Zarejestruj kasę fiskalną

Kasa fiskalna pomoże ci rejestrować sprzedaż i kwoty podatku VAT oraz rozliczyć się z urzędem skarbowym. Sprawdź jak ją zarejestrować.

Jak załatwić sprawę

Zgłoś elektronicznie dane dotyczące kasy fiskalnej. Jeśli chcesz zainstalować kilka kas – najpierw złóż zawiadomienie, które znajdziesz w kroku 1.

Sprawę możesz też załatwić:
  • w urzędzie;
  • listownie.

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Kto musi mieć kasę fiskalną

Przedsiębiorca, który sprzedaje towary lub usługi klientom (nie firmom) musi ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej. Są od tego jednak wyjątki, gdyż niektórzy przedsiębiorcy mogą korzystać ze zwolnień określonych w rozporządzeniu w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Przykładowo, jeśli jesteś fryzjerem, mechanikiem samochodowym, taksówkarzem lub prowadzisz restaurację – musisz mieć kasę fiskalną. Natomiast jeśli sprzedajesz odzież przez internet i otrzymujesz zapłatę na rachunek bankowy, to (po spełnieniu dodatkowych warunków określonych w rozporządzeniu) nie musisz instalować kasy fiskalnej.

Możesz używać kas fiskalnych także wtedy, gdy nie masz takiego obowiązku.

Chcesz sprzedawać towary lub usługi klientom? Nie wiesz czy musisz mieć kasę fiskalną? Skorzystaj z poradnika Rejestruję kasę fiskalną i sprawdź czy potrzebujesz kasę fiskalną.


Ile kosztuje rejestracja kasy fiskalnej

Usługa rejestracji kasy jest bezpłatna. Zapłacisz jedynie za fiskalizację kasy.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Zawiadomienie złóż zanim zaczniesz ewidencjonować na kasie sprzedaż.

Gdzie załatwisz sprawę

Usługę można zrealizować w:
  • Urzędy Skarbowe
  1. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, to zgłoś kasę fiskalną do urzędu skarbowego, właściwego dla twojego miejsca zamieszkania.
  2. Jeśli prowadzisz firmę jako osoba prawna (np. spółka z o.o.) lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej (np. stowarzyszenie), to zgłoś kasę fiskalną do urzędu skarbowego, właściwego dla siedziby twojego podmiotu.
  3. Jeśli nie masz w Polsce siedziby, ale na stałe prowadzisz tutaj działalność gospodarczą, to zgłoś kasę fiskalną do urzędu skarbowego, właściwego dla stałego miejsca prowadzenia działalności.
  4. Jeśli nie masz siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, to zgłoś kasę fiskalną do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Aby dowiedzieć się gdzie zrealizować usługę, podaj siedzibę lub miejsce zamieszkania.

Co zrobić krok po kroku

1. Zawiadom urząd skarbowy, że planujesz używać kasy lub kilku kas fiskalnych

Zawiadomienie złóż osobiście w urzędzie skarbowym, wyślij pocztą lub złóż elektronicznie poprzez stronę biznes.gov.pl.

W zawiadomieniu tym określasz całkowitą liczbę kas, które będą wykorzystywane w przedsiębiorstwie, oraz wskazujesz miejsca – adresy instalacji wszystkich kas.

Jeśli planujesz zainstalować wyłącznie jedną kasę skorzystaj z formularza „Zgłoszenie/aktualizacja przez podatnika danych dotyczących kasy”, który znajdziesz w kroku 3.

Dokumenty

Termin

Zawiadomienie złóż zanim zaczniesz ewidencjonować na kasie sprzedaż.

2. Zamów u serwisanta kas usługę fiskalizacji

Serwisant:

  • dokona fiskalizacji kasy (słownik: fiskalizacja kasy – jednokrotna i niepowtarzalna czynność inicjująca pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończona wydrukiem dobowego raportu fiskalnego),
  • wpisze twój numer NIP do pamięci fiskalnej kasy,
  • przekaże ci dobowy raport fiskalny wydrukowany z twojej kasy, który potwierdzi fiskalizację,
  • do 7 dni od fiskalizacji prześle zgłoszenie serwisu zawierające m.in. dane twojej kasy, do urzędu skarbowego.

Ty:

  • dołącz raport z fiskalizacji do książki kasy. Książka kasy zawiera dane o kasie rejestrującej, obowiązkowe przeglądy techniczne kasy oraz inne dane dotyczące kasy.

Dokumenty

Termin

Zanim zaczniesz ewidencjonować na kasie sprzedaż.

3. Wypełnij formularz Zgłoszenie/aktualizacja przez podatnika danych dotyczących kasy

Formularz wypełniasz na podstawie danych zawartych w książce kasy, która jest dołączana do kasy. Wzór zgłoszenia znajdziesz poniżej – możesz go wydrukować i zanieść lub wysłać do urzędu. Jeśli masz profil zaufany lub podpis kwalifikowany to możesz wysłać zgłoszenie elektronicznie.

Dokumenty

Wzór zgłoszenia dla serwisanta znajdziesz w opisie usługi Serwisant zgłasza kasę fiskalną do urzędu skarbowego.

Termin

7 dni od dnia fiskalizacji kasy.

4. Urząd skarbowy zarejestruje twoją kasę i prześle ci numer ewidencyjny

Jeśli zgłoszenia – złożone przez ciebie i serwisanta są prawidłowe, to urząd zawiadomi cię o zarejestrowaniu kasy. Dostaniesz numer ewidencyjny dla swojej kasy. Numer ten dla kasy oraz książki kasy jest identyczny i niepowtarzalny (żadna inna kasa w Polsce nie będzie miała takiego numeru). Numer ten musisz nanieść w książce kasy, a także w sposób trwały na obudowę kasy (np. trwałym flamastrem). Numer ten nie ulega zmianie w przypadku zmiany właściwości urzędu skarbowego (np. w razie zmiany siedziby) lub w przypadku wymiany modułu fiskalnego kasy.

