Wykonując usługi detektywistyczne nie można stosować środków technicznych oraz metod i czynności operacyjno-rozpoznawczych, zastrzeżonych dla upoważnionych organów na mocy odrębnych przepisów. Przekroczenie w/w uprawnień może wywoływać odpowiedzialność karną.
Detektyw podczas wykonywania czynności obowiązany jest posiadać przy sobie licencję oraz okazywać ją na żądanie osoby, której czynności dotyczą, w taki sposób, aby zainteresowany miał możliwość odczytać i zanotować imię i nazwisko detektywa oraz nazwę organu, który wydał licencję.
Przedsiębiorca zaś prowadzący działalność gospodarczą w zakresie usług detektywistycznych obowiązany jest prowadzić:
1) wykaz zatrudnianych detektywów;
2) rejestr zawartych umów wraz z opisem stanu ich realizacji.
Stan realizacji umów jest opisywany w odrębnej księdze stanowiącej aneks do rejestru zawartych umów.
Wykaz zatrudnionych detektywów o, którym mowa wyżej powinien zawierać:
1) imię i nazwisko detektywa;
2) datę i miejsce urodzenia;
3) adres zameldowania na pobyt stały lub czasowy;
4) serię i numer dowodu osobistego lub paszportu;
5) numer ewidencyjny PESEL - w przypadku obywateli polskich;
6) numer licencji, datę jej wydania oraz określenie organu, który ją wydał;
7) datę zawarcia z detektywem umowy oraz datę jej wygaśnięcia.
Z kolei na rejestr zawartych umów składają się poniższe dane:
1) kolejny numer umowy dotyczącej usługi detektywistycznej, zawartej w danym roku;
2) ogólne określenie rodzaju umowy oraz jej przedmiotu;
3) datę zawarcia i wygaśnięcia umowy;
4) oznaczenie strony zlecającej umowę ze wskazaniem nazwiska, imienia i adresu zamieszkania, a w odniesieniu do zleceniodawcy niebędącego osobą fizyczną - nazwy lub firmy, siedziby i adresu;
5) numer identyfikacji podatkowej (NIP).
Księga zaś realizacji umowy obejmuje:
1) numer umowy;
2) datę rozpoczęcia i zakończenia wykonywania usługi;
3) imiona i nazwiska detektywów wykonujących usługę;
4) adnotację o przekazaniu zleceniodawcy końcowego sprawozdania i dacie tego przekazania;
5) adnotacje:
a) o powiadomieniu organu prowadzącego postępowanie karne lub postępowanie w sprawach o przestępstwa skarbowe i wykroczenia, w przypadku zawarcia umowy, z której treści wynika, że może ona wiązać się ze sprawą, w której prowadzone jest takie postępowanie,
b) o zniszczeniu przetwarzanych danych osobowych zebranych w toku wykonywania usługi, w przypadku zaprzestania korzystania z uprawnień detektywa.
Powyższa dokumentacja może być prowadzona w formie pisemnej lub elektronicznej. W/w dokumentację, przechowuje się przez okres 5 lat liczony od zakończenia działalności przedsiębiorcy, a w przypadku księgi realizacji umowy - od daty zakończenia umowy.
Trzeba zaznaczyć, iż umowy na świadczenie usług detektywistycznych powinny przyjmować formę pisemną. W przypadku zaś gdy usługa obejmuje sprawy związane z prowadzeniem postępowań karnych lub karnych skarbowych dodatkowo wymagane jest powiadomienie organów prowadzących te postępowania.
Natomiast po wykonaniu usługi przedsiębiorca ma obowiązek sporządzić końcowe pisemne sprawozdanie z wykonanych czynności, zawierające w szczególności:
1) datę zawarcia umowy,
2) opis przedmiotu umowy,
3) określenie zakresu i przebiegu przeprowadzonych czynności,
4) opis stanu faktycznego,
5) datę zakończenia czynności w sprawie.
Sprawozdanie wraz z materiałami dokumentującymi opis stanu faktycznego przekazuje się zleceniodawcy.
W przypadku gdy sprawozdanie, zawiera informacje dotyczące przeprowadzonych czynności w sprawach karnych, przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą w zakresie usług detektywistycznych sporządza jego kopię i przechowuje ją przez okres 2 lat od dnia sporządzenia, jednak nie dłużej niż do dnia zaprzestania przez przedsiębiorcę wykonywania działalności gospodarczej w zakresie usług detektywistycznych.