Jak elektronicznie załatwić sprawę urzędową za pomocą serwisu eWnioski biznes.gov.pl?

Korzystając z punktu kontaktowego biznes.gov.pl możesz w szybki i prosty sposób załatwić drogą elektroniczną wiele spraw urzędowych, związanych z funkcjonowaniem Twojej firmy. W kolejnych krokach dowiesz się, jak to zrobić.

Krok 1. Identyfikacja tożsamości

Urząd, przyjmując wniosek, musi mieć pewność, że pochodzi on od właściwej osoby – czyli w tym przypadku od Ciebie. Dlatego warunkiem złożenia wniosku online za pośrednictwem punktu kontaktowego jest identyfikacja tożsamości wnioskodawcy oraz elektroniczne podpisanie wniosku. Pierwszym krokiem jest rejestracja – utworzenie konta użytkownika biznes.gov.pl. Cały  proces zajmuje kilka minut, a wymagane od Ciebie dane to imię, nazwisko oraz adres e-mail. Powinieneś także zdefiniować swoje hasło. Możesz także zalogować się (bez konieczności dodatkowej rejestracji) wykorzystując swoje konto w Profilu Zaufanym lub Facebook. Pamiętaj jednak, że skuteczne dostarczenie online wniosku do urzędu wymaga dodatkowo posiadania przez Ciebie podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego. Dowiedz się więcej z artykułu: E-wnioski biznes.gov.pl - podpis elektroniczny, profil zaufany.

Ważne! Od października 2016 roku możesz także załatwiać sprawy poprzez biznes.gov.pl z wykorzystaniem bankowości internetowej, dzięki której potwierdzisz swój profil zaufany. Więcej informacji znajdziesz w artykule Korzystanie z eWniosków biznes.gov.pl oraz CEIDG z wykorzystaniem bankowości internetowej.

Krok 2. Wysyłanie pisma do urzędu

Wysyłanie pisma ogólnego

Najprostszą formą kontaktu z interesującym urzędem w dowolnej sprawie będzie dla Ciebie sporządzenie tzw. pisma ogólnego i wysłanie go przez punkt kontaktowy biznes.gov.pl na elektroniczną skrzynkę podawczą urzędu.

W treści pisma musisz zawrzeć wszystkie dane wymagane do realizacji danej sprawy. Jeżeli pomniesz jakieś informacje, urząd wezwie Cię (drogą elektroniczną) do usunięcia braków.

Niektóre procedury wymagają wykorzystania odpowiedniego formularza. Co wtedy? Najprostszym sposobem będzie skorzystanie z wyszukiwarki procedur na portalu biznes.gov.pl – w opisach procedur znajdziesz odnośniki do wszystkich wymaganych w danym przypadku formularzy urzędowych. Możesz pobrać formularz, wypełnić go i załączyć do pisma ogólnego wysyłanego do urzędu. Co ważne, przy opisach procedur znajdziesz także informacje m.in. terminach i opłatach związanych z realizacją wybranej procedury oraz o urzędach właściwych do jej wykonywania.

Jeśli potrzebujesz więcej informacji, zajrzyj do artykułu: Wysłanie pisma ogólnego – szczegółowe instrukcje.

eWnioski biznes.gov.pl

Na platformie eWnioski biznes.gov.pl możesz skorzystać z bogatej bazy gotowych formularzy elektronicznych, dostępnych dla wybranej procedury urzędowej. Korzystanie z elektronicznych, gotowych wniosków ułatwia ich wypełnianie i pozwala uniknąć błędów. Elektroniczna forma pozwala też urzędom na szybsze przetwarzanie przesłanych przez Ciebie informacji. W jaki sposób będziesz wiedział, czy daną procedurę możesz załatwić online za pomocą biznes.gov.pl? To proste. Jeśli jest taka możliwość, w opisach procedur (pamiętaj, że interesującą Cię procedurę znajdziesz dzięki wyszukiwarce), znajdziesz odpowiednią informację. Sprawy, które można wykonać online, wyróżnione zostały adnotacją „e-procedura" w prawej kolumnie na liście wyników wyszukiwania.

Link do e-procedury umieszczony jest w opisie procedury, w formie zielonego przycisku:

Więcej: E-wnioski biznes.gov.pl – elektroniczna realizacja procedur poprzez portal biznes.gov.pl

Pamiętaj! Pełną listę udostępnianych procedur, które możesz zrealizować elektroniczne, znajdziesz na platformie eWnioski.

Krok 3. Potwierdzenie wysłania i doręczenia dokumentu do urzędu

W jaki sposób dowiedz się, czy Twoje pismo dotarło do właściwego urzędu? Po wysłaniu pisma ogólnego lub wniosku w ramach konkretnej e-usługi, otrzymasz dokument Urzędowego Poświadczenia Odbioru – Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPO-UPP), który stanowi formalne potwierdzenie doręczenia pisma do urzędu.

Bieg terminu załatwienia sprawy przez właściwy organ rozpoczyna się w dniu roboczym następującym po dniu otrzymania potwierdzenia.

Krok 4. Odpowiedź od urzędu

Określenie formy komunikacji

Pamiętaj, że niezależnie od tego, czy wysyłasz pismo ogólne, czy korzystasz z e-procedury, niezbędne jest określenie formy dalszej komunikacji z urzędem. Jeśli wybierzesz formę elektroniczną, urząd ma obowiązek doręczyć pismo z odpowiedzią za pomocą środków komunikacji elektronicznej na Twój adres elektroniczny w ramach punktu kontaktowego biznes.gov.pl (elektroniczny adres przedsiębiorcy). W innym przypadku, odpowiedź zostanie przesłana tradycyjną pocztą na Twój adres, który podałeś we wniosku (adres musi znajdować się w Polsce).

Odpowiedź urzędu

Przygotowany dokument elektroniczny odpowiedzi, sygnowany podpisem elektronicznym, urząd wysyła na elektroniczny adres przedsiębiorcy na biznes.gov.pl (adres, z którego pismo przedsiębiorcy zostało doręczone do urzędu). Odpowiedź trafia więc na Twoje konto w systemie biznes.gov.pl, a na Twojego maila trafia zawiadomienie o oczekującej korespondencji. Jeśli chcesz odczytać odpowiedź, po pierwsze musisz być zalogowany w systemie biznes.gov.pl. Ponadto, zanim będziesz miał możliwość zapoznania się z otrzymaną odpowiedzią (po zalogowaniu), musisz podpisać dokument UPO–UPD (Urzędowe Poświadczenie Doręczenia). Dokument ten jest dla urzędu dowodem doręczenia korespondencji do Ciebie – podpisane przez Ciebie UPD trafia do urzędu.

Jeśli nie odbierzesz pisma (nie podpiszesz dokumentu potwierdzającego odbiór UPO-UPD), po 7 dniach punkt kontaktowy biznes.gov.pl wyśle na Twoja skrzynkę pocztową kolejne zawiadomienie. Co ważne, po 14 dniach od wpłynięcia pisma (odpowiedzi) od urzędu, korespondencja zostaje zgodnie z obowiązującymi przepisami uznana za doręczoną. W tym przypadku, po zalogowaniu do biznes.gov.pl, możesz odczytać treść odpowiedzi już bez konieczności podpisania dokumentu potwierdzającego odbiór (UPO-UPD).

Schemat przedstawiający proces doręczenia korespondencji elektronicznie z urzędu do użytkownika biznes.gov.pl

Dodatkowe informacje

Załatwianie sprawy urzędowej przez pełnomocnika

Sprawy urzędowe może załatwiać w Twoim imieniu pełnomocnik (może to robić także w formie elektronicznej). Co do zasady, pełnomocnik powinien posługiwać się dokumentem stwierdzającym udzielenie pełnomocnictwa, co wiąże się z koniecznością wnoszenia opłaty skarbowej (17 zł). Możesz uniknąć opłaty. Jeśli dane pełnomocnika i zakres pełnomocnictwa znajdują się we wpisie Twojej firmy w CEIDG/KRS, nie ma potrzeby posługiwania się dokumentem pełnomocnictwa, a powołanie się na takie pełnomocnictwo nie podlega opłacie skarbowej.

