Zgłoszenie zbioru danych osobowych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych

Jesteś administratorem danych i zamierzasz przetwarzać dane osobowe? Musisz zgłosić zbiór danych osobowych do rejestracji GIODO, o ile nie podlegasz zwolnieniu z tego obowiązku (sprawdź to przed wysłaniem zgłoszenia – przesłanki zwolnienia są określone w art. 43 ust. 1 i 1a ustawy o ochronie danych osobowych).

Jak załatwić sprawę

Sprawę możesz też załatwić:
  • w urzędzie;
  • listownie.

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Kto może skorzystać z usługi

Administrator danych, który zamierza przetwarzać dane osobowe w zbiorze.

Administratorami danych są niżej wymienione podmioty, decydujące o celach i środkach przetwarzania danych osobowych:

1) organy państwowe, organy samorządu terytorialnego, państwowe i komunalne jednostki organizacyjne,

2) podmioty niepubliczne realizujące zadania publiczne, osoby fizyczne i osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niebędące osobami prawnymi, jeżeli przetwarzają dane osobowe w związku z działalnością zarobkową, zawodową lub dla realizacji celów statutowych, które mają siedzibę albo miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, albo w państwie trzecim, o ile przetwarzają dane osobowe przy wykorzystaniu środków technicznych znajdujących się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Administrator danych zobowiązany jest zgłosić do rejestracji zbiór danych osobowych (który nie podlega zwolnieniu z obowiązku rejestracji) przed rozpoczęciem przetwarzania danych w tym zbiorze.

W przypadku, gdy w zbiorze przetwarzane mają być dane osobowe szczególnie chronione (wymienione enumeratywnie w art. 27 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych) tj. dane

dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również dane o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz dane dotyczące skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym, administrator danych może rozpocząć ich przetwarzanie po zarejestrowaniu zbioru przez GIODO.

Jeśli w zbiorze będą natomiast przetwarzane wyłącznie dane osobowe zwykłe (czyli inne niż wymienione w art. 27 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych), administrator danych osobowych może rozpocząć ich przetwarzanie po zgłoszeniu zbioru danych (czyli nie trzeba czekać na zarejestrowanie zbioru przez GIODO).

Gdzie załatwisz sprawę

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
Stawki 2, 00-193 Warszawa

Co zrobić krok po kroku

1. Zgłoszenie zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych

Administrator danych dokonuje zgłoszenia zbioru danych osobowych do rejestracji na urzędowym formularzu, stanowiącym załącznik do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 11 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru zgłoszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych.

Jeśli składasz wniosek do systemu e-GIODO, a nie posiadasz podpisu elektronicznego pamiętaj, że musisz także dostarczyć do urzędu wniosek w wersji papierowej, podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania administratora danych.

Dokumenty

Termin

Administrator danych zobowiązany jest zgłosić do rejestracji zbiór danych osobowych (który nie podlega zwolnieniu z obowiązku rejestracji) przed rozpoczęciem przetwarzania danych w tym zbiorze.

W przypadku, gdy w zbiorze przetwarzane mają być dane osobowe szczególnie chronione (wymienione enumeratywnie w art. 27 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych) tj. dane

dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również dane o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz dane dotyczące skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym, administrator danych może rozpocząć ich przetwarzanie po zarejestrowaniu zbioru przez GIODO.

Jeśli w zbiorze będą natomiast przetwarzane wyłącznie dane osobowe zwykłe (czyli inne niż wymienione w art. 27 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych), administrator danych osobowych może rozpocząć ich przetwarzanie po zgłoszeniu zbioru danych (czyli nie trzeba czekać na zarejestrowanie zbioru przez GIODO).

2. Weryfikacja formalna zgłoszenia

W przypadku stwierdzenia braków formalnych, GIODO wzywa zgłaszającego do ich uzupełnienia w terminie co najmniej 7 dni, pod rygorem pozostawienia zgłoszenia bez rozpoznania.

3. Usunięcie braków formalnych w zgłoszeniu

Administrator danych zgodnie z wezwaniem dokonuje usunięcia braków formalnych zgłoszenia. Odpowiednie dokumenty lub informacje przesyła lub przekazuje do GIODO.

4. Pozostawienie zgłoszenia bez rozpoznania

Jeżeli administrator danych nie usunie braków formalnych w wyznaczonym terminie, zgłoszenie zostanie pozostawione bez rozpoznania.

5. Postępowanie w sprawie rejestracji zbioru danych osobowych

W przypadku, gdy zgłoszenie spełnia wymogi formalne, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych przeprowadza, na podstawie informacji zawartych w zgłoszeniu, postępowanie rejestracyjne, w którym bada, czy spełnione zostały wymogi określone w art. 41 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych, czy przetwarzanie danych w zbiorze nie narusza zasad przetwarzania danych osobowych określonych w art. 23-28 tej ustawy oraz czy urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania zbioru danych spełniają podstawowe warunki techniczne i organizacyjne, określone w przepisach, o których mowa w art. 39a ustawy. W razie konieczności, administrator danych wzywany jest do udzielenia pisemnych wyjaśnień.

6. Rejestracja zbioru danych osobowych albo wydanie decyzji o odmowie rejestracji zbioru danych osobowych

W przypadku, gdy postępowanie rejestracyjne nie wykaże uchybień w procesie przetwarzania danych osobowych, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych rejestruje zbiór danych osobowych w ogólnokrajowym, jawnym rejestrze zbiorów danych osobowych.

Niezwłocznie po zarejestrowaniu zbioru danych, zawierającego dane osobowe szczególnie chronione, wymienione w art. 27 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych, Generalny Inspektor wydaje administratorowi danych zaświadczenie o zarejestrowaniu zbioru danych.

Jeżeli w toku postępowania rejestracyjnego okaże się, że:

1) nie zostały spełnione wymogi określone w art. 41 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych;

2) przetwarzanie danych naruszałoby zasady określone w art. 23-28 ww. ustawy;

3) urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania zbioru danych zgłoszonego do rejestracji nie spełniają podstawowych warunków technicznych i organizacyjnych, określonych w przepisach, o których mowa w art. 39a ww. ustawy

- Generalny Inspektor wydaje decyzję o odmowie rejestracji zbioru danych.

Dokumenty

Ile zapłacisz

Usługa jest bezpłatna

Co przygotować na start

  1. Zgłoszenie zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych

Ile będziesz czekać

Urząd od razu zajmie się twoją sprawą.

Jak możesz się odwołać

W przypadku wydania decyzji o odmowie rejestracji zbioru danych, masz prawo złożyć wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy w terminie 14 dnia od dnia doręczenia decyzji - na podstawie art. 127 § 3 Kpa. Jeżeli nie chcesz skorzystać z prawa złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, masz prawo wnieść skargę na decyzję do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie w terminie 30 dni od dnia jej doręczenia. Skargę wnosi się za pośrednictwem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Wpis od skargi wynosi 200 zł. Masz prawo ubiegać się o zwolnienie z ponoszenia kosztów sądowych.

Powiązane usługi i informacje

Czy ta strona była przydatna?

Twoja opinia przyczyni się do polepszenia tej strony.