- Podatkowa księga przychodów i rozchodów
Mogą ją prowadzić osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, jeżeli ich przychody z tytułu sprzedaży netto nie przekroczyły, za poprzedni rok obrotowy, w przeliczeniu na walutę polską, równowartości kwoty 2.000.000 euro.
Podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzi się wg wzoru określonego w załączniku do Rozporządzenia Ministra Finansów z z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Podatnik jest obowiązany zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej karty.
Księga oraz dowody, na których podstawie są dokonywane w niej zapisy, musi znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu - w miejscu wskazanym przez podatnika.
W/w księgę zakłada się na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego.
Zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.
Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez:
1) skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki lub
2) wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.
Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
- faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne,
- dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów (zwiększenie przychodów),
- dokumenty określające zwiększenie kosztów uzyskania przychodów,
- inne dowody księgowe.
Za dowody księgowe uważa się również:
1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3) dowody przesunięć;
4) dowody opłat pocztowych i bankowych;
5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat.
Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.
Zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się, jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
Z kolei zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług są dokonywane na podstawie wystawionych faktur, a w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami - na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość tych przychodów za dany dzień.
Zapisów w księdze można dokonywać również jedną sumą wynikającą z dziennego zestawienia tych faktur. Zestawienie sprzedaży powinno zawierać co najmniej następujące dane: datę i kolejny numer zestawienia, numery od-do faktur objętych zestawieniem, sumę zbiorczą tych faktur oraz podpis podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie.
Podatnicy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych lub miesięcznych skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.
Jeżeli podatnik prowadzi odrębną ewidencję w dziedzinie podatku VAT (art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o podatku od towarów i usług ), zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług mogą być dokonywane na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji.
Zestawienie powinno zawierać co najmniej następujące dane: datę i kolejny numer zestawienia, sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny podatek od towarów i usług oraz o wartość towarów i usług niestanowiącą przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym i powiększoną o przychody nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów podatku od towarów i usług.
- Ewidencja wyposażenia
Ewidencją wyposażenia obejmuje się wyposażenie, którego wartość początkowa, w rozumieniu odrębnych przepisów, przekracza 1.500 zł.
Ewidencja wyposażenia powinna zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę nabycia, numer faktury lub rachunku, nazwę wyposażenia, cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia, numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia, datę likwidacji (w tym również datę sprzedaży lub darowizny) oraz przyczynę likwidacji wyposażenia.
Podatnik jest obowiązany dokonywać zapisów w ewidencji, jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
- Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych
Ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych powinna zawierać co najmniej:
1) liczbę porządkową;
2) datę nabycia;
3) datę przyjęcia do używania;
4) określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;
5) określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;
6) symbol Klasyfikacji Środków Trwałych;
7) wartość początkową;
8) stawkę amortyzacyjną;
9) kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony;
10) zaktualizowaną wartość początkową;
11) zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych;
12) wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową;
13) datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.
Nie podlegają objęciu ewidencją budynki mieszkalne, lokale mieszkalne i własnościowe spółdzielcze prawo do lokalu mieszkalnego, spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej.
Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego.
W razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania.
- Spis z natury
Podatnicy są obowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności.
Spis z natury podlega wpisaniu do księgi także wówczas, gdy osoby prowadzące działalność gospodarczą sporządzają go za okresy miesięczne oraz gdy na podstawie odrębnych przepisów jego sporządzenie zarządził naczelnik urzędu skarbowego.
Spis z natury powinien zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy), datę sporządzenia spisu, numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury, szczegółowe określenie towaru i innych składników, jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę w złotych i groszach za jednostkę miary, wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową, łączną wartość spisu z natury, oraz klauzulę "Spis zakończono na pozycji...", podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).
Spis z natury powinien obejmować również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, a także towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. Towary obce nie podlegają wycenie; wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność.
O zamiarze sporządzenia spisu z natury w innym terminie niż na dzień 1 stycznia, 31 grudnia oraz na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej podatnicy są obowiązani zawiadomić w formie pisemnej właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie co najmniej siedmiu dni przed datą sporządzenia tego spisu.
- Ewidencja przebiegu pojazdu
Ewidencję przebiegu pojazdów zwaną potocznie kilometrówką powinni prowadzić przedsiębiorcy, którzy chcą wliczyć w koszty wydatki związane z używaniem dla potrzeb prowadzonej działalności samochodów osobowych, które nie stanowią środków trwałych. W rezultacie do ewidencji należy wpisać wydatki eksploatacyjne poniesione z tytułu wykorzystywania w prowadzonej działalności samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, który stanowi:
- jego własność,
- własność pracowników przedsiębiorcy,
- własność osoby trzeciej i jest użytkowany np. na podstawie umowy najmu, dzierżawy, użyczenia.
W ewidencji nie ujmuje się samochodów osobowych wykorzystywanych na podstawie leasingu, gdy umowy leasingowe spełniają określone w ustawie warunki (leasing operacyjny art. 23b ust. 1 art. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz leasing kapitałowy 23 f ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) oraz samochodów ciężarowych. Nie ma potrzeby wpisywania do ewidencji również kosztów używania samochodów osobowych jeżeli wydatki na ten cel zostały ustalone w ramach miesięcznego ryczałtu pieniężnego( przejazdy lokalne) lub podróży służbowej.
Faktyczny przebieg samochodu ustalany na podstawie prowadzonej przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu służy do określenia limitu odliczeń , który stanowi kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra ( obecnie- 0,5214 zł dla samochód o pojemności do 900 cm3 i 0,8358 zł dla pozostałych).
Ewidencja zasadniczo powinna być prowadzona przez osobę używającą dany pojazd. Oznacza to, że może ją prowadzić zarówno sam przedsiębiorca jak i osoby zatrudnione przez niego. Natomiast ewidencja przebiegu pojazdu na koniec danego miesiąca powinna być potwierdzona podpisem przedsiębiorcy także w przypadku gdy prowadziła ją inna osoba korzystająca w danym okresie z samochodu.
Ewidencja nie posiada wzoru określonego przepisami prawa, jednakże zawarte w nich dyspozycje mówią, iż ewidencja powinna zawierać takie dane jak:
- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika;
- opis trasy (skąd – dokąd);
- kolejny numer wpisu;
- datę i cel wyjazdu;
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
- stawkę za 1 km przebiegu;
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu;
- podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Od 1 kwietnia 2014 r. za sprawą nowelizacji ustawy o VAT ewidencję przebiegu pojazdu są zobowiązani prowadzić również podatnicy, którzy chcą odliczyć 100% VAT od zakupu samochodu oraz wydatków eksploatacyjnych, w tym paliwa. Dotyczy to pojazdów o masie do 3,5 tony, które wykorzystywane są wyłącznie na cele związane z działalnością gospodarczą.