Prowadzenie przedsiębiorstwa i ewidencjonowanie jakiejkolwiek sprzedaży - czy to dla klientów będących podmiotami gospodarczymi, czy dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej - nieuchronnie wiąże się z popełnianiem pomyłek oraz przyjmowaniem zwrotów i reklamacji. O ile w przypadku sprzedaży dokumentowanej fakturą raczej nie ma wątpliwości co do sposobu jej korygowania, o tyle w przypadku prowadzenia ewidencji za pomocą kasy fiskalnej sprawa może być nieco mniej jasna.
- Korekty poza kasą
Urządzenie fiskalne jako takie służy jedynie do dokumentowania klasycznej sprzedaży. Wydrukowanego paragonu nie da się już poprawić. Jednocześnie zgodnie z wytycznymi zawartymi w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących, w takiej sytuacji podatnik jest zobowiązany do prowadzenia osobnej ewidencji zwrotów, reklamacji i pomyłek.
- Dwie różne ewidencje
W/w rozporządzenie określa nieco inne wymogi dotyczące ewidencji zwrotów i reklamacji, a nieco inne dotyczące ewidencji oczywistych pomyłek. Wymienia też zróżnicowany katalog danych jakie powinny się tam znaleźć. W rezultacie muszą być dwie oddzielne ewidencje. Ustawodawca nie określił wytycznych dotyczących formy prowadzenia tych ewidencji, pozostawiając to do uznania podatnikom. W rezultacie mogą one być prowadzone w formie zeszytu lub książki albo tez formie elektronicznej. Warunkiem jest jednak aby były w nich zawarte wszystkie dane i dokumenty określone we wskazanych powyżej przepisach.
- Zwroty i reklamacje
W §3 ust. 3 rozporządzenia zostały określone wymogi dotyczące ewidencji zwrotów i reklamacji skutkujących zwróceniem klientowi całości lub części należności. Zgodnie z tam określonymi wymogami ewidencja tego typu powinna zawierać następujące dane:
• data sprzedaży,
• nazwa towaru lub usługi, ewentualne opis,
• termin dokonania zwrotu bądź reklamacji,
• w przypadku zwrotu całości należności: wartość brutto towaru lub usługi i wartość podatku należnego,
• w przypadku zwrotu części należności: kwota brutto zwrotu i wartość podatku należnego,
• dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży (np. paragon fiskalny lub faktura),
• protokół uznania reklamacji bądź przyjęcia zwrotu z podpisami sprzedawcy i nabywcy.
Wszystkie powyższe informacje i dokumenty są wymagane, aby można było sporządzić prawidłową ewidencję korekt. W szczególności należy tu zwrócić uwagę na konieczność posiadania paragonu lub innego dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży - bez nich nie możemy prowadzić prawidłowej ewidencji.
Należy również podkreślić, że ani sama ewidencja zwrotu czy reklamacji, ani protokół nie muszą zawierać danych nabywcy. Wystarczy, że nasz klient złoży podpis na protokole. Sprzedawca nie powinien żądać podania danych osobowych od klienta prywatnego, który dokonał zakupu. Tym bardziej, że osoby prywatne z reguły nie są zbyt chętne do podania tych danych.
- Oczywiste pomyłki
Zgodnie z §3 ust. 4 rozporządzenia w ewidencji oczywistych pomyłek muszą znaleźć się następujące dane i dokumenty:
• wartość brutto i wartość podatku należnego błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży,
• opis okoliczności i przyczyny popełnionego błędu,
• oryginał paragonu fiskalnego.
O ile do ewidencji zwrotów i reklamacji można było dołączać dowody zakupu inne niż paragon, o tyle w przypadku ewidencji oczywistych pomyłek wymagany jest paragon fiskalny.
Użytkownik kasy ma obowiązek skorygować wartość obrotu i podatku widniejące na raporcie miesięcznym, a na kasie fiskalnej zaewidencjonować ponownie prawidłową sprzedaż. Wytyczne te zawiera zapis §3 ust. 5 rozporządzenia.
- Książka kasy
Książka kasy fiskalnej jest fabrycznie przypisana do danego urządzenia fiskalnego. Ten dokument powinien być zawsze przechowywany, w tym samym miejscu gdzie znajduje się kasa. Książka zawiera między innymi informację, komu wolno zerwać plomby i naprawiać kasę. Jest ważnym dokumentem dla Urzędu Skarbowego. Po fiskalizacji wpisuje się w nią serwisant, co daje mu uprawnienia do naprawiania danej kasy. Właściciel także podpisuje się w książce. Musi także wpisać do niej numer ewidencyjny kasy, który otrzymuje z Urzędu Skarbowego. Numer ten musi być także umieszczony przez właściciela kasy na obudowie.
Ponadto w książce kasy odnotowuje się wszelkie operacje związane z prowadzeniem usług serwisowych.