Zarejestruj kasę fiskalną z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii

Zanim zaczniesz używać kasy fiskalnej z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii musisz zgłosić dane kasy do urzędu skarbowego. Dzięki temu otrzymasz numer ewidencyjny kasy, który trzeba nanieść na kasę i wpisać do książki serwisowej. Sprawdź poniżej co zrobić krok po kroku.

Jak załatwić sprawę

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Od maja 2019 r. funkcjonują na rynku równolegle: kasy fiskalne z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, nazywane kasami starego typu lub tradycyjnymi oraz nowy rodzaj kas – kasy online.

Bez względu na rodzaj kasy, przed rozpoczęciem jej użytkowania, konieczne jest przeprowadzenie fiskalizacji i uzyskanie numeru ewidencyjnego. W przypadku kas online dzieje się to automatycznie i nie ma obowiązku zgłoszenia kasy do naczelnika urzędu skarbowego. Wystarczy, że użytkownik kasy online zapewni sobie pomoc serwisanta przy fiskalizacji i dostęp do sieci internetowej, która umożliwi przesłanie danych pomiędzy kasą online, a Centralnym Repozytorium Kas („CRK”). Kasa online przekazuje CRK dane o sobie i o właścicielu kasy, otrzymując zwrotnie przydzielony numer ewidencyjny. 

Użytkownicy kas tradycyjnych nadal mają obowiązki zgłoszeniowe, ale w okrojonym zakresie – nie muszą już składać do urzędu skarbowego zawiadomienia o rozpoczęciu ewidencjonowania na kasie fiskalnej. Aktualny pozostaje obowiązek zgłoszenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego danych dotyczących kasy po dokonanej fiskalizacji, czyli rejestracja kasy.

Gdzie załatwisz sprawę

Usługę można zrealizować w:

• urzędy skarbowe
• urzędy skarbowe dla największych podmiotów

Co zrobić krok po kroku

1. Zamów u serwisanta kas usługę fiskalizacji

Przed zgłoszeniem danych dotyczących kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii dokonaj jej fiskalizacji. Fiskalizacja kasy tradycyjnej przebiega następująco:

Serwisant:

• dokona fiskalizacji kasy (fiskalizacja kasy to jednokrotna i niepowtarzalna czynność, która rozpoczyna pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończona wydrukiem dobowego raportu fiskalnego)
• wpisze twój numer NIP do pamięci fiskalnej kasy
• przekaże ci dobowy raport fiskalny wydrukowany z twojej kasy, który potwierdzi fiskalizację
• prześle zgłoszenie serwisu zawierające m.in. dane twojej kasy, do urzędu skarbowego w ciągu maksymalnie 7 dni od fiskalizacji

Ty:

• dołącz raport z fiskalizacji do książki kasy. Książka kasy zawiera dane o kasie rejestrującej, obowiązkowe przeglądy techniczne kasy oraz inne dane dotyczące kasy. Musisz ją prowadzić i przechowywać tak długo, jak użytkujesz kasę.

Termin

Zanim zaczniesz ewidencjonować na kasie sprzedaż.

2. Zgłoś dane kasy fiskalnej

Formularz zgłoszenia danych dotyczących kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii znajdziesz poniżej. Wypełnij go na podstawie danych zawartych w książce kasy, która jest dołączana do kasy. Następnie wydrukuj i zanieś lub wyślij do urzędu skarbowego.

Skorzystaj z formularza zamieszczonego niżej także gdy powiadamiasz urząd skarbowy o zmianach danych dotyczących kasy. Aktualizacja danych jest konieczna:

• jeśli zmienisz miejsce używania kasy fiskalnej – złóż do swojego urzędu skarbowego zgłoszenie aktualizacyjne; 
• jeśli zmieni się twój urząd skarbowy (np. gdy zmienisz siedzibę swojej firmy) – złóż do nowego urzędu skarbowego wniosek o zarejestrowanie kasy pod dotychczasowym numerem ewidencyjnym kasy;
• jeśli wymienisz pamięć fiskalną kasy po jej zapełnieniu lub uszkodzeniu – ponownie dokonaj fiskalizacji i złóż do swojego urzędu skarbowego zgłoszenie aktualizacyjne.

Dokumenty

Termin

Zgłoś dane dotyczące kasy w ciągu 7 dni od dnia fiskalizacji kasy.

Zaktualizuj zgłoszenie w ciągu 7 dni od:

• zmiany miejsca używania kasy;
• zmiany właściwości urzędu skarbowego;
• ponownej fiskalizacji po wymianie pamięci fiskalnej kasy.

3. Nanieś numer ewidencyjny na kasę i wpisz go do książki serwisowej

Urząd skarbowy po zgłoszeniu przez ciebie i serwis danych dotyczących kasy sprawdza ich prawidłowość. Jeśli prawidłowość zgłoszeń nie budzi wątpliwości, urząd przesyła zawiadomienie o zarejestrowaniu kasy i nadanym jej numerze ewidencyjnym. Numer ten dla kasy oraz książki kasy jest identyczny i niepowtarzalny (żadna inna kasa w Polsce nie będzie miała takiego numeru). Numer ten musisz nanieść w książce kasy, a także w sposób trwały na obudowę kasy (np. trwałym flamastrem). Numer ten nie ulega zmianie w przypadku zmiany właściwości urzędu skarbowego (np. w razie zmiany siedziby) lub w przypadku wymiany modułu fiskalnego kasy.

Zawiadomienie o nadanym numerze ewidencyjnym dostaniesz maksymalnie w ciągu 30 dni od momentu kiedy złożysz wniosek.

Ile zapłacisz

Usługa jest bezpłatna. Dodatkowe opłaty możesz ponieść, tylko w przypadku realizacji tej usługi przez pełnomocnika (informacje na temat pełnomocnictwa).

Ile będziesz czekać

Do 30 dni – jeśli serwisant również zgłosi do urzędu skarbowego dane twojej kasy w ciągu 7 dni od fiskalizacji. Co się stanie, jeśli serwisant nie dotrzyma terminu? Urząd może cię wezwać do złożenia wyjaśnień w tej sprawie.

Jak możesz się odwołać

Jeśli w zawiadomieniu, które dostaniesz z urzędu, będą nieścisłości, złóż wniosek o ich sprostowanie.

Jeśli chcesz się odwołać od decyzji o nadaniu kasie numeru ewidencyjnego, masz na to 14 dni od otrzymania zawiadomienia z urzędu skarbowego o zarejestrowaniu kasy.

Warto wiedzieć

Czy wiesz, że pieniądze wydane na zakup kasy fiskalnej możesz odzyskać? Ulga przysługuje zarówno przedsiębiorcom rozliczającym VAT, jak i zwolnionym z tego obowiązku.