Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Legalizacja dokumentów w handlu zagranicznym

Prowadząc biznes na rynkach zagranicznych niejednokrotnie spotkasz się z sytuacją, w której twój partner będzie oczekiwał np. potwierdzenia faktu prowadzenia przez ciebie działalności czy też legalności wystawianych przez twoją firmę dokumentów handlowych. Pomocna tutaj będzie usługa legalizacji, czyli uwierzytelnienia dokumentów na rzecz zagranicznych partnerów handlowych.

Co podlega legalizacji?

O tym, jakie dokumenty i informacje będziesz musiał zalegalizować, decydować będą przede wszystkim wymagania twojego partnera, które zależne są od zwyczajów handlowych i różnią się w odniesieniu do kraju.

Do podstawowego kompletu dokumentów w międzynarodowym obrocie handlowym należy zaliczyć przede wszystkim:

  • faktury eksportowe i specyfikacje
  • świadectwa pochodzenia (zarówno urzędowe jak i własne deklaracje eksportera)
  • świadectwa zdrowia, świadectwa o braku dioksyn i świadectwa sanitarne (w przypadku towarów spożywczych i produktów pochodzenia zwierzęcego),
  • świadectwa analizy
  • świadectwa wolnej sprzedaży
  • świadectwa zgodności z normami
  • umowy i aneksy, pełnomocnictwa, cenniki, poparcia wizowe itp.

Najczęstszym rodzajem legalizowanych dokumentów są faktury handlowe, świadectwa pochodzenia oraz świadectwa weterynaryjne i sanitarne.

Legalizacja potwierdza fakt prowadzenia działalności gospodarczej przez polski podmiot gospodarczy, a także właściwy sposobu reprezentacji firmy wyrażonej w postaci podpisów na dokumentach oraz autentyczność złożonych podpisów przez przedstawicieli firmy.

Potwierdzenie może być również wyrażone w formie stwierdzenia zgodności kserokopii dokumentu z jego oryginałem. Odnosi się to do tych dokumentów, których oryginały są unikalne i nie mogą być wysłane do klienta, a dotyczą spraw handlowych.

Wymogi te zwykle wyrażane są w postaci zapisów w przepisach importowych, kontraktach, specyfikacjach warunkach zamówienia, akredytywach, instrukcjach wysyłkowych, specyfikacjach warunków zamówienia czy też w wyniku prowadzonej korespondencji i rozmów handlowych.

Gdzie można legalizować dokumenty handlowe?

W Polsce usługi legalizacyjne świadczy Krajowa Izba Gospodarcza, zarówno w Warszawie, jak i wielu innych miastach poprzez upoważnione przez KIG izby gospodarcze.

Dokumenty, w zależności od wymagań zagranicznego partnera, mogą być potwierdzane jeszcze przez inne instytucje, które zajmują się legalizacją dokumentów handlowych, po wcześniejszym potwierdzeniu ich przez Krajową Izbę Gospodarczą, tj.: Ministerstwo Spraw Zagranicznych, które potwierdza upoważnienie i podpisy przedstawicieli Krajowej Izby Gospodarczej oraz właściwe ambasady (zwykle ambasady importera), które kończą proces legalizacji dokumentów w Polsce.

Z uwagi na niejednolite procedury legalizacji dokumentów w ambasadach najlepiej jest skontaktować się z tymi placówkami w celu poprawnego przygotowania wymaganych dokumentów.

Przejdź do:

Legalizacja dokumentów handlowych i eksportowych, tłumaczonych przez tłumaczy przysięgłych i potwierdzonych notarialnie

Legalizacja dokumentów urzędowych

Jeśli będziesz potrzebować potwierdzenia dokumentu urzędowego (dokumenty sądowe, administracyjne, akty notarialne, dyplomy, wypisy z rejestrów, wyroki sądowe, zaświadczenia urzędowe umieszczone na dokumentach prywatnych) skontaktuj się z Ministerstwem Spraw Zagranicznych. Jeśli kraj, w którym będziesz posługiwał się uwierzytelnionym dokumentem, jest stroną konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, zwróć się o uzyskanie pieczęci (klauzuli) apostille. W przypadku pozostałych krajów obowiązuje procedura legalizacji.

Dokumenty potwierdzone notarialnie oraz tłumaczenia dokumentów wykonane przez tłumaczy przysięgłych

Dokumenty potwierdzone notarialnie oraz tłumaczenia dokumentów wykonane przez tłumaczy przysięgłych podlegają określonej procedurze w przypadku konieczności ich dalszego uwierzytelnienia.

W przypadku dokumentów potwierdzonych notarialnie, na dokumencie notarialnym autentyczność podpisu notariusza i jego pieczęci urzędowej uwierzytelnia prezes właściwego sądu okręgowego albo upoważniony przez niego sędzia lub referendarz sądowy. Jeżeli taki dokument wymaga dalszego potwierdzenia przez przedstawicielstwo dyplomatyczne wykonujące funkcje konsularne lub urząd konsularny państwa obcego w Polsce autentyczność podpisu prezesa sądu albo upoważnionego przez niego sędziego lub referendarza sądowego oraz autentyczność pieczęci urzędowej uwierzytelnia minister właściwy do spraw zagranicznych.

W odniesieniu do tłumaczeń wykonanych przez tłumaczy przysięgłych, na tłumaczeniu dokumentów autentyczność podpisu tłumacza przysięgłego i jego pieczęci uwierzytelnia minister właściwy do spraw zagranicznych. W Ministerstwie Spraw Zagranicznych jest Dział Legalizacji zajmujący się sprawami legalizacji tak przygotowanych dokumentów

Po potwierdzeniu przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych, jeśli jest taka dyspozycja strony zagranicznej, dokumenty mogą być legalizowane w ambasadzie danego kraju w Warszawie, gdzie wymagana jest wcześniejsza legalizacja w Krajowej Izbie Gospodarczej. Jeżeli strona zagraniczna wymaga również legalizacji Krajowej Izby Gospodarczej, należy jej dokonać przed dokonaniem czynności notarialnej lub na polskojęzycznej wersji dokumentu, który będzie przekazany do tłumaczenia.

Czy ta strona była przydatna?