Podatek dochodowy
Wykorzystywanie prywatnych samochodów do celów służbowych znalazło szerokie zastosowanie w praktyce wielu przedsiębiorstw. Wydatki ponoszone w związku z eksploatacją samochodu, który nie stanowi własności firmy (nie został wprowadzony do majątku firmy jako środek trwały), lecz majątek prywatny właściciela będą mogły stanowić koszt podatkowy firmy po spełnieniu określonych warunków.
Przede wszystkim wydatki te muszą:
- dotyczyć przejazdów wykonywanych w ramach działalności gospodarczej
- pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami
Oznacza to, że każdy wydatek na użytkowanie prywatnego samochodu do celów służbowych będzie musiał być należycie umotywowany jego koniecznością i niezbędnością pod kątem zadań gospodarczych przedsiębiorcy.
- Limit wydatków
Wydatki związane z eksploatacją prywatnego samochodu są limitowane. Ich wielkość bowiem nie może przekraczać 20% poniesionych kosztów.
Powyższe dotyczy samochodów osobowych, a więc innych niż pojazdy ciężarowe lub pozostałe służące do działalności gospodarczej*
- Dokumentacja dotycząca kosztów
Dla potrzeb rozliczenia poniesionych wydatków eksploatacyjnych przedsiębiorca jest zobowiązany do gromadzenia dowodów mających to potwierdzić. W rezultacie będą to faktury i rachunki obejmujące:
- koszty paliwa
- koszty eksploatacji samochodów (koszty oleju silnikowego, płynów, części zamiennych, przeglądów technicznych, wymiany opon, napraw oraz opłaty za parking, przejazdy płatnymi drogami)
- ubezpieczenia samochodu (OC, AC, NW pojazdu)
Niestety do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć też wydatków na ulepszenie pojazdów, nie są to bowiem koszty związane z eksploatacją samochodu.
Podatek VAT
Zasadniczo dla przedsiębiorcy będącego czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług fakt używania samochodów prywatnych do celów służbowych daje możliwość odliczenia podatku naliczonego. Ograniczenia jednak dotyczą samochodów osobowych, które nie są wykorzystane wyłącznie dla celów służbowych. Wówczas kwoty odliczeń nie mogą przekroczyć 50% podatku VAT wynikającego z faktur dokumentujących wydatki eksploatacyjne (np. paliwo, naprawy, wymiana ogumienia) w/w samochodu w okresie jego używania w przedsiębiorstwie. Z uwagi na powyższe wydatki na te cele powinny być wpisywane do ewidencji kosztów w kwotach netto uwzględniających 50% naliczonego podatku VAT. Więcej na temat rozliczeń podatkowych aut osobowych w firmie znajdziesz na stronach biznes.gov.pl.
*Samochody do celów związanych z działalnością gospodarczą w tym samochody ciężarowe to samochody:
- o masie całkowitej pow. 3,5t
- wielozadaniowe
- typu van lub pic-u
- specjalistyczne
Dane te wymagają potwierdzenia w formie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów oraz adnotacji w dowodzie rejestracyjnym.
Podstawa prawna:
- Art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
- Art. 86a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług