Akta osobowe
Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.
Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:
1) w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
2) w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
umowę o pracę, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej
3) w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
- oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
- dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
- kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
- potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
Pozostała ewidencja pracownicza
- Karta ewidencji czasu pracy
Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
- Imienna karta wynagrodzeń (lista płac)
Pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Karta umożliwia pracodawcy kontrolę realizacji uprawnień pracowniczych, a pracownikowi sprawdzenie, czy otrzymał wszystkie należne mu świadczenia.
Może to być jedna uniwersalna karta do celów podatkowych, ubezpieczeniowych i emerytalno-rentowych, lub ewentualnie trzy oddzielne karty dla każdego celu osobno.
Imienne karty wynagrodzeń pracownika należą do podstawowej dokumentacji płacowej w każdym zakładzie pracy. Wszystko to, co zawierają listy płac oraz dane z ewidencji czasu pracy i zatrudnienia, powinno być sukcesywnie przenoszone co miesiąc do właściwej karty wynagrodzeń.
Pojedyncza karta zawiera dane jednego roku kalendarzowego w podziale na miesiące z sumowaniem rocznym.
Informacje zbiorcze w tych kartach, dotyczące danego roku kalendarzowego, służą odpowiednio celom podatkowym, ubezpieczeniowym i emerytalno-rentowym. Mogą być objęte kontrolą skarbową lub kontrolą ZUS.
Aby maksymalnie uprościć tę wtórną dokumentację płacową, można połączyć cele ubezpieczeniowe oraz emerytalno-rentowe, sprowadzając ilość kart wynagrodzeń do dwóch.
- Karta ewidencyjna przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację
Dokumentacja podatkowa
- Imienna karta przychodów
Jest prowadzona odrębnie jeżeli w imiennej karcie wynagrodzeń i wskazano danych pozwalających rozliczyć podatek dochodowy. Karty przychodów powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko pracownika, kwotę osiągniętych w danym miesiącu przychodów w gotówce i w naturze, koszty uzyskania przychodu, potrącone przez płatnika w danym miesiącu kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, określone w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych, dochód osiągnięty w danym miesiącu, dochód narastająco od początku roku, kwotę zaliczki na podatek dochodowy, obliczonej zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy oraz datę przekazania zaliczki.
Powyższe służy rozliczeniu zobowiązań pracownika jak i pracodawcy, który w tym przypadku wstępuje w rolę płatnika. Karty przychodów przedsiębiorca jest obowiązany wypełnić za każdy miesiąc nie później niż do dnia 20 następnego miesiąca (termin odprowadzenia składek na podatek dochodowy).
- Karta wynagrodzeń dla celów ubezpieczeniowych
Jest prowadzona odrębnie jeżeli w imiennej karcie wynagrodzeń i wskazano danych pozwalających rozliczyć składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Dane z imiennej karty wynagrodzeń, prowadzonej dla celów ubezpieczeniowych i emerytalno-rentowych, są wykorzystywane przez pracodawcę do sporządzania informacji i deklaracji rozliczeniowych do ZUS oraz zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagradzaniu (ZUS Rp-7) jako załącznika do wniosku o emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy.
Karta wynagrodzeń dla celów ubezpieczeniowych powinna zawierać:
- imię i nazwisko pracownika,
- Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP),
- numer PESEL,
- miesiąc, w którym nastąpiła wypłata,
- sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto (składkowych i nieskładkowych),
- podstawę składek społecznych,
- podstawę składek emerytalnych i rentowych,
- składki na ubezpieczenia społeczne, tj. emerytalne, rentowe i chorobowe,
- podstawę składki zdrowotnej,
- składkę na ubezpieczenie zdrowotne (odliczaną od wynagrodzenia i odliczaną od podatku),
- kwoty wypłaconych zasiłków.
W karcie wynagrodzeń do celów ubezpieczeniowych należy umieścić informacje dotyczące zatrudnienia, tj. datę zatrudnienia, stanowisko, wymiar czasu pracy, wysokość i rodzaj wynagrodzenia.
Powinna się w niej znaleźć także adnotacja o przychodach z innego źródła, stanowiących podstawę składek ZUS. Powyższa informacja jest niezbędna do prawidłowego określenia podstawy składki emerytalnej i rentowej w sytuacji, przekroczenia kwoty granicznej.
Podstawa prawna: