Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Zawiadomienie o wyznaczeniu nowego inspektora ochrony danych (IOD)

Przetwarzasz dane osobowe? Pamiętaj, że musisz wyznaczyć inspektora ochrony danych (IOD) oraz powiadomić o tym fakcie Prezesa UODO. Masz na to dwa tygodnie od daty wyznaczenia IOD, jednak nie później niż do 31 lipca lub 1 września. O tym, który termin dotyczy twojej sprawy dowiesz się poniżej.

Jak załatwić sprawę

Sprawę możesz załatwić:

Załatw online

Wniosek podpisz kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub Profilem Zaufanym.

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

25 maja 2018 r. zaczęły obowiązywać przepisy europejskiego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). Nowe prawo zaostrza kwestie związane z ochroną i przetwarzaniem danych osobowych. RODO nakłada na przedsiębiorców sporo nowych obowiązków. Jednym z nich jest obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych (IOD).

Kto musi wyznaczyć inspektora ochrony danych (IOD)

IOD muszą wyznaczyć:

  • przedsiębiorcy przetwarzający dane osobowe lub monitorujący osoby, m. in.:
    • firmy świadczące usługi monitoringu
    • banki i firmy ubezpieczeniowe
    • firmy przetwarzające dane do celów reklamy behawioralnej przez wyszukiwarki
    • dostawcy usług telefonicznych lub internetowych
  • przedsiębiorcy przetwarzający dane osobowe wrażliwe – np. firmy świadczące usługi medyczne

Kto może zostać inspektorem ochrony danych

Inspektorem może zostać osoba, która posiada fachową wiedzę na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych. Może to być zarówno twój pracownik, jak i podmiot zewnętrzny.

Jakie są główne zadania inspektora ochrony danych

Do głównych zadań IOD należy przede wszystkim:

  • informowanie pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe o ich obowiązkach i doradzane im w tych sprawach
  • przeprowadzanie szkoleń i audytów pracowników oraz monitorowanie przestrzegania przepisów o ochronie danych
  • współpraca z Prezesem UODO
  • pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla UODO

Co z dotychczasowym administratorem bezpieczeństwa informacji (ABI)?

Jeśli w twojej firmie funkcjonował administrator bezpieczeństwa informacji (ABI), 25 maja stał się inspektorem ochrony danych i będzie pełnił tę funkcję do 1 września 2018 r.

Jeśli chcesz, aby dotychczasowy ABI był inspektorem ochrony danych, także po 1 września – najpóźniej 31 sierpnia zawiadom o tym Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jeśli tego nie zrobisz, po tym dniu jego status wygaśnie.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Zawiadomienie wyślij w ciągu 14 dni od wyznaczenia IOD.

Okres przejściowy:

  • podmioty, które przed 25 maja 2018 r. nie powołały ABI oraz podmioty przetwarzające dane, zobowiązane do wyznaczenia IOD, mają czas do 31 lipca 2018 r., aby go wyznaczyć oraz powiadomić o tym Prezesa UODO
  • podmioty, które 25 maja 2018 r. zdecydowały, by ich dotychczasowy ABI został inspektorem ochrony danych, mają czas do 1 września 2018 r., aby go wyznaczyć oraz powiadomić o tym Prezesa UODO

Gdzie załatwisz sprawę

Urząd Ochrony Danych Osobowych
Stawki 2, 00-193 Warszawa

Co zrobić krok po kroku

1. Zawiadom Prezesa UODO o wyznaczeniu nowego inspektora ochrony danych

Zawiadomienie powinna podpisać osoba uprawniona do reprezentowania podmiotu zgłaszającego.

Dokumenty

Dokument możesz złożyć jako:
Postać elektroniczna
Dokument możesz złożyć jako:
Postać elektroniczna

Ustanowienie pełnomocnika

Jeśli chcesz, aby reprezentował cię pełnomocnik, pamiętaj o dołączeniu pełnomocnictwa oraz dowodu zapłaty opłaty skarbowej za pełnomocnictwo (17 zł). Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom lub rodzeństwu.

Praktyczne informacje na temat pełnomocnictwa.

Termin

Zawiadomienie wyślij w ciągu 14 dni od wyznaczenia IOD.

Okres przejściowy:

  • podmioty, które przed 25 maja 2018 r. nie powołały ABI oraz podmioty przetwarzające dane, zobowiązane do wyznaczenia IOD, mają czas do 31 lipca 2018 r., aby go wyznaczyć oraz powiadomić o tym Prezesa UODO
  • podmioty, które 25 maja 2018 r. zdecydowały, by ich dotychczasowy ABI został inspektorem ochrony danych, mają czas do 1 września 2018 r., aby go wyznaczyć oraz powiadomić o tym Prezesa UODO

2. Prezes UODO przyjmie twoje zawiadomienie

Po wysłaniu zawiadomienia drogą elektroniczną, otrzymasz urzędowe poświadczenie przedłożenia.

Ile zapłacisz

Usługa jest bezpłatna

Ile będziesz czekać

Twoja sprawa zostanie załatwiona od razu.

Warto wiedzieć

Wiele firm, jeden inspektor ochrony danych

Istnieje możliwość, by wiele firm stanowiących grupę przedsiębiorstw (np. grupę kapitałową) wyznaczyło jednego inspektora ochrony danych. O wyznaczeniu IOD każda z tych firm musi osobno zawiadomić Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Poinformuj o wyznaczeniu inspektora ochrony danych

Po wyznaczeniu inspektora ochrony danych musisz udostępnić jego dane – na swojej stronie internetowej lub, jeśli jej nie masz, w inny dostępny sposób w miejscu, w którym prowadzisz działalność.

Czy ta strona była przydatna?