Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Najem samochodów do firmy

Najem samochodów jest rozwiązaniem dla każdej wielkości przedsiębiorstwa, w tym także małych i średnich firm, które dzięki niemu nie muszą szukać pieniędzy na zakup samochodów. Najem należy do umów, na podstawie których najemca (przedsiębiorca prowadzący działalność) otrzymuje do korzystania pojazd płacąc w związku z tym najem określony czynsz najmu (opłaty) wynajmującemu. Po zakończeniu umowy przedmiot najmu zwracany jest wynajmującemu. Z uwagi na okres jego trwania najem dzieli się na:

  • krótkoterminowy
  • średnioterminowy
  • długoterminowy, kojarzony z leasingiem

Najem krótkoterminowy służy zaspokojeniu pojedynczych potrzeb transportowych występujących incydentalnie związanych ze wzmożonym zapotrzebowaniem na tego rodzaju usługi lub występuje w związku z niedyspozycją własnego taboru.

Najem zaś średnioterminowy pozwala wykorzystywać  auto dla realizacji zadań firmy w dłuższym okresie np. rok, pół roku i ma miejsce zazwyczaj gdy firma nie posiada własnej floty.  Jest więc alternatywą pomiędzy dość kosztownym najmem krótkoterminowym a leasingiem, którego minimalny okres trwania wynosi 2 lata. 
Przy najmie samochodów firma nie ponosi kosztów wpłaty wstępnej jak przy klasycznym leasingu, a jednocześnie samo zobowiązanie jest rozłożone na względnie krótki okres.

Podatek VAT

Najmując samochód przedsiębiorca otrzymuje od wynajmującego fakturę za usługę wypożyczenia samochodu. Faktura zawiera koszt wynajmu oraz naliczony z tego tytułu podatek VAT.  W zakresie  samochodów o masie powyżej 3,5 t lub innych służących wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej* podatek ten podlega pełnemu odliczeniu, zaś w odniesieniu do samochodów osobowych obowiązują pewne warunki. Otóż pojazd musi być wykorzystywane wyłącznie na na cele związane z działalnością gospodarczą. W tym celu  konieczne jest zaprowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów. Ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności. Warunkiem odliczenia 100% podatku VAT jest także złożenie  w urzędzie skarbowym,  na druku  VAT-26, informacji o pojazdach wykorzystywanych wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej. Informację tę należy złożyć w terminie 7 dni od dnia, w którym poniesiono pierwszy wydatek związany z w/w pojazdami. Więcej informacji na temat prowadzenia w/w ewidencji w artykule pt. "Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów pełnego odliczenia podatku VAT". Nie zachowanie w/w rygorów powoduje, że odliczenie będzie obejmowało tylko 50% kwoty podatku VAT naliczonego z tytułu usługi najmu jak i eksploatacji auta oraz zakupu paliwa.

Złóż informacje o pojazdach wykorzystywanych do działalności gospodarczej (VAT-26).

Podatek dochodowy

Natomiast co się tyczy rozliczeń w dziedzinie kosztów to zauważyć trzeba, iż wydatki z tytułu najmu stanowią koszty uzyskania przychodu. Zalicza się je z reguły do kosztów pośrednich. Samochód uzyskany w ramach umowy najmu nie jest wprowadzany do ewidencji środków trwałych. Stanowi on własność osoby trzeciej i nie podlega on amortyzacji. Kosztem podatkowym są należności z tytułu umowy. Również wydatki  z tytułu używania  wypożyczonego samochodu podlegają zaliczeniu w koszty uzyskania przychodu. Niemniej w odniesieniu do samochodów osobowych (definicja tego rodzaju aut w podatku dochodowym jest analogiczna jak dla potrzeb odliczenia ograniczonego VAT*) w tym zakresie obowiązują dodatkowe rygory. Nie możesz bowiem odliczyć opłat z umowy najmu powyżej wartości - 150.000 zł.  Jeśli  przekroczysz tą kwotę, to tracisz możliwość odliczenia opłat najmu powyżej tej kwoty. W przypadku gdy umowa leasingu  została zawarta na okres krótszy niż 6 miesięcy, wartość samochodu będzie ustalana jako wartość samochodu przyjęta dla celów ubezpieczenia. Nadal możesz jednak wliczać w koszty działalności wszystkie wydatki bieżące poniesione na eksploatację leasingowanych aut. Niemniej również tutaj są limity. Do kosztów podatkowych nie można bowiem zaliczyć więcej niż 75%  kosztów z tytułu używania samochodu osobowego. Limitów tych nie stosuje się do umów leasingu, najmu, dzierżawy dotyczących samochodu osobowego zawartych przed dniem 1 stycznia 2019. 
Koszty eksploatacji, to wydatki m.in. z tytułu:

  • kosztu zakupu paliwa, oleju napędowego, gaz napędowego itp.
  • mycia samochodu
  • usługi naprawy pojazdu, jego remont
  • kosztów części zamiennych, zużytych w związku z eksploatacją

Podatek od środków transportu

Spoczywa na najmującym samochody przedsiębiorcy tylko wtedy, gdy wynajmujący jest osobą zagraniczną i gdy ta forma wydania auta powoduje wymóg ich rejestracji na terenie kraju. Dodać też trzeba, że w/w podatek ma zastosowanie tylko do samochodów ciężarowych o masie powyżej 3,5 tony i kojarzonych z nimi przyczep lub naczep.

Podatek akcyzowy

Najem pojazdów nie został wymieniony w ustawie o podatku akcyzowym jako ewentualny tytuł podatkowy w dziedzinie akcyzy. W rezultacie pozyskanie auta tą drogą i to niezależnie od jego rodzaju (samochód ciężarowy i osobowy) nie wywołuje obowiązku zapłaty w/w podatku.


*Samochody do celów związanych z działalnością gospodarczą  w tym samochody ciężarowe to samochody:

  • o masie całkowitej pow. 3,5t
  • wielozadaniowe
  • typu van lub pic-u
  • specjalistyczne

Dane te wymagają potwierdzenia w formie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów oraz adnotacji w dowodzie rejestracyjnym.


Podstawa prawna:

Czy ta strona była przydatna?