Zgłoszenia do ubezpieczeń, imienne raporty miesięczne, deklaracje rozliczeniowe, inne dokumenty niezbędne do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów, płatnicy składek zobowiązani są przekazywać do ZUS poprzez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z oprogramowania " Płatnik" – zwanego oprogramowaniem interfejsowym.
Od niedawna płatnicy składek do 100 ubezpieczonych mogą w sposób elektroniczny generować i wysłać dokumenty rozliczeniowe, dokonać zgłoszenia lub wyrejestrowania ubezpieczonych również dzięki aplikacji "ePłatnik" , która działa w ramach portalu ZUS. Aplikacja ePłatnik bazuje na technologii webowej, która nie wymaga instalacji, a do jej poprawnego działania wystarczy przeglądarka stron www oraz dostęp do internetu.
Przekazywanie dokumentów elektronicznie ma wiele zalet: skraca czas wprowadzenia dokumentów ubezpieczeniowych do systemu informatycznego ZUS, eliminuje ręczne wypełnianie dokumentów, przez co daje większe gwarancje prawidłowego zapisu danych na koncie płatnika i ubezpieczonego.
W formie elektronicznej płatnik może przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe w następujący sposób:
- za pomocą przekazu elektronicznego (wykorzystując komputer i modem),
Aby skorzystać z tej możliwości należy:
- w przypadku programu "Płatnik" - uzyskać certyfikat klucza publicznego. Klucz publiczny i klucz prywatny generowane są za pomocą wspomnianego programu,
- w przypadku aplikacji ePłatnik - najpierw należy zarejestrować się na pue.zus.pl (w tym celu konieczne jest posiadanie profilu zaufanego bądź certyfikatu kwalifikowanego albo rejestracji profilu za pośrednictwem bankowości elektronicznej). Po zalogowaniu do portalu winno się aktywować moduł ePłatnik w zakładce „Ustawienia”.
- dostarczając je na komputerowym nośniku informacji (CD ROM).
Przy tej formie przekazywania dokumentów należy uzyskać zgodę dyrektora właściwego ze względu na siedzibę płatnika składek oddziału ZUS, który wskaże miejsce dostarczenia nośnika i jego rodzaj, a także należy uzyskać certyfikat klucza publicznego.
Wyjątki
Tylko w uzasadnionych przypadkach, na wniosek płatnika składek złożony w jednostce terenowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, ZUS może upoważnić płatnika składek rozliczającego składki za więcej niż 5 osób do przekazywania dokumentów w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku lub poprzez nośniki elektroniczne w formie dokumentu elektronicznego z oprogramowania interfejsowego.
Przy ustalaniu obowiązku przekazywania dokumentów w formie elektronicznej bierze się pod uwagę liczbę osób, za które płatnik zobowiązany był w danym miesiącu kalendarzowym rozliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i/lub ubezpieczenie zdrowotne. Płatnik składek, wobec którego powstał obowiązek teletransmisji danych, a który następnie w jednym z kolejnych miesięcy zobowiązany jest do rozliczenia składek za mniej niż 6 osób, ma prawo przekazywać dokumenty w formie papierowej, tj. według ustalonego wzoru albo wydruku z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez ZUS.
Płatnicy składek-podmioty zagraniczne, które nie posiadają w Polsce swojej siedziby ani przedstawicielstwa, przekazują dokumenty na zasadach ogólnych. Przy ustalaniu liczby osób ubezpieczonych biorą pod uwagę tylko ubezpieczonych zgłoszonych do polskiego systemu ubezpieczeń.
Dokumenty, które zostaną przekazane w innych formach niż wymagane lub też nie będą nadawały się do przetworzenia przy użyciu technologii automatycznego odczytu, nie będą przez ZUS przyjmowane, co jest równoznaczne z nieprzekazaniem dokumentów.
Podstawa prawna: