Na podstawie art. 551 § 2 Kodeksu Spółek Handlowych, spółka cywilna może być przekształcona w spółkę handlową, inną niż spółka jawna z zachowaniem dotychczasowych praw i obowiązków majątkowych. Przekształcenie spółki osobowej w spółkę kapitałową następuje, jeżeli za przekształceniem wypowiedzieli się wszyscy wspólnicy. Jednak samo podjęcie uchwały o przekształceniu nie oznacza, że wspólnik musi pozostać w nowo powstałej spółce.
Spółka przekształcana (spółka cywilna) stanie się spółką przekształconą (spółką z o.o.), z chwilą wpisu tej ostatniej do rejestru przedsiębiorców. Jest to tzw. dzień przekształcenia (art. 552 Kodeksu Spółek Handlowych).
Sukcesja praw i obowiązków
Zasadę sukcesji uniwersalnej praw i obowiązków wyraża wprost art. 553 §1 Kodeksu Spółek Handlowych, zgodnie z którym spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki spółki przekształcanej. Zatem spółka przekształcona wstępuje we wszelkie istniejące stosunki o charakterze zobowiązaniowym (np. umowy serwisowe, o współpracy), procesowym czy w stosunki pracownicze (spółka przekształcona z mocy prawa staje się pracodawcą osób zatrudnionych dotychczas). Spółce przekształconej co do zasady przysługują również wszystkie ulgi, koncesje i zezwolenia, które przysługiwały spółce cywilnej przed przekształceniem, chyba, że ustawa lub decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji lub ulgi stanowi inaczej.
Ponadto, na podstawie art. 93a § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, spółka z o.o. powstała w wyniku przekształcenia spółki cywilnej wstępuje we wszelkie przewidziane w przepisach prawa podatkowego prawa i obowiązki spółki, z wyjątkiem tych praw, które nie mogą być kontynuowane na podstawie przepisów regulujących opodatkowanie spółek kapitałowych (następuje tzw. sukcesja podatkowa).
Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością następuje w dniu wpisania spółki z o.o. do Krajowego Rejestru Sądowego. Skutkiem tego, dochody uzyskane w spółce do tego dnia podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, natomiast dochody uzyskane od tego dnia powinny zostać opodatkowane w sposób określony w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.
W wyniku przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, tj. spółkę handlową nie dochodzi do likwidacji działalności podmiotu przekształcanego, tj. spółki cywilnej, gdyż mamy do czynienia jedynie ze zmianą formy prawnej kontynuowanej działalności gospodarczej. Majątek spółki cywilnej nie ulega tym samym likwidacji (i zwrotowi dotychczasowym wspólnikom), lecz staje się majątkiem spółki przekształconej (tj. spółki z o.o.), która będzie kontynuowała prowadzenie działalności gospodarczej. Czynność przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością nie stanowi zatem podstawy do naliczania innych podatków niż podatek od czynności cywilnoprawnych. Po stronie wspólników nie powstanie przychód podlegający opodatkowaniu, a cała transakcja nie będzie opodatkowana podatkiem VAT.
Prawa, które nie mogą przejść na spółkę przekształcaną to np. prawo do opodatkowania dochodu według przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych - spółki kapitałowe opodatkowane są podatkiem dochodowym od osób prawnych CIT. Przekształconej spółce przysługują również uprawnienia i ulgi podatkowe, które posiadał przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej, z wyjątkiem takich ulg podatkowych jak ulga internetowa, ulga na dzieci czy możliwość wspólnego rozliczania się małżonków. W przypadku rozliczeń z tytułu podatku VAT, przekształcona spółka ma prawo do odliczenia podatku naliczonego i otrzymania ewentualnego zwrotu nadwyżki podatku a jednocześnie przejmuje obowiązek złożenia deklaracji podatkowych i rozliczenia podatku za okresy poprzedzające przekształcenie. Spółka przekształcona będzie mogła również korzystać z uprawnień małych podatników (kwartalne zaliczki, jednorazowa amortyzacja, kasowy VAT).
Zachowanie pełnej ciągłości działalności gospodarczej dotyczy również nazwy prowadzonej działalności gospodarczej. Otóż korpus firmy może pozostać ten sam, z tym że zmianie ulega dodatek obligatoryjny wskazujący na formę prawną spółki (np. z Kowalski&Nowak spółka cywilna na Kowalski&Nowak sp. z o.o.). Jeśli zmianie ulega również korpus firmy (np. z Kowalski&Nowak spółka cywilna na XYZ), to wówczas spółka przekształcana ma obowiązek podawania dawnej nazwy firmy obok nowej z dodaniem wyrazu „dawniej...” przez okres co najmniej roku od dnia przekształcenia (np. XYZ sp. z o.o., dawniej Kowalski&Nowak spółka cywilna).
Odpowiedzialność
Jedną z najbardziej istotnych korzyści z przekształcenia, stanowi ograniczenie odpowiedzialności wspólnika, który co do zasady nie odpowiada za zobowiązania spółki (odpowiedzialność ograniczona jest do wniesionego wkładu). Odpowiedzialność członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością za zobowiązania spółki powstaje w przypadku, gdy egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna. Jednakże, członek zarządu może zwolnić się z odpowiedzialności w przypadkach uregulowanych w art. 299 § 2 Kodeksu Spółek Handlowych.
Wspomniana wcześniej sukcesja praw i obowiązków, skutkuje brakiem zwolnienia z zobowiązań powstałych przed dniem przekształcenia. Wspólnicy przekształcanej spółki osobowej odpowiadają na dotychczasowych zasadach solidarnie ze spółką przekształconą za zobowiązania spółki powstałe przed dniem przekształcenia przez okres 3 lat, liczony od dnia przekształcenia.