Od 2014 r. podatnik ma obowiązek wystawić fakturę w sytuacji, gdy przed wydaniem towaru czy wykonaniem usługi otrzyma część należności, w odniesieniu do której powstaje obowiązek podatkowy. Faktura zaliczkowa powinna być wystawiona zasadniczo nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.
Jednakże, stosownie do art. 106 i ust. 7 ustawy o podatku VAT, faktury te nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed otrzymaniem na poczet przyszłej dostawy towaru lub wykonaniem usługi całości lub części zapłaty.
Obowiązek wystawiania faktur zaliczkowych nie ma charakteru powszechnego. Jak wynika bowiem z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty, przed dokonaniem czynności z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata będzie dotyczyć:
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów
- poniższych czynności:
- dostawę energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
- świadczenie usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych,
- najem, dzierżawę, leasing lub usługi o podobnym charakterze,
- usługi związane z nieczystościami, wymienione w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy, ochrony osób oraz ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej,
- dystrybucję energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.
Tak więc, w odniesieniu do ww. usług i dostaw, podatnik nie będzie miał obowiązku sporządzania faktury dokumentującej wpłatę zaliczki na poczet wykonania tych czynności.