Rozliczanie eksploatacji samochodu pracownika wykorzystywanego dla celów służbowych

Samochód prywatny pracownika stale wykorzystywany w działalności firmy

Jeżeli pracownik w sposób ciągły wykorzystuje pojazd prywatny dla celów służbowych, można rozliczać koszty jego podróży na dwa sposoby:

• ryczałtem pieniężnym (jazdy lokalne)
• kilometrówką (ewidencja przebiegu pojazdu)

Kilometrówka (ewidencja przebiegu pojazdu)

Aby koszty eksploatacyjne samochodu prywatnego pracownika mogły zostać odpisane od przychodu firmy, powinny zostać ujęte ewidencja  przebiegu tego pojazdu. Ewidencja musi być prowadzona w układzie miesięcznym przez użytkownika i powinna być podsumowana przez przedsiębiorcę (pracodawcę). Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu
• numer rejestracyjny pojazdu 
• pojemność silnika
• numer wpisu, datę i cel wyjazdu
• opis trasy (skąd - dokąd)
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów
• stawkę za 1 km przebiegu
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu
• podpis podatnika (pracodawcy)

Wydatki, o których mowa wyżej mogą być zaliczane jako koszty uzyskania przychodu tylko do określonego poziomu. Jest on ustalany na poziomie kwot stanowiących wynik operacji przemnożenia ilości przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach (tzw. kilometrówka).

Z wymogu prowadzenia ewidencji są zwolnione wyłącznie przypadki jazdy lokalnej, gdy wydatki na ten cel są ustalane ryczałtowo.

Ryczałt pieniężny

Ryczałt pieniężny na przejazdy samochodem prywatnym pracownika obejmuje tylko jazdy lokalne. Chodzi o użytkowanie pojazdu zarówno na terenie miasta, w którym pracownik jest zatrudniony, jaki jazdy na terenie stanowią­cym miejsce jego pracy. Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca. Najczęściej jest on przyznawany na podstawie umowy cywilnej podpisywanej z pracownikiem.

Limit ten, jest zależny od liczby mieszkańców w danej gmi­nie lub mieście, w których pracownik jest zatrud­niony i nie może przekroczyć:

• 300 km - do 100 tys. mieszkańców
• 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkań­ców
• 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców

Ryczałt stanowi iloczyn stawki za 1 kilometr prze­biegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Zwrot kosztów przejazdu i ujęcie ich w ewidencji podatkowej może nastąpić po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Podatek VAT

Jeśli chodzi o odliczenia w zakresie podatku VAT, podlegają one pełnym odliczeniom przez pracodawcę, chyba że dotyczy to sektora pojazdów osobowych, gdzie odliczenia są limitowane do wysokości 50% podatku VAT naliczonego w fakturach dokumentujących wydatki związane eksploatacją auta w okresie jego używania w firmie.

Samochód prywatny pracownika użyty dla potrzeb odbycia podróży służbowej

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, niebędącym własnością pracodawcy. Zgoda ta może być zamieszczona w poleceniu wyjazdu ( delegacja).

W tym przypadkach, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości wynikającej z przemnożenia przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu (tzw. kilometrówka). Tak wyliczony koszt używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca i:

• zwraca go pracownikowi
• wlicza sobie do kosztów uzyskania przychodu (koszt podatkowy)

Przedsiębiorca nie może odliczyć jedynie tych kosztów, które nie mieszczą się we wspomnianych wyliczeniach.

W tym zakresie podatek VAT nie obowiązuje, ponieważ nie zachodzi dostawa lub świadczenie usług.

Podstawa prawna:

• Art. 23 ust. 1 pkt 36, ust. 4 i 5 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
• Art. 86a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy