Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Zasady ubezpieczenia w Polsce jeśli prowadzisz działalność w UE

Jesteś obywatelem Polski i dotychczas prowadziłeś działalność gospodarczą w Polsce, a obecnie chcesz ją prowadzić również w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej? Zdobyłeś zamówienie na realizację usługi w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej i w związku z tym musisz oddelegować pracowników do pracy za granicę?

Przedstawiamy kilka podstawowych zasad dotyczących ubezpieczeń, o których musisz pamiętać, jeśli chcesz  rozszerzyć działalność gospodarczą na inne kraje Unii Europejskie Zasady te dotyczą również krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego (Islandia, Liechtenstein, Norwegia) oraz Szwajcarii.

Zobacz:

Miejsce płacenia składek na ubezpieczenia społeczne

Zgodnie z przepisami unijnymi osoba, która wykonuje w państwie członkowskim pracę najemną lub pracę na własny rachunek, podlega ustawodawstwu tego państwa członkowskiego. Jest to tzw. zasada miejsca wykonywania pracy. Właściwe jest więc ustawodawstwo państwa, w którym praca najemna lub praca na własny rachunek jest wykonywana. Nie ma tutaj znaczenia gdzie jest miejsce zamieszkania pracownika/osoby prowadzącej działalność gospodarczą, siedziba pracodawcy pracownika, czy też miejsce zarejestrowania działalności gospodarczej.

Tak więc jeśli pracujesz lub prowadzisz działalność gospodarczą za granicą, będziesz objęty ubezpieczeniami społecznymi kraju przyjmującego. Aby uniknąć kłopotów, powinieneś zapoznać się z przepisami z zakresu zabezpieczenia społecznego obowiązującymi w kraju przyjmującym. Powinieneś również zarejestrować się w systemie zabezpieczenia społecznego tego kraju. W tym przypadku, Ty i osoby pozostające na Twoim utrzymaniu będziecie objęci systemem zabezpieczenia społecznego tego kraju. Twoje świadczenia rodzinne oraz świadczenia związane z chorobą, bezrobociem, emeryturą i innym formami zabezpieczenia społecznego będą regulowane przepisami kraju przyjmującego. Kraj, w którym wystąpisz o świadczenie emerytalne, musi uwzględnić wszystkie okresy pracy lub opłacania składek w innych państwach członkowskich UE. Powyższe dotyczy również Islandii, Liechtensteinu, Norwegii i Szwajcarii.

Przykład

Jan Kowalski chce prowadzić działalność gospodarczą na Słowacji. Stałe miejsce jego zamieszkania  jest w Polsce. Będzie on zobowiązany do zarejestrowania się jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w słowackiej instytucji właściwej do ubezpieczeń społecznych. Będzie również zobowiązany do odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne do słowackiej instytucji ubezpieczeniowej, bo na Słowacji prowadzi działalność.

Od powyższej zasady są jednak wyjątki. Jeden z nich dotyczy działalności gospodarczej wykonywanej w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej (również Islandii, Liechtensteinu, Norwegii i Szwajcarii) przez okres do 24 miesięcy.

Jeśli osoba prowadząca działalność gospodarczą na własny rachunek w jednym kraju członkowskim Unii Europejskiej, udaje się by wykonywać podobną działalność w innym państwie członkowskim na okres nie dłuższy niż 24 miesiące, nadal podlega ubezpieczeniom pierwszego kraju członkowskiego. Z powyższego wynika, że jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, a zamierzasz rozszerzyć tę działalność na teren innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej, nadal będziesz podlegał ubezpieczeniom w Polsce.
Musisz jednak spełnić cztery warunki:

  • przewidywany okres wykonywania działalności w drugim państwie nie będzie przekraczać 24 miesięcy
  • charakter działalności za granicą będzie podobny (ten sam sektor) do faktycznego charakteru działalności, którą prowadzisz w Polsce
  • prowadzisz działalność w Polsce od co najmniej 2 miesięcy przed jej przeniesieniem
  • w okresie wykonywania działalności za granicą spełniasz wymogi niezbędne do prowadzenia działalności w Polsce, które pozwolą Ci na jej ponowne podjęcie po powrocie do Polski (przy ocenie tego wymogu będą uwzględnione następujące kryteria: korzystanie z powierzchni biurowej, opłacanie podatków, posiadanie legitymacji zawodowej i numeru identyfikacyjnego VAT, przynależność do izb handlowych lub organizacji zawodowych).

Ważne!

Musisz udowodnić, że działalność, którą będziesz wykonywać za granicą będzie podobna do tej wykonywanej w Polsce. Powinieneś to odpowiednio udokumentować, na przykład przez okazanie umowy określającej pracę, która ma być wykonywana za granicą.

Przykłady

Jan Kowalski prowadzący działalność gospodarczą w Polsce polegającą na świadczeniu usług remontowo-budowlanych (okres prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce powyżej 2 lat) podpisał umowę z firmą w Niemczech. Przedmiotem tej umowy jest zrealizowanie remontów mieszkań w ciągu 18 miesięcy od dnia podpisania umowy. Jan Kowalski nadal będzie podlegał ubezpieczeniom społecznym w Polsce, a nie w Niemczech.

Jan Nowak prowadzący działalność gospodarczą w Polsce (od 1 czerwca 2017 r.), która  polega na usługach naprawy sprzętu RTV  2 lipca 2017 r. podpisał umowę z firmą w Niemczech. Na jej podstawie ma  remontować mieszkania w ciągu 18 miesięcy od dnia podpisania umowy. Jan Nowak z tytułu realizacji usługi w Niemczech będzie zobowiązany do ubezpieczenia się w Niemczech., Według przepisów unijnych, nie spełnia warunków do ubezpieczenia w Polsce. Nie prowadzi działalności gospodarczej w Polsce przez co najmniej  2 miesiące przed przeniesieniem oraz charakter działalności w Niemczech będzie inny niż w Polsce.

Zaświadczenie A1

Jeśli zamierzasz czasowo przenieść działalność gospodarczą do innego państwa Unii Europejskiej, powinieneś wystąpić do ZUS (do KRUS w przypadku osób objętych ubezpieczeniem społecznym rolników) z wnioskiem o wydanie zaświadczenia A1.

 Zaświadczenie A1 wydane przez ZUS musisz mieć w czasie wykonywania swojej działalności za granicą i w każdej chwili musisz je przedstawić władzom kraju, w którym prowadzisz czasowo działalność. Jeśli go nie przedstawisz, możesz stanąć przed koniecznością opłacania w tym kraju składek na ubezpieczenie społeczne. Jeśli jesteś poddany kontroli  przez inspekcję pracy i masz ważne zaświadczenie A1, kraj przyjmujący, w którym pracujesz, musi je uznać.

Zobacz:

Informacje znajdziesz również w poradniku ZUS:

Oddelegowanie pracowników

Jeśli zatrudniasz w swojej firmie pracowników i zamierzasz ich oddelegować w celu wykonania zawartego kontraktu do innego państwa Unii Europejskiej (lub też Islandii, Liechtensteinu, Norwegii lub Szwajcarii) obowiązywać będą podobne zasady, jak te opisane powyżej, dotyczące jednoosobowej działalności gospodarczej. Pracownik delegowany przez ciebie do pracy do innego państwa Unii Europejskiej (lub też Islandii, Liechtensteinu, Norwegii i Szwajcarii) nadal podlegać będzie polskiemu prawu w zakresie ubezpieczeń społecznych, pod warunkiem, że czas pracy za granicą nie przekroczy 24 miesięcy i że pracownik ten nie jest wysyłany by zastąpić innego pracownika, którego okres delegowania się zakończył.

Powyższa możliwość dotyczy nie tylko pracowników zatrudnionych przez ciebie wcześniej w Polsce i następnie delegowanych do pracy w innym państwie, ale również pracowników zatrudnionych specjalnie w celu oddelegowania, pod warunkiem, że osoba ta bezpośrednio przed rozpoczęciem zatrudnienia (przez co najmniej miesiąc) podlegała polskiemu ustawodawstwu (np. z tytułu zatrudnienia u innego pracodawcy). Podleganie ustawodawstwu w Polsce jest wg przepisów unijnych rozumiane szeroko, a więc nie chodzi tu wyłącznie o podleganie ubezpieczeniom społecznym i opłacanie z tego tytułu składek, ale także o pobieranie przez tę osobę wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku macierzyńskiego, zasiłku opiekuńczego, posiadanie statusu osoby bezrobotnej zarejestrowanej w urzędzie pracy, podleganie ubezpieczeniu w KRUS, a nawet podleganie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Podleganie przez delegowanych przez ciebie pracowników ustawodawstwu polskiemu w zakresie ubezpieczeń społecznych jest jeszcze wg przepisów unijnych obwarowane jednym warunkiem: musisz posiadać siedzibę na terytorium Polski i prowadzić w Polsce tzw. znaczną część swojej działalności. Ocena tego jest wg przepisów unijnych dokonywana z uwzględnieniem wszystkich kryteriów charakteryzujących działalność prowadzoną przez dane przedsiębiorstwo. Do takich kryteriów należą przykładowo:

  • miejsce, w którym przedsiębiorstwo ma zarejestrowaną siedzibę i administrację
  • liczebność personelu administracyjnego pracującego w państwie członkowskim, w którym pracodawca ma siedzibę oraz w drugim państwie członkowskim (jeśli w państwie delegującym pracuje tylko personel administracyjny, wyklucza to  możliwość zastosowania do tego przedsiębiorstwa przepisów dotyczących delegowania)
  • miejsce, w którym rekrutowani są pracownicy delegowani
  • miejsce, w którym zawierana jest większość umów z klientami
  • prawo mające zastosowanie do umów zawartych przez przedsiębiorstwo z klientami i z pracownikami
  • liczba umów wykonanych w państwie wysyłającym i w państwie zatrudnienia
  • obroty w odpowiednio typowym okresie w każdym z państw członkowskich (przyjmuje się że obrót w kraju wysyłającym na poziomie ok. 25% w stosunku do obrotów ogółem może być wystarczający).

Przykład

Przedsiębiorstwo wysyłające pracowników za granicę we wniosku o zastosowanie polskiego ustawodawstwa przedstawiło następujące dane:

  • średnie obroty z ostatnich 12 miesięcy w Polsce 29%
  • liczba pracowników w Polsce 67, delegowanych 12
  • liczba umów realizowanych w Polsce 17, za granicą 4

W takim przypadku może być  utrzymane polskie ustawodawstwo.

Zobacz:

Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym w innych sytuacjach

1. Prowadzisz działalność gospodarczą/pracujesz w jednym państwie, a mieszkasz w innym (jesteś tzw. pracownikiem transgranicznym).

W takiej sytuacji opłacasz składki na ubezpieczenie społeczne i jesteś objęty ubezpieczeniem społecznym w tym kraju Unii Europejskiej, w którym prowadzisz działalność gospodarczą/pracujesz. Jednak możesz mieć dostęp do leczenia w kraju, w którym mieszkasz. Zasada ta dotyczy również Islandii, Liechtensteinu, Norwegii i Szwajcarii.

Przykład

Jan Nowak mieszka w Cieszynie w Polsce. Jednakże prowadzi działalność gospodarczą (handel hurtowy materiałami budowlanymi) na terenie Czech, gdzie w Czeskim Cieszynie zarejestrował działalność. W takim przypadku opłaca składki na ubezpieczenie społeczne w Czechach.

2. Prowadzisz jednocześnie działalność gospodarczą/pracujesz w kilku krajach Unii Europejskiej (tj. równocześnie lub na zmianę wykonujesz jeden lub więcej rodzajów działalności).

W takim przypadku, jeśli znaczną część (przynajmniej 25%) swojej pracy wykonujesz w kraju swojego zamieszkania, podlegasz ustawodawstwu tego kraju. Jeśli natomiast mniejszą część pracy wykonujesz w swoim kraju zamieszkania, zaś twoje centrum zainteresowania (dla prowadzonej działalności) jest w innym kraju, wówczas podlegasz ubezpieczeniu społecznemu w tym kraju. Dotyczy to także Islandii, Liechtensteinu, Norwegii i Szwajcarii.

Przy określaniu, czy znaczna część pracy jest wykonywana w danym państwie uwzględnia się następujące kryteria:

  • obrót (przychód)
  • czas pracy
  • liczbę świadczonych usług.

Spełnienie powyższych kryteriów w proporcji mniejszej niż 25% tych kryteriów wskazuje, że znaczna część pracy nie jest wykonywana w danym państwie Unii Europejskiej.

Przykład

Osoba prowadzi działalność na własny rachunek na terenie Polski, Czech oraz Węgier, natomiast jej miejsce zamieszkania jest w Polsce. Obroty uzyskiwane w związku z prowadzoną działalnością kształtują się następująco - 35% w Polsce, 10% w Czechach i pozostałe 55% na Węgrzech. W tej sytuacji osoba będzie podlegała polskiemu ustawodawstwu, ponieważ znaczną część obrotów (powyżej 25%) uzyskuje na terenie Polski, tj. państwa miejsca zamieszkania.

"Centrum zainteresowania" dla działalności osoby wykonującej pracę na własny rachunek określa się z uwzględnieniem wszystkich aspektów jej działalności zawodowej, a zwłaszcza miejsca, w którym znajduje się jej stałe miejsce prowadzenia działalności, zwyczajowego charakteru lub okresu trwania wykonywanej działalności, liczby świadczonych usług oraz zamiaru tej osoby wynikającego ze wszystkich okoliczności.

Zobacz:

3. Pracujesz w jednym państwie, a działalność na własny rachunek prowadzisz w innym państwie

Podlegasz wówczas ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym wykonujesz swą pracę najemną.

Przykład

Osoba będąca pracownikiem w Polsce prowadzi również działalność na własny rachunek w Czechach. Osoba ta będzie podlegała ubezpieczeniom w Polsce.

Jeśli zamierzasz prowadzić działalność gospodarczą/być zatrudnionym w dwóch lub więcej państwach członkowskich Unii Europejskiej lub też być zatrudnionym i prowadzić jednocześnie działalność gospodarczą w dwóch lub więcej państwach członkowskich Unii Europejskiej, powinieneś skontaktować się z właściwym oddziałem ZUS w Polsce. ZUS ustali wstępnie ustawodawstwo, któremu będziesz podlegać. Następnie poinformuje o tym pozostałe zainteresowane państwa (tj. państwa, w których praca jest wykonywana lub, w których znajduje się  siedziba firmy/pracodawcy). Wstępne ustalenie staje się ostateczne, jeżeli w ciągu dwóch miesięcy od momentu poinformowania zainteresowanych instytucji nie zostanie ono przez nie zakwestionowane. O tym fakcie zostaniesz poinformowany pisemnie lub zaświadczeniem A1.

Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego

Do świadczeń medycznych w państwach UE/EFTA uprawnione są również niżej wymienione osoby, które podlegają polskiemu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego:

  • oddelegowany pracownik najemny
  • pracownik wykonujący pracę najemną w dwóch lub w kilku państwach członkowskich
  • osoba oddelegowana pracująca na własny rachunek
  • osoba pracująca na własny rachunek w dwóch lub w kilku państwach członkowskich
  • urzędnik służby cywilnej
  • osoba należąca do personelu kontraktowego
  • marynarz
  • osoba wykonująca pracę najemną i pracująca na własny rachunek w różnych państwach
  • urzędnik służby cywilnej zatrudniony przez jedno państwo i wykonujący pracę najemną/pracę na własny rachunek w jednym lub w kilku innych państwach.

Przed wyjazdem należy zaopatrzyć się w dokumenty uprawniające do otrzymywania niezbędnych świadczeń medycznych w państwie wykonywania pracy. Dokumentem tymi są EKUZ i S1.

W celu uzyskania EKUZ należy złożyć w NFZ odpowiedni wniosek

Złóż wniosek:

Obowiązkowo do wniosku należy dołączyć zaświadczenie A1, które jest wydawane przez terenowe jednostki organizacyjne Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (zaświadczenie A1 jest podstawą do wydania EKUZ). Zaświadczenie A1 wskazuje, któremu ustawodawstwu dotyczącemu zabezpieczenia społecznego podlega dana osoba (korzystanie ze świadczeń zdrowotnych w państwie wykonywania pracy odbywa się na koszt państwa które wydało zaświadczenie A1). Jednocześnie dokument A1 poświadcza, że osoba ta nie jest zobowiązana do opłacania składek w innym państwie członkowskim. Data ważności karty EKUZ jest tożsama z okresem wskazanym na dokumencie A1.

Jeśli w okresie ważności karty, dana osoba utraci status osoby ubezpieczonej w NFZ wówczas EKUZ traci ważność w tym samym dniu, co utrata statusu osoby ubezpieczonej w Funduszu.

W przypadku delegowania pracowników do pracy za granicą, pracodawca może, w imieniu wysyłanego pracownika, dokonywać czynności związanych z uzyskaniem EKUZ. W tym celu wysyłany pracownik powinien wystawić upoważnienie dla pracodawcy, na podstawie którego pracodawca złoży wniosek i odbierze kartę dla swojego pracownika. Ponadto, upoważniony pracodawca, występując o EKUZ dla pracowników oddelegowanych, zamiast wniosków może przesłać pismo zawierające wykaz pracowników, którzy będą wykonywali na jego rzecz pracę w innym państwie członkowskim, jako pracownicy oddelegowani oraz wykaz zawierający dane członków rodziny zgłoszonych przez pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego, którzy będą towarzyszyli mu w państwie oddelegowania.

Dokument S1

Dokument S1 jest wydawany w przypadku, gdy działalność (albo np. okres oddelegowania) przekracza 12 miesięcy (w przypadku przeniesienia swojej działalności zawodowej na okres krótszy niż 1 rok przysługuje wyłącznie EKUZ).

W celu uzyskania dokumentu S1 należy złożyć w NFZ wniosek o wydanie dokumentu S1 osobie czasowo przenoszącej działalność zawodową do innego państwa UE/EFTA.

Podstawą wydania dokumentu S1 jest posiadanie zaświadczenia A1 (analogicznie jak w przypadku ubiegania się o EKUZ) wydanego przez ZUS na okres równy lub dłuższy niż 1 rok.

Uzyskany dokument S1, należy zarejestrować w instytucji ubezpieczeniowej miejsca zamieszkania (instytucja wskazana we wniosku), w państwie wykonywania działalności. Na podstawie otrzymanego przez pracownika delegowanego dokumentu S1 zarejestrowaniu podlegają również zamieszkali z nim członkowie rodziny, którzy spełniają warunki do otrzymania statusu członka rodziny zgodnie z ustawodawstwem państwa zamieszkania.

Posiadanie dokumentu S1 daje szersze uprawnienia w zakresie korzystania ze świadczeń medycznych niż w przypadku posługiwania się kartą EKUZ. Dokument S1 daje prawo do korzystania z pełnego zakresu rzeczowych świadczeń zdrowotnych w państwie wykonywania działalności zawodowej (w tym z zabiegów planowanych).

Czy ta strona była przydatna?