Księgi i dokumenty rozwiązanej spółki trzeba oddać na przechowanie wspólnikowi lub osobie trzeciej na okres nie krótszy niż 5 lat. W przypadku braku zgody wspólnika lub osoby trzeciej, przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy. Pamiętaj, że przekazanie powinno być potwierdzone protokołem zdawczo-odbiorczym.
Księgi rachunkowe można przechowywać za granicą (czyli np. w siedzibie firmy macierzystej). Należy wtedy powiadomić urząd skarbowy o miejscu przechowywania ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni. W razie kontroli trzeba udostępnić księgi rachunkowe wraz z dowodami księgowymi właściwym organom kontroli. Najczęściej dokumenty te trzeba dostarczyć do siedziby spółki lub innego miejsca na terenie Polski (uzgodnionego wcześniej z kontrolującymi).
Podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry prowadzone do celów podatkowych, a także związane z ich prowadzeniem dokumenty trzeba przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej). Przedawnienie zobowiązania podatkowego następuje z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Z kolei listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dowody, na podstawie których ustala się podstawę wymiaru emerytury lub renty, płatnik składek musi przechowywać przez 50 lat od momentu, kiedy dana osoba zakończyła u niego pracę.
Kopie dokumentów rozliczeniowych przekazanych przez płatnika do ZUS od 1 stycznia 2012 r. należy przechowywać przez 5 lat. Dokumenty rozliczeniowe przekazane do ZUS do końca 2011 r. przechowuje się natomiast przez 10 lat.