Aktualizacja danych

Jeśli twoje dane podatkowe zmieniają się, musisz składać zgłoszenia aktualizacyjne. Masz na to 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana.

Przedsiębiorca wpisany w CEIDG

Aktualizuj dane, także nieobjęte wpisem, za pośrednictwem ewidencji CEIDG. Jako zgłoszenie aktualizacyjne złóż wniosek CEIDG-1, dołączając ewentualnie odpowiednie załączniki (CEIDG-MW, CEIDG-RB, CEIDG-RD, CEIDG-SC, CEIDG-POPR). Zaktualizuj dane na stronie CEIDG.

Teoretycznie przedsiębiorcy nie muszą informować urzędu skarbowego o zmianie danych przekazywanych z rejestru PESEL (wcześniej wymienionych). W przypadku przedsiębiorców objętych rejestrem PESEL i wpisanych do CEIDG wniosek o wpis jest jednak źródłem danych przekazywanych w ramach procedury "jednego okienka" nie tylko do naczelnika urzędu skarbowego, ale również ZUS/KRUS i GUS. Przy zmianie, np. nazwiska musisz więc złożyć na formularzu CEIDG-1 wniosek o zmianę wpisu.

Przedsiębiorcy rozliczający się w formie karty podatkowej

Jeśli rozliczasz się w formie karty podatkowej, a twoje dane (mające wpływ na wysokość podatku) podane we wniosku o zastosowanie tej formy opodatkowania zmienią się, musisz złożyć informację na druku PIT-16Z.

Osoby fizyczne niebędące przedsiębiorcami wpisanymi w CEIDG, których identyfikatorem podatkowym jest NIP

Jeśli jesteś taką osobą fizyczną, zgłoszenia aktualizacyjnego musisz dokonać na formularzu NIP-7, ewentualnie wraz z odpowiednimi załącznikami (NIP-B lub NIP-C). Złóż je elektronicznie, podczas wizyty w urzędzie skarbowym lub wyślij na jego adres. W przeciwieństwie do przedsiębiorców wpisanych w CEIDG nie musisz informować o zmianie danych osobowych przekazywanych fiskusowi z rejestru PESEL.

Osoby prawne niewpisane do KRS (np. szkoły wyższe) i jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej (np. spółki cywilne)

Podmioty te składają zgłoszenia aktualizacyjne na druku NIP-2. W razie potrzeby dołączają do niego odpowiednie załączniki (NIP-2/A, NIP-B, NIP-C lub NIP-D).

Baza KRS

Zmiana danych przedsiębiorców wpisanych w KRS może dotyczyć informacji objętych wpisem, np. adresu siedziby albo danych uzupełniających niepodlegających wpisowi, np. rachunków bankowych. Jeżeli zmiany dotyczyć będą wyłącznie danych objętych wpisem do KRS, wystarczy złożenie wniosku do sądu. Wówczas dane z KRS zostaną przesłane do zainteresowanych urzędów (GUS, US, ZUS). Funkcjonujące podmioty zostaną w ten sposób zwolnione z obowiązku aktualizowania swoich danych w urzędach w zakresie informacji objętych wpisem do KRS.

W razie zmiany danych uzupełniających (niezależnie od tego, czy chodzi o informacje dla US, GUS czy ZUS) trzeba poinformować o nich naczelnika urzędu skarbowego w ciągu 7 dni na formularzu NIP-8. Dane uzupełniające zostaną umieszczone w CRP KEP, skąd będą przekazywane do rejestru REGON i do Centralnego Rejestru Płatników Składek.

Podmioty niepodlegające wpisowi w KRS, np. spółki cywilne, zgłaszają wszystkie zmiany samodzielnie. Zgłoszenia aktualizacyjne składają bezpośrednio w urzędzie skarbowym lub wysyłają je na jego adres.

Aktualizacji danych ewidencyjnych dotyczących podatkowych grup kapitałowych dokonuje wskazana w umowie spółka reprezentująca grupę. Obowiązek ten jest niezależny od konieczności aktualizacji danych, który ciąży na każdej ze spółek wchodzących w skład grupy.

Zmiany w VAT-R

Podatnicy podatku od towarów i usług muszą także aktualizować dane objęte zgłoszeniem VAT-R. Zgłoszenie to muszą złożyć podmioty prowadzące działalność jako czynni podatnicy VAT. Dotyczy to osób prawnych, jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej oraz osób fizycznych wykonujących samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat tej działalności. Podatnicy zwolnieni z VAT ze względu na nieprzekroczenie limitu obrotów (tzw. drobni przedsiębiorcy) oraz podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z VAT mogą, ale nie muszą składać zgłoszenia rejestracyjnego. Jeżeli to zrobią, są rejestrowani jako "podatnicy VAT zwolnieni".
Nie każdą zmianę danych podatkowych trzeba zgłaszać. Aktualizacji zgłoszenia VAT-R trzeba dokonać, gdy zmieniają się informacje nieobjęte obowiązkiem aktualizacji na podstawie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, np. sposób rozliczania podatku VAT. Pozostałych danych, np. nazwy przedsiębiorstwa, nie zgłasza się. Wystarczy złożyć zgłoszenie aktualizacyjne dla celów ewidencyjnych - odpowiednio na formularzu CEIDG-1, NIP-2, NIP-7 albo NIP-8. Nie ma to jednak zastosowania, jeżeli zgłaszana modyfikacja powoduje zmianę właściwości urzędu skarbowego. W takiej sytuacji, poza złożeniem CEIDG-1, NIP -2, NIP-8 albo NIP-7, trzeba również zaktualizować VAT-R. Na aktualizację danych zawartych w zgłoszeniu masz 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana.