jakości dostarczonych rzeczy. Bez znaczenia pozostaje tu fakt, że firma kurierska rozliczy się z Piotrem bezgotówkowo.

 

  • Mieszany sposób płatności. Jeżeli wartość transakcji przekracza limit 15 000 zł, cała kwota musi być zapłacona w formie bezgotówkowej. Nie można podzielić płatności w taki sposób, że część zostanie zapłacona gotówką, a część w formie bezgotówkowej.

Przykład: Przedsiębiorca budowlany – Adam, kupuje w hurtowni Katarzyny materiały budowlane. Dziś kupił okna i drzwi za 18 000 zł. Od klienta – osoby fizycznej – otrzymał zaliczkę w gotówce w wysokości 5000 zł. Adam chciałby pozbyć się gotówki, więc zamierza podzielić płatność tak, że 5000 zapłaci w gotówce, a pozostałą część – 13 000 zł przelewem. Katarzyna nie może przyjąć takiej płatności częściowo w gotówce, ponieważ wartość transakcji przekracza 15 000 zł. Rozliczenie powinno nastąpić przez rachunek płatniczy. Również dla Adama wartość transakcji to 18 000 zł i ponieważ przekracza ona limit ustawowy, całość powinna być zapłacona w formie bezgotówkowej.

 

  • Wpłata gotówki na rachunek bankowy kontrahenta i przekaz pocztowy. Jeżeli wartość transakcji przekracza limit 15 000 zł, to niezależnie od wysokości wpłaconej do banku kwoty, jest to niezgodne z przepisami. Wpłata gotówki na rachunek bankowy kontrahenta albo wykonanie przelewu pocztowego nie jest płatnością bezgotówkową.

Przykład 1: Tomasz prowadzi sklep. Od Krzysztofa – zaprzyjaźnionego stolarza, który prowadzi działalność z synem w formie spółki jawnej, zamówił nowe regały do sklepu o wartości 18 000 złotych. Krzysztof nalega, żeby zapłaty dokonać przekazem pocztowym – Tomasz wpłaci w placówce Poczty Polskiej gotówkę, którą listonosz przyniesie do siedziby firmy Krzysztofa. Takie działanie jest nieprawidłowe. Limit określony w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej został przekroczony. Tomasz ma obowiązek dokonać zapłaty za pośrednictwem rachunku płatniczego, a przedsiębiorstwo Krzysztofa ma obowiązek przyjąć płatność w taki sposób.

Przykład 2: Krzysztof prowadzi komis samochodowy. Jedzie do Niemiec, żeby w tamtejszym komisie prowadzonym przez Horsta, kupić samochód o wartości 7000 euro. Podczas jazdy próbnej podejmuje decyzję o zakupie. Krzysztof słyszał, o ograniczeniach dotyczących płatności gotówką, więc razem z Horstem jadą do oddziału banku, żeby wpłacić 7000 euro na rachunek niemieckiego sprzedającego. Krzysztof postępuje nieprawidłowo. Jako polski przedsiębiorca dokonujący płatności na rzecz innego przedsiębiorcy ma obowiązek dokonać jej za pośrednictwem rachunku płatniczego. Wpłata gotówki w banku na rachunek sprzedającego nie spełnia tego warunku.

 

  • Płatności ratalne. Wszystkie raty stanowią jedną transakcję, ponieważ są związane z jednym zakupem. Muszą być zatem dokonywane z uwzględnieniem limitu obrotu gotówkowego.

 

 

  • Potrącenie częściowe. W przypadku dokonywania płatności pozostałej po częściowym potrąceniu stosuje się limit 15 000 zł jeżeli wartość wierzytelności go przekracza. Decydująca jest bowiem wartość wierzytelności, a nie kwota potrącenia.

Przykład 1: Przedsiębiorca budowlany – Adam, jest winny hurtowni Katarzyny 16 000 zł z tytułu zakupu materiałów budowlanych. Równocześnie Katarzyna jest winna Adamowi 13 000 zł z tytułu remontu, jaki wykonał. Strony uzgodniły, że dokonają potrącenia długu. Adam dopłaci Katarzynie 3000 zł (16 000 zł – 13 000 zł). W takim przypadku Adam nie może rozliczyć się z Katarzyną gotówką, ponieważ wartość transakcji wynosi 16 000 zł. Zastosowanie znajduje zasada ogólna – jeżeli całkowita wartość transakcji (niezależnie od liczby płatności) przekracza limit 15 000 zł, wszystkie płatności muszą być dokonane bezgotówkowo.