Dokumenty

Termin

Zawiadomienie o nadanym numerze ewidencyjnym dostaniesz maksymalnie w ciągu 30 dni od momentu kiedy złożysz wniosek.

Ile zapłacisz

Usługa jest bezpłatna

Co przygotować na start

  1. Zawiadomienie o zamiarze prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących

Ile będziesz czekać

Do 30 dni – jeśli serwisant również zgłosi do urzędu skarbowego dane twojej kasy w ciągu 7 dni od fiskalizacji. Co się stanie, jeśli serwisant nie dotrzyma terminu? Urząd wezwie cię do złożenia wyjaśnień w tej sprawie.

Jak możesz się odwołać

Jeśli w zawiadomieniu, które dostaniesz z urzędu, będą nieścisłości, złóż wniosek o ich sprostowanie.

Warto wiedzieć

  • Czy wiesz, że pieniądze wydane na zakup kasy fiskalnej możesz odzyskać? Ulga przysługuje zarówno przedsiębiorcom rozliczającym VAT, jak i zwolnionym z tego obowiązku. Dowiedz się jak uzyskać ulgę.
  • Pamiętaj aby zgłaszać kasę fiskalną do cyklicznych przeglądów

Kasy rejestrujące zgłaszaj do obowiązkowego przeglądu technicznego u swojego serwisanta minimum co 2 lata. W przypadku kas stosowanych w taksówkach, obowiązkowe przeglądy zlecaj nie rzadziej niż w terminach wymaganych dla ponownej legalizacji taksometru, używanego do współpracy z kasą (jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy).

  • Jak używać kasy fiskalnej
  1. Każdą sprzedaż rejestruj i drukuj paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży.
  2. Wydawaj kupującemu wydrukowany paragon fiskalny lub fakturę.
  3. Wydrukuj raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień. Musisz to zrobić, nie później jednak niż przed sprzedażą w dniu następnym.
  4. Wydrukuj miesięczny raport po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc. Musisz to zrobić, w terminie do 25. dnia kolejnego miesiąca.
  5. Jeśli nie działa twoja kasa podstawowa, to rejestruj sprzedaż na kasie rezerwowej. Jeśli nie masz kasy rezerwowej, to nie możesz sprzedawać.
  6. Musisz nie rzadziej niż co 2 lata zlecić serwisowi obowiązkowy przegląd techniczny kasy.
  7. Drukuj wszystkie emitowane przez kasę dokumenty i ich kopie na taśmie papierowej. Nie musisz tego robić, jeśli masz kasę z elektronicznym zapisem kopii.
  8. Kopie dokumentów kasowych przechowuj do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zazwyczaj jest to 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
  9. Książkę serwisową musisz posiadać przez cały czas, gdy używasz kasy. Musisz ją udostępniać na żądanie, np. urzędu skarbowego. W książce serwisant wpisuje wszystkie naprawy i przeglądy. Ty wpisujesz do książki serwisowej raporty z fiskalizacji kasy i raporty rozliczeniowe. W przypadku kas stacjonarnych, książkę kasy przechowuj, w tym samym miejscu co kasę.
  10. Musisz na bieżąco weryfikować czy zostały prawidłowo wpisane do kasy: nazwy towarów i usług, stawki podatku, waluta wraz z jej symbolem i wartością przelicznika oraz data i czas. W przypadku awarii, koniecznie zgłoś to firmie, która serwisuje twoje kasy.
  • Powiadom urząd o zmianach

Jeśli zmienisz miejsce używania kasy fiskalnej – to masz 7 dni, aby poinformować o tym urząd skarbowy. Wykorzystaj w tym celu zgłoszenie aktualizacyjne danych dotyczących kasy.

Jeśli zmienisz firmę, która serwisuje twoje kasy – to masz 7 dni, aby poinformować o tym urząd skarbowy.

Jeśli zmieni się twój urząd skarbowy (np. gdy zmienisz siedzibę swojej firmy), to w ciągu 7 dni złóż do nowego urzędu skarbowego wniosek o zarejestrowanie kasy pod dotychczasowym numerem ewidencyjnym kasy. Wypełnij zgłoszenie aktualizacyjne danych dotyczących kasy i dołącz informację o tym, który urząd skarbowy do tej pory cię obsługiwał.

  • Co zrobić jeśli ktoś ukradnie twoją kasę fiskalną

Jeśli złodziej ukradnie twoją kasę fiskalną, to jak najszybciej zawiadom o tym urząd skarbowy. Nie ma wzoru pisma, na którym możesz zgłosić kradzież kasy fiskalnej. Najlepiej, gdy podasz: nazwę firmy, adres, numer NIP, dane kasy (w szczególności nr ewidencyjny), krótki opis zdarzenia (datę i miejsce zdarzenia). Do zgłoszenia dołącz potwierdzenie zgłoszenia kradzieży wydane przez policję.

Jeśli odzyskasz skradzioną kasę, to:
1) jak najszybciej powiadom o tym urząd skarbowy oraz
2) zleć wykonanie przeglądu technicznego. Odzyskaną kasę fiskalną możesz zacząć używać dopiero od następnego dnia po przeglądzie.

Jeśli nie chcesz używać odzyskanej kasy, to zgłoś jej zamknięcie.

Powiązane usługi i informacje

Czy ta strona była przydatna?

Twoja opinia przyczyni się do polepszenia tej strony.