Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Jak przygotować umowę z kontrahentem?

W praktyce biznesowej często będziesz miał do czynienia z umowami zawieranymi z kontrahentami, dostawcami towarów i usług. Celem umowy jest nie tylko określanie zasad współpracy, prawa i obowiązków stron, ale także ochrona interesów w przypadku zaistnienia sporu. Dlatego tak ważne jest, aby spełniała wymogi formalne oraz precyzyjnie określała m.in. strony, przedmiot, okres obowiązywania, płatności, ale także procedury i konsekwencje w przypadku niewywiązywania się z niej.

Jak przygotowywać umowy?

Przygotowując umowę pamiętaj o kilku ważnych elementach:

  • dane stron umowy powinny być pełne (m.in. adres, NIP, numer KRS, CEIDG), w przypadku firm należy także wskazać osoby reprezentujące przedsiębiorcę, w przypadku rejestracji w KRS sposób reprezentacji powinien być zgodny z aktualnym wpisem do rejestru
  • przedmiot umowy powinien być określony jak najdokładniej, co pozwoli uniknąć rozbieżności w interpretacji
  • wyraźnie należy określić wynagrodzenie oraz termin dokonywania płatności
  • jasno określić należy odpowiedzialność każdej ze stron wynikającą z umowy, w szczególności za  niewykonanie, bądź też nienależyte wykonanie umowy
  • wyraźnie powinna być określona forma i konsekwencje związane z jej wypowiedzeniem
  • określenie sądu właściwego przy rozpatrywaniu ewentualnych sporów (w przypadku nieokreślenia sądu właściwego zastosowanie będą mieć przepisy Kodeksu postępowania cywilnego). Strony w umowie mogą zamieścić postanowienie, wskazując, jaki sąd będzie właściwy (np. Sąd Rejonowy w X dla sporów powstałych w związku z zawartą pomiędzy przedsiębiorcami umową), albo zamieszczając w umowie zapis o przykładowej treści: „Wszelkie spory pomiędzy stronami będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla Zamawiającego".
  • klauzula arbitrażowa – strony ustalają w ten sposób, że spory będą rozwiązywane w sądzie polubownym, z wyłączeniem właściwości sądów powszechnych. Przykładowo klauzula może wyglądać następująco: Wszelkie spory wynikające z tej umowy lub pozostające w związku z nią będą rozstrzygane ostatecznie na podstawie Regulaminu Arbitrażowego Sądu Arbitrażowego przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie, obowiązującego w dniu wszczęcia postępowania, przez arbitra lub arbitrów powołanych zgodnie z tym Regulaminem".
  • oświadczenie o byciu czynnym podatnikiem VAT
  • zapisy dotyczące praw autorskich utworów powstających w wyniku umowy.

Podpisując umowę, zakładasz że druga strona będzie wywiązywać się z jej zapisów, ale nie zaszkodzą dodatkowe zabezpieczenia. Elementem motywującym do respektowania umowy może być m.in. zapis o karach umownych np. w przypadku opóźnień. Gwarancją wykonywania umowy będą także odpowiednie zabezpieczenia wykonania umowy (poręczenia, gwarancje, weksle itd.).

Pamiętaj też, że jeśli umowa wymaga przekazania partnerowi wrażliwych informacji na temat funkcjonowania Twojej firmy powinna znaleźć się tam klauzula o poufności. Zabezpieczy Ciebie przed nieuprawnionym ujawnieniem przez drugą stronę informacji.

Przykładowe elementy umowy

  • data i miejsce podpisania
  • strony umowy, nazwy przedsiębiorców, adresy, numery NIP oraz numery, pod którym firmy zapisane są w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Osoby reprezentujące strony
  • przedmiot umowy (dokładnie opisane to, czego umowa dotyczy)
  • obowiązki stron (dokładne określenie, na kim spoczywają konkretne obowiązki dotyczące realizacji umowy)
  • warunki realizacji umowy
  • wynagrodzenie (wartość, numer konta, terminy płatności, oświadczenie o byciu płatnikiem VAT)
  • odpowiedzialność stron
  • czas trwania umowy (okres obowiązywania umowy, warunki wypowiedzenia umowy, ewentualnie warunki przedłużenia umowy, warunki, pod którymi można umowę rozwiązać)
  • klauzula poufności danych
  • klauzula dotycząca praw autorskich (w przypadku stworzenia przy realizacji umowy utworu w rozumieniu ustawy o prawie autorskim)
  • postanowienia końcowe (klauzule dotyczące właściwości sądu w przypadku sporów, klauzule na sąd arbitrażowy lub mediację, liczba egzemplarzy umowy)
  • podpisy
  • aneksy.