Przykład 2: Przedsiębiorca budowlany – Adam, jest winny hurtowni Katarzyny 12 000 zł z tytułu zakupu materiałów budowlanych. Równocześnie Katarzyna jest winna Adamowi 8 000 zł z tytułu remontu, jaki wykonał. Strony uzgodniły, że dokonają potrącenia długu. Adam dopłaci Katarzynie 4000 zł (12 000 zł – 8000 zł). W takim przypadku Adam może rozliczyć się z Katarzyną gotówką, ponieważ wartość transakcji wynosi 12 000 zł.

 

  • Zaliczki. Do zaliczek stosuje się limit transakcji gotówkowych. Wynika to z faktu, że w przypadku prawidłowego wykonania zobowiązania przez strony umowy (transakcji), wartość zaliczki jest zaliczana na poczet płatności.

 

  • Zapłata zaliczki i płatności ratalne z klauzulą waloryzacyjną. Przedsiębiorca może, ze względu na stosowane klauzule waloryzacyjne, przekroczyć limit 15 000 zł (np. w przypadku gwałtownego wzrostu wartości indeksu odniesienia – cena ropy, kawy, miedzi, węgla…). Jeżeli dostawa będzie realizowana przez kilka miesięcy, wartość transakcji – przez zastosowanie klauzul waloryzacyjnych – może ulec znacznej zmianie – 20% – 30%. W takim przypadku decydujące jest wyliczenie wartości dokonane przy pierwszej płatności częściowej za dana transakcję:
    • jeżeli w momencie dokonywania pierwszej płatności częściowej (raty/zaliczki) strona transakcji, stosując aktualną wartość wskaźnika waloryzacyjnego wiedziała, że całkowita wartość transakcji przekroczy limit – pierwsza płatność powinna być dokonana bezgotówkowo i wszystkie płatności związane z tą transakcją powinny być dokonane w taki sposób (nawet, jeżeli ostateczna wartość transakcji będzie niższa niż limit ustawowy);
    • jeżeli w momencie dokonywania pierwszej płatności częściowej (raty/zaliczki) strona transakcji, stosując aktualną wartość wskaźnika waloryzacyjnego wiedziała, że ostateczna cena nie przekroczy limitu – pierwsza płatność może być dokonana w formie gotówkowej i w takiej formie strony mogą kontynuować rozliczenie. Z chwilą, kiedy wartość transakcji podczas płatności częściowej przekracza limit ustawowy, każda następna płatność powinna być dokonywana bezgotówkowo (nawet, jeżeli ostateczna wartość transakcji, albo wartość wyliczona na potrzeby kolejnej płatności częściowej będzie niższa niż limit ustawowy).

Podsumowując, jeżeli choć raz podczas płatności częściowej strona wiedziała, że limit zostanie przekroczony – ta, i każda następna płatność muszą być dokonane w formie bezgotówkowej.

Jeżeli z obliczeń dla pierwszej płatności wynika, że limit zostanie przekroczony – wszystkie płatności są dokonywane bezgotówkowo.

Jeżeli z początkowych obliczeń wynikało, że limit nie zostanie przekroczony – strony mogą rozliczać się w gotówce i obliczenia dla późniejszych wpłat nie mają wpływu na prawidłowość już dokonanych płatności. Każde obliczenie dla wpłaty częściowej, które wskazuje, że limit zostanie przekroczony powoduje, że dana płatność, jak również każda następna, muszą być dokonane bezgotówkowo nawet, jeżeli ostatecznie okaże się, że limit transakcji nie został przekroczony.

Transakcja w praktyce

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej nie zawiera definicji terminu „transakcja". Przez transakcję należy rozumieć umowę cywilnoprawną zawieraną w związku z wykonywaną przez strony działalnością gospodarczą. Zatem transakcja ma następujące cechy:

  • występują w niej co najmniej dwie strony,
  • jest to czynność prawna (wywołująca jakiś skutek określony w prawie – np. przeniesienie własności rzeczy),
  • ma związek z wykonywaną działalnością gospodarczą (zakup jest dokonywany na potrzeby działalności/sprzedaż jest dokonywana w związku z działalnością gospodarczą),
  • może polegać na dokonaniu jednej lub więcej płatności,
  • umowa może być zawarta w dowolnej formie (zgodnej z przepisami), w tym ustnie.

Przez „wartość transakcji" należy rozumieć wartość transakcji określoną w umowie.

Musisz pamiętać, że nie ma jednoznacznej definicji tego czym jest transakcja, czy i z jakiego okresu płatności powinny być sumowane. Sądy wykluczają możliwość sztucznego dzielenia transakcji aby ominąć przepisy dotyczące limitu obrotu gotówkowego, natomiast każdy przypadek jest oceniany indywidualnie.

