Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Kontrole w firmie

Zasady prowadzenia kontroli w firmach mogą różnić się w zależności od instytucji, która je prowadzi. Sprawdź, jakie są ogólne reguły, obowiązki i prawa przedsiębiorców przed oraz w trakcie kontroli. Przeczytaj, jakie uprawnienia mają instytucje, które kontrolują przedsiębiorcę.

Ogólne zasady kontroli w firmach

Podstawowym aktem prawnym regulującym przeprowadzanie kontroli u przedsiębiorców jest Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców.

Każda kontrola przeprowadzana u przedsiębiorców powinna zostać poprzedzona analizą prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej. Analizę taką przeprowadza organ, który jest uprawniony do kontroli. Od wcześniejszego dokonania analizy można odstąpić między innymi w przypadku, gdy organ kontroli poweźmie uzasadnione podejrzenie:

  • zagrożenia życia lub zdrowia
  • popełnienia przestępstwa lub wykroczenia
  • popełnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego
  • innego naruszenia prawnego zakazu lub niedopełnienia prawnego obowiązku.

Ważne! W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, twoja firma może zostać skontrolowana przez szereg różnych instytucji. Mogą to być:

  • urzędy, jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych, UOKiK, Urząd Regulacji Energetyki, czy urzędy skarbowe
  • inspekcje, na przykład Państwowa Inspekcja Pracy, Inspekcja Ochrony Środowiska, Inspekcja Weterynaryjna albo Państwowa Inspekcja Farmaceutyczna
  • służby: Centralne Biuro Antykorupcyjne lub Straż Graniczna.

Sprawdź szczegółowe zasady kontroli prowadzone przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, urzędy skarbowe, Państwowa Inspekcję Pracy, Inspekcję Handlową, SANEPID oraz Inspekcję Ochrony Środowiska.

Obowiązek zawiadomienia przedsiębiorcy

Przed każdą kontrolą organ, który ją przeprowadza, musi zawiadomić o tym przedsiębiorcę.

Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.

Zawiadomienie musi zawierać:

  • oznaczenie organu, który będzie przeprowadzał kontrolę
  • datę i miejsce wystawienia
  • oznaczenie przedsiębiorcy, u którego kontrola będzie przeprowadzana
  • wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli
  • imię, nazwisko oraz podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji.

Na wniosek przedsiębiorcy kontrola może być wszczęta przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Także przed upływem 7 dni mogą być wykonywane czynności kontrolne związane z pobieraniem próbek i dokonywaniem oględzin, w tym pojazdów, lub dokonywaniem pomiarów. Czynności te nie mogą jednak przekraczać jednego dnia roboczego, natomiast czynności związane z dokonywaniem pomiarów nie mogą przekraczać kolejnych 24 godzin liczonych od chwili ich rozpoczęcia. Z czynności tych sporządza się protokół.

Od obowiązku zawiadomienia przedsiębiorcy o kontroli istnieje szereg wyjątków. Organ nie musi dokonywać zawiadomienia w przypadku gdy:

Czas trwania kontroli

Czas trwania wszystkich kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym jest uzależniony od jego wielkości i nie może przekraczać:

  • 12 dni roboczych – w przypadku mikroprzedsiębiorców
  • 18 dni roboczych – w przypadku małych przedsiębiorców
  • 24 dni roboczych – w przypadku średnich przedsiębiorców
  • 48 dni roboczych – w przypadku pozostałych przedsiębiorców.

Przedłużenie czasu trwania kontroli jest możliwe, jeżeli w toku kontroli zostanie ujawnione zaniżenie zobowiązania podatkowego w wysokości przekraczającej równowartość 10% kwoty zadeklarowanego zobowiązania podatkowego, jednak nie niższej niż 500 złotych, lub zawyżenie straty w wysokości przekraczającej równowartość 50% kwoty zadeklarowanej straty, jednak nie niższej niż 2500 złotych, albo w przypadku ujawnienia faktu niezłożenia deklaracji pomimo takiego obowiązku. Kontrola taka nie może trwać jednak dłużej, niż dwukrotność czasu określonego powyżej.

Także w sytuacji, gdy wyniki kontroli wykazały rażące naruszenie prawa przez przedsiębiorcę, można u niego przeprowadzić powtórną kontrolę w tym samym zakresie przedmiotowym w danym roku kalendarzowym, a czas jej trwania nie może przekraczać 7 dni. Czasu trwania takiej powtórnej kontroli nie wlicza się do czasu, o którym mowa powyżej.

Kto może prowadzić kontrolę i na jakich zasadach

Kontrolę u przedsiębiorcy może prowadzić osoba, będąca pracownikiem organu kontroli po okazaniu przedsiębiorcy albo osobie przez niego upoważnionej legitymacji służbowej upoważniającej do wykonywania takich czynności oraz po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

Ważne: odrębne przepisy mogą dopuszczać sytuację, w której kontrolę prowadzi osoba nie będąca pracownikiem organu kontroli.

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli musi zawierać w szczególności:

  • wskazanie podstawy prawnej
  • oznaczenie organu kontroli
  • datę i miejsce wystawienia
  • imię i nazwisko pracownika organu kontroli uprawnionego do przeprowadzenia kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej
  • oznaczenie przedsiębiorcy objętego kontrolą
  • określenie zakresu przedmiotowego kontroli
  • wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli
  • imię, nazwisko oraz podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji
  • pouczenie o prawach i obowiązkach przedsiębiorcy.

Ważne: Zmiana osób upoważnionych do przeprowadzenia kontroli, zakresu przedmiotowego kontroli oraz miejsca wykonywania czynności kontrolnych wymaga każdorazowo wydania odrębnego upoważnienia. Zmiany te nie mogą prowadzić też do wydłużenia przewidywanego wcześniej terminu zakończenia kontroli.

Czynności kontrole wykonuje się albo w obecności przedsiębiorcy albo upoważnionej przez niego osoby. Zasady tej nie stosuje się, gdy:

  • ratyfikowane umowy międzynarodowe albo bezpośrednio stosowane przepisy prawa Unii Europejskiej stanowią inaczej
  • przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia
  • kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów
  • przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska.

Ustalenia z kontroli zamieszcza się w protokole.

Przedsiębiorca ma też obowiązek posiadać książkę kontroli (może ona mieć formę papierową lub elektroniczną) oraz upoważnienia i protokoły z przeprowadzonych kontroli.

Książka kontroli zawiera wpisy obejmujące:

  • oznaczenie organu kontroli
  • oznaczenie upoważnienia do kontroli
  • zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli
  • daty podjęcia i zakończenia kontroli.

Kolejną zasadą jest nie przeprowadzanie kontroli, jeśli ma ona dotyczyć przedmiotu kontroli objętego uprzednio zakończoną kontrolą przeprowadzoną przez ten sam organ.

Organ kontrolny może od tej zasady odstąpić w sytuacji gdy:

  • kontrola ma dotyczyć okresu nieobjętego uprzednio zakończoną kontrolą
  • ponowna kontrola ma na celu przeciwdziałanie zagrożeniu życia lub zdrowia
  • ponowna kontrola jest niezbędna do przeprowadzenia postępowania w sprawie stwierdzenia nieważności, stwierdzenia wygaśnięcia, uchylenia lub zmiany decyzji ostatecznej lub wznowienia postępowania w sprawie zakończonej decyzją ostateczną
  • ponowna kontrola jest niezbędna do przeprowadzenia postępowania w związku z uchyleniem lub stwierdzeniem nieważności decyzji przez sąd administracyjny
  • ponowna kontrola jest niezbędna do przeprowadzenia postępowania w celu sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych organu lub wykonania decyzji lub postanowień nakazujących usunięcie naruszeń prawa, w związku z przeprowadzoną kontrolą, albo do sprawdzenia wykonania wezwania, o którym mowa w art. 21a ust. 1, zobowiązania, o którym mowa w art. 21a ust. 2, lub weryfikacji powiadomienia, o którym mowa w art. 21a ust. 5 lub 6 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców
  • ponowna kontrola jest niezbędna do przeprowadzenia postępowania związanego ze złożeniem korekty rozliczenia objętego uprzednio zakończoną kontrolą
  • organ kontroli poweźmie uzasadnione podejrzenie, że uprzednio zakończona kontrola została przeprowadzona z naruszeniem prawa mającym wpływ na wynik kontroli lub dowody, na których podstawie ustalono istotne dla sprawy okoliczności faktyczne, okazały się fałszywe lub protokół kontroli został sporządzony w wyniku przestępstwa
  • po sporządzeniu protokołu kontroli z poprzedniej kontroli wyszły na jaw istotne dla sprawy nowe okoliczności faktyczne lub nowe dowody nieznane organowi administracji lub państwowej jednostce organizacyjnej w chwili przeprowadzenia kontroli, w tym wskazujące na wystąpienie nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
  • przedsiębiorca prowadzi działalność w zakresie objętym nadzorem, o którym mowa w art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 21 lipca 2006 r. o nadzorze nad rynkiem finansowym.

Sprzeciw i odszkodowanie

W określonych przypadkach (między innymi w przypadku prowadzenia kontroli bez zawiadomienia lub bez ważnego upoważnienia do prowadzenia kontroli) przedsiębiorca może wnieść sprzeciw. Wnosi się go na piśmie do organu kontroli, którego czynności sprzeciw dotyczy. Wymaga on także uzasadnienia.

Na wniesienie sprzeciwu są trzy dni robocze od dnia wszczęcia kontroli przez organ kontroli lub wystąpienia przesłanki do wniesienia sprzeciwu. Organ kontroli musi rozpoznać sprzeciw w ciągu trzech dni. Jeśli decyzja organu będzie niekorzystna, to przedsiębiorca może jeszcze złożyć na nie zażalenie.

Przedsiębiorcy, który poniósł szkodę na skutek wykonania czynności kontrolnych z naruszeniem przepisów prawa, przysługuje odszkodowanie.

W przypadku:

  • powzięcia wiadomości o wykonywaniu działalności gospodarczej niezgodnie z przepisami ustawy
  • stwierdzenia zagrożenia życia lub zdrowia
  • niebezpieczeństwa powstania szkód majątkowych w znacznych rozmiarach
  • bezpośredniego zagrożenia środowiska w wyniku wykonywania tej działalności,

wójt, burmistrz lub prezydent miasta ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić właściwe organy, a te z kolei muszą poinformować organ zgłaszający o podjętych czynnościach.

Jeśli wójt, burmistrz lub prezydent miasta nie będzie mógł skutecznie zawiadomić właściwych organów, może nakazać, w drodze decyzji, wstrzymanie wykonywania działalności gospodarczej na czas niezbędny, nie dłuższy niż trzy dni.

Decyzja taka podlega natychmiastowemu wykonaniu.

Czy ta strona była przydatna?