Spisanie umowy z pracownikiem

Przed zatrudnieniem pracownika

W potocznym rozumieniu pracownikiem jest zarówno osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę jak i osoba zatrudniona w  oparciu o umowę o dzieło lub umowę zlecenie. Zgodnie z kodeksem pracy pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Natomiast osoby wykonujące pracę w oparciu o umowę o dzieło lub umowę o pracę nie są pracownikami w rozumieniu kodeksu pracy. Kwestie wykonywania przez nich usług reguluje kodeks cywilny, a zawierane umowy nazywane są cywilnoprawnymi. Na potrzeby kreatora stosować będziemy (o ile nie zaznaczymy inaczej) potoczne znaczenie określenia pracownika.

Do najpopularniejszych kanałów służących do znalezienia pracowników należą: zamieszczanie oferty w mediach, poszukiwanie pracowników wśród znajomych, korzystanie z usług agencji zatrudnienia, umieszczenie ogłoszenia w Internecie (własna strona lub serwisy ogłoszeniowe), zwracanie się do urzędów pracy i biur karier.

Przy zatrudnianiu pracowników o umowę pracę pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

• imię (imiona) i nazwisko
• imiona rodziców
• datę urodzenia
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji)
• wykształcenie
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia

Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od wymienionych powyżej danych osobowych, także:

• innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy
• numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL)

Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone powyżej, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.  Ponadto może domagać się udokumentowania danych osobowych. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Dane zawarte w składanych przez kandydatów ofertach pracy należy zabezpieczyć. Chcąc zatrudnić pracowników należy pamiętać, iż w Polsce pracownikami mogą być osoby, które ukończyły 18 lat (przepisy prawa dopuszczają zatrudnienie młodocianych – czyli osób w wieku 15-18 lat).

Co powinny zawierać umowy zawierane z pracownikami

Umowa o pracę a stosunek pracy

Umowa o pracę jest potwierdzeniem nawiązania stosunku pracy pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem. Stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono – w dniu zawarcia umowy. Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Jeżeli podpisana umowa spełnia te warunki, lecz jest nazwana inaczej (np. umową cywilnoprawną), to jest ona traktowana jak nawiązanie stosunku pracy. Co istotne takie działanie może zostać uznane przez organy kontrolne za naruszenie prawa pracy i zagrożone jest grzywną w wysokości od 1000 do 30 tys. zł.

Umowa o pracę

Umowami o pracę są umowy: na okres próbny, na czas określony, na czas wykonania określonej pracy, na czas nieokreślony, na zastępstwo. Pracodawca zatrudniając pracownika zobowiązany jest do zawarcia na piśmie umowy o pracę. Umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

• rodzaj pracy
• miejsce wykonywania pracy
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia
• wymiar czasu pracy
• termin rozpoczęcia pracy

Ponadto umowa może zawierać także inne elementy, np. oznaczenie czasu na jaki została zawarta, określenie zakresu obowiązków lub odesłanie do regulaminu pracy; zobowiązanie do zachowania tajemnicy zawodowej.

Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Umowa spisywana jest w dwóch egzemplarzach, jeden pozostaje u pracodawcy, natomiast drugi otrzymuje pracownik. W przypadku, gdy umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Jeżeli pracodawca nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę, to podlega karze grzywny w wysokości od 1000 do 30 tys. zł.

Umowy cywilnoprawne

Umowa zlecenie

Umowa zlecenie powinna być zawarta na piśmie (co prawda przepisy nie nakładają takiego obowiązku ale leży to w interesie zleceniodawcy i zleceniobiorcy). W umowie tej przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Dający zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie. Powinien jednak zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia; w razie odpłatnego zlecenia obowiązany jest uiścić przyjmującemu zlecenie część wynagrodzenia odpowiadającą jego dotychczasowym czynnościom, a jeżeli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, powinien także naprawić szkodę. Umowa zlecenie powinna zawierać:

• strony umowy
• przedmiot zlecenia (w miarę możliwości powinien być określony bardzo dokładnie)
• zakres współpracy
• czas trwania/termin wykonania
• datę i miejsce sporządzenia / podpisania 
• wynagrodzenie (umowa zlecenie może być umową nieodpłatną lecz są to rzadkie przypadki i fakt taki powinien być ujęty w umowie)
• informacje o kosztach i stronie które je pokrywa 
• zobowiązania zleceniobiorcy
• podpisy stron

Umowa o dzieło

Umowa zlecenie powinna być zawarta na piśmie (co prawda przepisy nie nakładają takiego obowiązku ale leży to w interesie zleceniodawcy i zleceniobiorcy). Przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. Dopóki dzieło nie zostało ukończone, zamawiający może w każdej chwili od umowy odstąpić płacąc umówione wynagrodzenie. Jednakże w wypadku takim zamawiający może odliczyć to, co przyjmujący zamówienie oszczędził z powodu niewykonania dzieła. W braku odmiennej umowy przyjmującemu zamówienie należy się wynagrodzenie w chwili oddania dzieła. Jeżeli dzieło ma być oddawane częściami, a wynagrodzenie zostało obliczone za każdą część z osobna, wynagrodzenie należy się z chwilą spełnienia każdego ze świadczeń częściowych. Umowa o dzieło powinna zawierać:

• strony umowy
• dokładny opis zamawianego dzieła
• zakres współpracy 
• datę i miejsce sporządzenia umowy
• wysokość wynagrodzenia oraz termin a także sposób zapłaty 
• informację o tym, kto dostarcza materiały i kto ponosi ich koszt
• podpisy stron

Umowa o pracę nakładczą

Umowa o pracę nakładczą powinna być zawarta na piśmie i powinna zawierać:

• datę zawarcia
• dane stron umowy
• określenie „umowa o pracę nakładczą” 
• określenie rodzaju pracy (dzieła)
• ewentualne określenie minimalnej ilości pracy zlecanej miesięczne nakładcy 
• zasady wynagradzania za wykonaną pracę, w tym ewentualne premie, dodatki itp.
• określenie terminu rozpoczęcia wykonywania pracy nakładczej 
• ewentualne wynagrodzenie za użytkowanie w pracy nakładczej maszyn, urządzeń i narzędzi stanowiących własność wykonawcy - w wysokości odpowiadającej wartości ich odtworzenia (chyba że stanowi o tym regulamin pracy nakładczej)

Należy pamiętać, jeżeli umowa cywilnoprawna spełnia warunki zawarcia umowy o pracę (czyli np. w umowie pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem), to taka umowa traktowana jest jako nawiązanie stosunku pracy na podstawie umowy o pracę. W takim przypadku pracodawca (albo osoba działająca w jego imieniu) podlegają karze grzywny w wysokości od 1000 do 30 tys. zł.