Duplikat faktury wystawia się w przypadku zaginięcia lub zniszczenia faktury wystawionej pierwotnie. W/w zdarzenia losowe są podstawą do formalnego wniosku o wystawienie duplikatu. Dodać należy, że drukując skan czy posiadając PDF faktury, nie można uznać go za duplikat ani też samodzielnie odtworzyć brakujący dokument. Trzeba wystąpić o wydanie duplikatu. Co więcej, jeżeli to wystawcy zaginął oryginał faktury, to nie ma on prawa bez żądania nabywcy, wystawić duplikatu. W przypadku zaś gdy faktura pierwotna została wystawiona przez nabywcę towarów i usług (samofakturowanie), to jeżeli pierwotny egzemplarz faktury zaginie lub zostanie zniszczony, nabywca nie ma obowiązku prosić podatnika o wystawienie duplikatu faktury. Taki dokument wystawia sam.
Duplikat sporządza wystawca faktury pierwotnej lub faktury korygującej, Dane na takiej fakturze muszą być zgodnie z danymi zawartymi w kopii faktury lub faktury korygującej wystawionej pierwotnie (treści muszą być tożsame).
Uwaga ! Możliwe jest również wystawianie duplikatów not korygujących.
Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia. Oznacza to, że duplikat zawiera dwie daty – wcześniejszą – datę sprzedaży – oraz datę wystawienia duplikatu.
Zagubienie duplikatu faktury upoważnia do kolejnego wniosku o wystawienie duplikatu (nowego, z nowa datą wystawienia).
Podstawa prawna: