Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Co powinieneś wiedzieć zanim zainstalujesz kasę fiskalną w firmie

Kiedy powstaje obowiązek instalowania kasy, zgłoszenie kasy do urzędu, ulga na zakup kasy, inne informacje dotyczące kasy fiskalnej w firmie

Założyłeś firmę i chcesz sprzedawać towary albo usługi klientom? Musisz się liczyć z koniecznością zakupu i rejestracji w urzędzie skarbowym kasy fiskalnej. Będziesz na niej rejestrować sprzedaż.

Poniżej opisujemy najważniejsze kroki dotyczące kasy fiskalnej. Szczegółowe informacje na temat kasy w firmie znajdziesz w poradniku:

Zanim zainstalujesz kasę w firmie, pamiętaj o kilku sprawach

Sprawdź, czy musisz korzystać z kasy

Obowiązek instalacji kasy fiskalnej zależy od tego:

  • komu sprzedajesz towary
  • jakie są to towary
  • jaki masz obrót
  • jakiego rodzaju działalność prowadzisz.

Ogólna zasada jest taka, że kasę instalujesz, jeśli:

  • sprzedajesz towary/usługi osobom fizycznym (czyli klientom, którzy nie prowadzą firmy) albo rolnikom ryczałtowym (zwolnionym z VAT)
  • przekroczyłeś roczny limit obrotu w wysokości 20 tys. zł. Uwaga! Jeśli rozpocząłeś sprzedaż w trakcie roku, limit obliczasz na zasadzie proporcji. Na przykład: Jeśli rozpoczniesz sprzedaż na rzecz osób fizycznych działalność 1 stycznia, to limit wynosi 20 tys. zł. Jeśli rozpoczniesz 15 listopada, to twój limit wyniesie 2521 zł (46 dni/365 dni x 20 tys. zł)
  • sprzedajesz towary albo świadczysz usługi, co do których istnieje obowiązek stosowania kas niezależnie od wysokości obrotu (np. taksówka, fryzjer, gastronomia, mechanik samochodowy). Listę usług i towarów znajdziesz w rozporządzeniu
  • jeśli prowadzisz tzw. sprzedaż mieszaną (zwolnioną i podlegającą rejestracji na kasie) a udział sprzedaży zwolnionej jest mniejszy niż 80% całkowitego obrotu (na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych)

Pamiętaj, ze obowiązek rejestracji obrotów za pomocą kasy dotyczy zarówno czynnych podatników VAT, jak i podatników zwolnionych

Kup kasę

Jeśli masz obowiązek używania kasy, kup kasę. Przy wyborze dostawcy kieruj się m.in. jakością serwisu

Zgłoś zamiar korzystania z kasy w urzędzie skarbowym

Zawiadomienie jest potrzebne m.in. do odliczenia lub zwrotu kwoty wydanej na zakup kasy. Zawiera ono informację o liczbie kas i miejscu (adresie) ich używania.

Uaktywnij kasę (fiskalizacja)

Po zgłoszeniu instalacji konieczna jest również fiskalizacja kasy (jest to przestawienie kasy na tryb trwałego zapisu). Wykonuje ją sprzedawca i serwisant kas. Fiskalizację potwierdza wykonanie raportu fiskalnego dobowego. Wydruk raportu fiskalnego dobowego dołącza się do książki kasy.

Zgłoszenie danych kasy do urzędu skarbowego

W ciągu 7 dni od dnia fiskalizacji kasy musisz zgłosić dane dotyczące kasy do urzędu skarbowego. Na tej podstawie otrzymasz numer ewidencyjny, który nakleisz lub utrwalisz w książce kasy i na samej kasie.

Zgłoszenia kasy dokonuje również sewistant

Uzyskaj zwrot pieniędzy na zakup kasy

Możesz odzyskać kwotę w wysokości 90% ceny zakupu kasy (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. Wystarczy, że złożysz wniosek.

Prawidłowo korzystaj z kasy

Pamiętaj, że powinieneś:

  • rejestrować każdą sprzedaż i drukować właściwy dla niej paragon fiskalny lub fakturę VAT
  • wydawać kupującemu oryginał wydrukowanego paragonu
  • sporządzać raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym oraz raport miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu
  • ewidencjonować sprzedaż przy użyciu kasy rezerwowej lub zawiesić sprzedaż, gdy nie działa kasa podstawowa, a nie posiadasz kasy zapasowej
  • wykonywać co 24 miesiące obowiązkowy przegląd techniczny kasy przez właściwy serwis
  • drukować wszystkie emitowane przez kasę dokumenty i ich kopie na taśmie papierowej z rolki
  • przechowywać kopie dokumentów kasowych do czasu przedawnienia zobowiązań (mija on po upływie 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku)
  • trwale nanieść na obudowę kasy jej numer ewidencyjny nadany przez naczelnika urzędu skarbowego
  • przechowywać książkę serwisową kasy w miejscu i przez okres jej użytkowania oraz udostępniać ją na żądanie urzędu skarbowego, a także służby serwisowej

Zasady wystawiania paragonów znajdziesz w ulotce:

Dowiedz się, jak postępować w przypadku awarii i innych zdarzeń

Jeśli korzystasz z kasy, może ona ulec awarii albo zostać skradziona. Po pewnym czasie może zapełnić się moduł pamięci, który należy wymienić. Co robić w takich sytuacjach, opisujemy w ulotce:

Dowiesz się również, co robić przy zawieszeniu i zamknięciu działalności oraz zmiany formy działalności.

Pamiętaj, że w przypadku awarii, wymiany pamięci albo zamknięcia kasy konieczne będzie zgłoszenie odczytu kasy.

Czy ta strona była przydatna?