Formy umów

Zgodnie z Kodeksem cywilnym strony mogą korzystać z zasady swobody umów (strony mogą kształtować treści umów według uznania w granicach zakreślonych przez prawo), dlatego w działalności biznesowej spotkać się możesz z wieloma rodzajami i formami umów. Pamiętaj, że w przypadku niektórych umów, swoboda może być ograniczona (np. przy sprzedaży udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga się zachowania nie tylko formy pisemnej, ale także notarialnego poświadczenia złożonych podpisów). Zanim przystąpisz do sporządzania umowy sprawdź, czy nie należy ona do tzw. umów nazwanych, wymienionych w Kodeksie cywilnym a także innych aktach prawnych. Umowy te mają ściśle wytyczone ramy, których powinieneś się trzymać przygotowując określony rodzaj umowy. Kodeks cywilny precyzuje m.in. takie umowy, jak: sprzedaż, zamiana, dostawa, kontraktacja, o dzieło, o roboty budowlane, najmu i dzierżawy, leasingu, agencyjne, przewozu, spedycji, zlecenia i dodatkowo wiele innych. Wzory innych umów, jak np. franchisingu, choć nie należą do umów nazwanych, mają już utartą w praktyce formę, której warto się trzymać m.in. ze względu na bogatą interpretację prawną.

Niektóre umowy dla wywołania określonych skutków prawnych lub dla swojej ważności obligatoryjnie wymagają stosowania formy pisemnej lub szczególnego trybu, m.in. podpisu notarialnie poświadczonego czy aktu notarialnego. Przykładem może być sprzedaż udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością gdzie wymaga się zachowania nie tylko formy pisemnej, ale także notarialnego poświadczenia złożonych podpisów. Z kolei umowa sprzedaży nieruchomości wymaga już, pod rygorem nieważności, sporządzenia jej w formie pełnego aktu notarialnego. Natomiast  umowa o dzieło, zlecenie czy świadczenie usług nie musi przybierać postaci pisemnej. Nie oznacza to jednak, że  nie może ona przyjąć takiej formy. Ma to znaczenie zwłaszcza gdy umowy dotyczą  złożonej natury dostaw lub usług  lub  obejmują transakcje o dużej wartości. Ta forma  bowiem nie tylko pozwala uściślić wszystkie prawa i obowiązki kontrahentów ale zabezpieczyć się przed ich jednostronnymi zmianami.   

Zgodnie z Kodeksem cywilnym do umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami, stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu.

W 2016 roku do podstawowych form umów: pisemne (zwykła forma pisemna) oraz tych, zawartych w formie kwalifikowanej (akt notarialny, podpis notarialnie poświadczony i data pewna), wprowadzono nową formę – dokumentową.

Czym jest forma dokumentowa umowy?

Forma dokumentowa pozwala Ci na złożenie skutecznego oświadczenia woli (będącego podstawą np. zawarcia umowy). W przeciwieństwie do zwykłej formy pisemnej nie wymaga ona podpisu i może być dokonana w dowolnej formie. Ważne, aby w efekcie wykonania takiej czynności pozostał nośnik danych i możliwa była identyfikacja osoby składającej oświadczenie.

Jak i gdzie stosować formę dokumentową umowy?

W praktyce forma dokumentowa może być stosowana do potwierdzania umów zawartych ustnie, przez telefon, lub w drodze wieloetapowych negocjacji, podczas których następowało modyfikowanie warunków.

Strona umowy może potwierdzić mailem, SMS czy telefonicznie (nagrywając rozmowę) istotne elementy umowy, takie jak termin wykonania, cena, zakres usługi albo ilość i jakość towaru.

Musisz pamiętać, że forma dokumentowa powinna pozwolić na zidentyfikowanie osoby, która składa oświadczenie. Brak jest wyraźnych wytycznych, w jaki sposób powinno się to odbywać, dlatego bezpieczniej w przypadku wiadomości mailowej podpisać się imieniem i nazwiskiem (nawet jeżeli w adresie maila są dane, które jednoznacznie cię identyfikują), również w przypadku wiadomości SMS warto ją podpisać, nawet jeżeli kontrahent zna nasz numer telefonu. W przypadku rozmowy telefonicznej również warto się przedstawić. Choć przepisy nie wymagają tego wprost, to wynika z nich, że musi istnieć możliwość identyfikacji osoby, która składa oświadczenie.

Przepisy mówią o nośniku informacji. Jest to nic innego jak rzecz, na której utrwalono treść umowy. Może to być taśma magnetofonowa, plik cyfrowy, wydrukowana albo zarchiwizowana elektronicznie wiadomość e-mail.

Skutki uregulowania formy dokumentowej w Kodeksie cywilnym

Jeżeli forma dokumentowa jest zastrzeżona – daną czynność trzeba udokumentować co najmniej w takiej formie, to jej niedotrzymanie pociąga za sobą skutki procesowe. Podczas sporu sądowego nie można powoływać się na świadków w celu udowodnienia treści umowy. Jeżeli strony umowy albo ustawa określą zachowanie formy dokumentowej pod rygorem nieważności – jej niezachowanie powoduje, że czynność (umowa) jest nieważna.

Są to takie same zasady, jakie obowiązują przy formie pisemnej. Warto zatem zwrócić na nie uwagę negocjując, zawierając i potwierdzając w formie dokumentowej umowę.

Forma elektroniczna czynności prawnej

W przepisach mowa jest również o dodatkowej formie czynności prawnej – formie elektronicznej.

Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej, potwierdzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Czy ta strona była przydatna?