Poniżej przedstawiamy omówienie przykładowych transakcji z wyjaśnieniem, dlaczego należy, bądź nie należy stosować limitu. Pamiętaj, że są to jedynie przykłady teoretyczne i w Twoim przypadku, mimo podobnych zdarzeń organ albo sąd może ocenić sprawę inaczej.

Umowy na czas określony i nieokreślony, umowy na wyłączność, umowy określające minimalny obrót między stronami

1. Umowa na czas określony z ustalonym minimalnym cyklicznym wynagrodzeniem

W przypadku, gdy zawierając umowę, strony mogą określić jej wartość – mnożąc np. miesięczną kwotę do zapłaty przez ilość miesięcy obowiązywania, suma płatności z całej umowy jest wartością transakcji – limit z art. 22 sdg. stosuje się od pierwszej płatności, choćby nie przekraczała ona limitu ustawowego. Dzieje się tak niezależnie od długości ustalonego okresu wynagrodzenia. Może on być przez strony przyjęty prawie dowolnie, jako dzień, kilka dni, tydzień, czy miesiąc.

Przykład: Umowa z biurem księgowym zawarta na okres roku, z ryczałtowym wynagrodzeniem w wysokości 2000 złotych miesięcznie. Wartość transakcji to 2000 zł x 12 miesięcy = 24 000 zł. Mimo, że przez większą część wykonywania umowy suma płatności nie przekroczy limitu ustawowego, już pierwsza płatność powinna być dokonana bezgotówkowo ponieważ strony mogą (w chwili dokonywania pierwszej płatności) określić jej całkowitą wartość.

 
Okres płatności 1 2 3 4 5 6 7 8
Kwota płatności 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000
Suma wpłat 2000 4000 6000 8000 10 000 12 000 14 000 16 000

 

Legenda

Czerwony kolor – od której płatności stosuje się obowiązek rozliczenia bezgotówkowego

Niebieski kolor – od której płatności przekroczono limit

 

2. Umowa na czas określony bez ustalonego minimalnego wynagrodzenia

Ponieważ strony nie mogą określić wartości transakcji z chwilą dokonywania pierwszych płatności, nie obowiązuje do nich limit z art. 22 sdg. Z chwilą, gdy suma płatności (od początku obowiązywania umowy) przekroczy limit ustawowy – płatności muszą być dokonywane bezgotówkowo.

Przykład: Umowa z biurem księgowym zawarta na okres 2 lat, bez wskazania wysokości wynagrodzenia (wysokość wynagrodzenia zależy od wykonanych czynności i jest różna w poszczególnych miesiącach). W pierwszym miesiącu – 1000 zł, w trzech kolejnych po 3000, w piątym 5000 zł, w szóstym 1000 zł. Ponieważ dopiero przy płatności w szóstym miesiącu strony mogą określić, że wartość transakcji przekroczy limit, za szósty miesiąc (i każdy następny) dokonują rozliczenia bezgotówkowego. Wcześniejsze płatności gotówkowe są prawidłowe i nie stanowią naruszenia przepisów.

Okres płatności 1 2 3 4 5 6
Kwota płatności 1000 3000 3000 3000 5000 1000
Suma wpłat 1000 4000 7000 10 000 15 000 16 000

 

3. Umowa na czas nieokreślony z ustalonym wynagrodzeniem okresowym

Kwalifikacja płatności zależy od wysokości wynagrodzenia, okresu rozliczeniowego i okresu wypowiedzenia. Jeżeli dla umowy na czas nieokreślony suma wynagrodzeń pewnych (które będzie trzeba zapłacić zanim upłynie okres wypowiedzenia) przekroczy limit, od pierwszej płatności powinny być rozliczane bezgotówkowo.

Przykład 1: Umowa na czas nieokreślony, płatność miesięcznie 8000 złotych, okres wypowiedzenia 3 miesiące. W takim przypadku, ponieważ nawet teoretycznie przyjmując, że umowę można wypowiedzieć w dniu zawarcia, strony mogą jednoznacznie określić, że do czasu jej zakończenia nastąpią trzy płatności po 8000 zł każda, więc limit zostanie przekroczony. Od pierwszej płatności obowiązuje rozliczenie bezgotówkowe.

Okres płatności 1 2 3
Kwota płatności 8000 8000 8000
Suma wpłat 8000 16 000 24 000

 

Przykład 2: Umowa na czas nieokreślony, płatność miesięcznie 2000 złotych, okres wypowiedzenia – tydzień. W takim przypadku płatności do momentu przekroczenia limitu ustawowego mogą być dokonywane w gotówce – z dniem dokonania pierwszej płatności strony nie wiedzą, jak długo będzie trwała umowa i jaka będzie jej łączna wartość, ale wiedzą, że w przypadku najkrótszego możliwego terminu obowiązywania limit obrotu gotówkowego nie zostanie przekroczony.

Okres płatności 1 2 3 4 5 6 7 8
Kwota płatności 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000
Suma wpłat 2000 4000 6000 8000 10 000 12 000 14 000 16 000

 

Przykład 3: Umowa na czas nieokreślony, płatność miesięcznie 2000 złotych, okres wypowiedzenia 3 miesiące liczonym od początku miesiąca następującego po tym, w którym złożono wypowiedzenie. W takim przypadku płatności do momentu, w którym strony wiedzą, że limit nie został przekroczony mogą być dokonywane w gotówce – z dniem dokonania pierwszej płatności strony nie wiedzą, jak długo będzie trwała umowa i jaka będzie jej łączna wartość, ale wiedzą, że w przypadku najkrótszego możliwego terminu obowiązywania limit obrotu gotówkowego nie zostanie przekroczony. Wiedzą jednak, że okres wypowiedzenia to 3 miesiące, a w tym okresie wartość umowy wyniesie 6000 zł. Zatem w 5 miesiącu wiedzą, że wartość transakcji przekroczy limit ustawowy.

Okres płatności 1 2 3 4 5 6 7 8
Kwota płatności 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000
Suma wpłat 2000 4000 6000 8000 10 000 12 000 14 000 16 000

 

4. Umowa o stałej współpracy (zakup w danym okresie towarów lub usług o znanej minimalnej wartości)

Strony co prawda nie mogą określić ostatecznej wartości całej transakcji, ale znają jej minimalną wartość w okresie rozliczeniowym (wyższą niż limit obrotu gotówkowego). Niezależnie od tego, czy umowa jest zawarta na czas określony czy nieokreślony, przepisy o limicie stosuje się od pierwszej płatności za częściową dostawę.

Przykład 1 (minimalna wartość obrotów w danym okresie przekracza limit): Umowa o stałej współpracy – zobowiązanie do zakupów za kwotę co najmniej 40 000 zł w miesiącu. Przedsiębiorca wielokrotnie w ciągu miesiąca zamawia towar za kwotę nieprzekraczającą limitu z art. 22 sdg. Ponieważ znana jest kwota obrotu w danym okresie i przekracza ona limit ustawowy, od pierwszej transakcji w danym okresie strony stosują formę bezgotówkową rozliczenia. Ponieważ jednak znana jest minimalna wartość zamówienia w określonym przedziale czasu – to ona określa, czy rozliczenia za poszczególne – cząstkowe zamówienia, mogą być dokonane gotówkowo, czy nie.

Dzień 1 2 3 4 5 ... 31 Minimalny limit w okresie rozliczeniowym
Kwota płatności 500 1800 14 000 200 17 000 ... 10 000 40 000
Suma wpłat 500 2300 16 300 16 500 33 500 ... 43 500  

 

Przykład 2 (minimalna wartość obrotów w danym okresie nie przekracza limitu): Umowa o stałej współpracy – zobowiązanie do zakupów za kwotę co najmniej 14 000 zł w miesiącu. Przedsiębiorca wielokrotnie w ciągu miesiąca zamawia towar za kwotę nieprzekraczającą limitu. Ponieważ znana jest kwota minimalnego obrotu w danym okresie i nie przekracza ona limitu ustawowego, do momentu osiągnięcia limitu ustawowego w danym okresie strony mogą rozliczać się gotówką. Po przekroczeniu limitu każda następna płatność jest dokonywana bezgotówkowo.

Faktycznie przekroczenie limitu w danym okresie rozliczeniowym

Dzień 1 2 3 4 5 ... 31 Minimalny limit w okresie rozliczeniowym
Kwota płatności 500 0 1000 10 000 5000 ... 1850 14 000
Suma wpłat 500 500 1500 11 500 16 500 ... 18 350  

Uwaga: minimalny obrót w ustalonym przez strony okresie został przekroczony ale nie przekroczył limitu ustawowego – brak obowiązku rozliczania bezgotówkowego.

Brak przekroczenia limitu w danym okresie rozliczeniowym

Dzień 1 2 3 4 5 ... 31 Minimalny limit w okresie rozliczeniowym
Kwota płatności 500 0 1000 10 000 3000 ... 300 14 000
Suma wpłat 500 500 1500 11 500 14 500 ... 14 800  

Uwaga: ponieważ określony przez strony minimalny obrót (limit transakcji) w danym okresie nie przekroczył 15 000 zł, do momentu jego osiągnięcia strony mogą rozliczać się w gotówce.

Share Print