Jeśli chcesz załatwiać sprawny za pośrednictwem biznes.gov.pl i korzystasz z pełnomocnika zapoznaj się z artykułem Załatw sprawę na biznes.gov.pl online przez pełnomocnika.

Więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule: Korzystanie z pełnomocnika.

Jakich spraw nie załatwisz drogą elektroniczną przez biznes.gov.pl?

Punkt kontaktowy biznes.gov.pl stale poszerza bazę procedur, które można załatwić online. Pamiętaj jednak, że niektóre procedury wymagać będą korzystania z innych serwisów, albo np. wykorzystania dokumentów w wersji papierowej bez możliwości wysyłania skanów.

Nie zrealizujesz przez punkt kontaktowy procedur:

  • dla których obowiązują określone przepisami zasady wnoszenia wniosku/podania (np. CEIDG, e-deklaracje podatkowe PUE ZUS – ubezpieczenia społeczne), niezbędne jest skorzystanie z tych serwisów,
  • dla których występują tzw. bariery elektronizacji – np. w przepisach wskazano na konieczność wniesienia wniosku na piśmie lub osobiście, wymagane jest załączenie dokumentu, którego wnioskodawca nie posiada w wersji elektronicznej, a załączenie jego skanu nie jest dopuszczalne.

Jeśli w komunikacji z urzędem konieczne jest wysyłanie kopii dokumentów w wersji papierowej, powinieneś wiedzieć, że do wniosku składanego drogą elektroniczną możesz załączyć dokumenty w postaci kopii elektronicznej (tzw. skan) tylko w przypadku, jeżeli jest to dokument wydany przez podmiot publiczny. Ewentualnie można wykorzystać elektroniczny odpis dokumentu poświadczony przez notariusza.

W przypadku informacji znanych lub możliwych do ustalenia samodzielnie przez organ, nie może on żądać dołączenia do wniosku dodatkowych zaświadczeń.

Więcej na temat załączników i zaświadczeń:  Elektroniczne kopie dokumentów w e-procedurach

Podsumowanie

Portal biznes.gov.pl umożliwia:

  • wysłanie pisma/wniosku drogą elektroniczną do wybranego urzędu,
  • przekazywanie UPO-UPP (Urzędowego Potwierdzenie Przedłożenia) wystawionego przez elektroniczną skrzynką podawczą urzędu (dokument wystawiany automatycznie po odebraniu pisma przez urząd),
  • mailowe zawiadomienie o wpłynięciu pisma/odpowiedzi z urzędu (dotyczy korespondencji wysłanej przez urząd na adres elektroniczny przedsiębiorcy na biznes.gov.pl),
  • przypomnienie po 7 dniach o oczekującej korespondencji z urzędu (w przypadku jej niepodjęcia),
  • możliwość podpisania UPO-UPD (Urzędowe Potwierdzenie Doręczenia) i dostęp do pisma od urzędu.

Proces doręczeń realizowany jest przez punkt kontaktowy biznes.gov.pl przy wykorzystaniu platformy ePUAP, zgodnie z regulacjami zawartymi w Kodeksie Postępowania Administracyjnego. Urzędy odbierają pisma poprzez ePUAP (lub zintegrowane z ePUAP systemy). Odpowiedź także udzielana jest za pośrednictwem ePUAP i kierowana jest na adres elektroniczny przedsiębiorcy, czyli elektroniczną skrytkę udostępnioną przedsiębiorcy w punkcie kontaktowym biznes.gov.pl.

Share Print