Zarejestruj kasę fiskalną

Kasa rejestrująca (inaczej kasa fiskalna) pomoże ci rejestrować sprzedaż i kwoty podatku VAT oraz rozliczyć się z urzędem skarbowym. Sprawdź jak ją zarejestrować.

Jak załatwić sprawę

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Kto musi mieć kasę fiskalną

Przedsiębiorca, który sprzedaje towary lub usługi klientom (nie firmom) musi ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej. Są od tego jednak wyjątki, gdyż niektórzy przedsiębiorcy mogą korzystać ze zwolnień określonych w rozporządzeniu w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Przykładowo, jeśli jesteś fryzjerem, mechanikiem samochodowym, taksówkarzem lub prowadzisz restaurację – musisz mieć kasę fiskalną. Natomiast jeśli sprzedajesz odzież przez internet i otrzymujesz zapłatę na rachunek bankowy, to (po spełnieniu dodatkowych warunków określonych w rozporządzeniu) nie musisz instalować kasy fiskalnej.

Możesz używać kas fiskalnych także wtedy, gdy nie masz takiego obowiązku.

Chcesz sprzedawać towary lub usługi klientom? Nie wiesz czy musisz mieć kasę fiskalną? Skorzystaj z poradnika Rejestruję kasę fiskalną i sprawdź czy potrzebujesz kasę fiskalną.

Ile kosztuje rejestracja kasy fiskalnej

Usługa rejestracji kasy jest bezpłatna. Zapłacisz jedynie za fiskalizację kasy.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Zawiadomienie złóż zanim zaczniesz ewidencjonować na kasie sprzedaż.

Gdzie załatwisz sprawę

Co zrobić krok po kroku

1. Zawiadom urząd skarbowy, że planujesz używać kasy lub kilku kas fiskalnych

Zawiadomienie złóż osobiście w urzędzie skarbowym, wyślij pocztą lub złóż elektronicznie poprzez stronę biznes.gov.pl.

W zawiadomieniu tym określasz całkowitą liczbę kas, które będą wykorzystywane w przedsiębiorstwie, oraz wskazujesz miejsca – adresy instalacji wszystkich kas.

Jeśli planujesz zainstalować wyłącznie jedną kasę możesz dokonać zawiadomienia na formularzu „Zgłoszenie danych dotyczących kasy”, którego wzór jest w kroku 3.

Dokumenty

Ustanowienie pełnomocnika

Jeżeli chcesz, aby reprezentował cię pełnomocnik, pamiętaj o dołączeniu pełnomocnictwa oraz dowodu zapłaty opłaty skarbowej za to pełnomocnictwo (17 zł). Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu.

Opłata: wpłać ją na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu, w którym składasz pełnomocnictwo (numer konta sprawdzisz na stronie urzędu miasta lub gminy)

Przykład: jeśli pełnomocnictwo składasz do Urzędu Skarbowego w Poznaniu, opłatę zapłać na konto Urzędu Miasta Poznania.

Praktyczne informacje na temat pełnomocnictwa.

Termin

Zawiadomienie złóż zanim zaczniesz ewidencjonować na kasie sprzedaż.

2. Zamów u serwisanta kas usługę fiskalizacji

Serwisant:

• dokona fiskalizacji kasy (fiskalizacja kasy to jednokrotna i niepowtarzalna czynność inicjująca pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończona wydrukiem dobowego raportu fiskalnego),
• wpisze twój numer NIP do pamięci fiskalnej kasy,
• przekaże ci dobowy raport fiskalny wydrukowany z twojej kasy, który potwierdzi fiskalizację,
• do 7 dni od fiskalizacji prześle zgłoszenie serwisu zawierające m.in. dane twojej kasy, do urzędu skarbowego.

Ty:

• dołącz raport z fiskalizacji do książki kasy. Książka kasy zawiera dane o kasie rejestrującej, obowiązkowe przeglądy techniczne kasy oraz inne dane dotyczące kasy.

Dokumenty

Termin

Zanim zaczniesz ewidencjonować na kasie sprzedaż.

3. Wypełnij formularz "Zgłoszenie danych dotyczących kasy"

Zgłoszenie danych dotyczących kasy, w celu otrzymania numeru ewidencyjnego składasz do właściwego urzędu skarbowego. Wzór zgłoszenia znajdziesz poniżej – możesz go wydrukować i zanieść lub wysłać do urzędu. Jeśli masz Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany to możesz wysłać zgłoszenie elektronicznie.

Formularz wypełniasz na podstawie danych zawartych w książce kasy, która jest dołączana do kasy.

Dokumenty

Ustanowienie pełnomocnika

Jeżeli chcesz, aby reprezentował cię pełnomocnik, pamiętaj o dołączeniu pełnomocnictwa oraz dowodu zapłaty opłaty skarbowej za to pełnomocnictwo (17 zł). Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom lub rodzeństwu. Praktyczne informacje na temat pełnomocnictwa.

Termin

7 dni od dnia fiskalizacji kasy.

4. Urząd skarbowy zarejestruje twoją kasę i prześle ci numer ewidencyjny

Urząd skarbowy po zgłoszeniu, przez ciebie i serwis, danych dotyczących kasy sprawdza prawidłowość złożonych zgłoszeń. Jeśli ich prawidłowość nie budzi wątpliwości, urząd przesyła zawiadomienie o zarejestrowaniu kasy i nadanym jej numerze ewidencyjnym. Numer ten dla kasy oraz książki kasy jest identyczny i niepowtarzalny (żadna inna kasa w Polsce nie będzie miała takiego numeru). Numer ten musisz nanieść w książce kasy, a także w sposób trwały na obudowę kasy (np. trwałym flamastrem). Numer ten nie ulega zmianie w przypadku zmiany właściwości urzędu skarbowego (np. w razie zmiany siedziby) lub w przypadku wymiany modułu fiskalnego kasy.

Dokumenty

Termin

Zawiadomienie o nadanym numerze ewidencyjnym dostaniesz maksymalnie w ciągu 30 dni od momentu kiedy złożysz wniosek.

Ile zapłacisz

Usługa jest bezpłatna. Dodatkowe opłaty możesz ponieść, tylko w przypadku realizacji tej usługi przez pełnomocnika (informacje na temat pełnomocnictwa).

Ile będziesz czekać

Do 30 dni – jeśli serwisant również zgłosi do urzędu skarbowego dane twojej kasy w ciągu 7 dni od fiskalizacji. Co się stanie, jeśli serwisant nie dotrzyma terminu? Urząd wezwie cię do złożenia wyjaśnień w tej sprawie.

Jak możesz się odwołać

Jeśli w zawiadomieniu, które dostaniesz z urzędu, będą nieścisłości, złóż wniosek o ich sprostowanie.

Warto wiedzieć

Czy wiesz, że pieniądze wydane na zakup kasy fiskalnej możesz odzyskać? Ulga przysługuje zarówno przedsiębiorcom rozliczającym VAT, jak i zwolnionym z tego obowiązku.

Pamiętaj aby zgłaszać kasę fiskalną do cyklicznych przeglądów

Kasy rejestrujące zgłaszaj do obowiązkowego przeglądu technicznego u swojego serwisanta minimum co 2 lata. W przypadku kas stosowanych w taksówkach, obowiązkowe przeglądy zlecaj nie rzadziej niż w terminach wymaganych dla ponownej legalizacji taksometru, używanego do współpracy z kasą (jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy).

Jak używać kasy fiskalnej

• każdą sprzedaż rejestruj i drukuj paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży
• wydawaj kupującemu wydrukowany paragon fiskalny lub fakturę
• wydrukuj raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień. Musisz to zrobić, nie później jednak niż przed sprzedażą w dniu następnym
• wydrukuj miesięczny raport po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc. Musisz to zrobić, w terminie do 25. dnia kolejnego miesiąca
• jeśli nie działa twoja kasa podstawowa, to rejestruj sprzedaż na kasie rezerwowej. Jeśli nie masz kasy rezerwowej, to nie możesz sprzedawać
• musisz nie rzadziej niż co 2 lata zlecić serwisowi obowiązkowy przegląd techniczny kasy
• drukuj wszystkie emitowane przez kasę dokumenty i ich kopie na taśmie papierowej. Nie musisz drukować kopii, jeśli masz kasę z elektronicznym zapisem kopii
• kopie dokumentów kasowych przechowuj do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zazwyczaj jest to 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku
• książkę serwisową musisz posiadać przez cały czas, gdy używasz kasy. Musisz ją udostępniać na żądanie, np. urzędu skarbowego. W książce serwisant wpisuje wszystkie naprawy i przeglądy. Ty wpisujesz do książki serwisowej raporty z fiskalizacji kasy i raporty rozliczeniowe. W przypadku kas stacjonarnych, książkę kasy przechowuj, w tym samym miejscu co kasę
• musisz na bieżąco weryfikować czy zostały prawidłowo wpisane do kasy: nazwy towarów i usług, stawki podatku, waluta wraz z jej symbolem i wartością przelicznika oraz data i czas. W przypadku awarii, koniecznie zgłoś to firmie, która serwisuje twoje kasy

Powiadom urząd o zmianach

Jeśli zmienisz miejsce używania kasy fiskalnej – to masz 7 dni, aby poinformować o tym urząd skarbowy. Wykorzystaj w tym celu zgłoszenie aktualizacyjne danych dotyczących kasy.

Jeśli zmienisz firmę, która serwisuje twoje kasy – to masz 7 dni, aby poinformować o tym urząd skarbowy.

Jeśli zmieni się twój urząd skarbowy (np. gdy zmienisz siedzibę swojej firmy), to w ciągu 7 dni złóż do nowego urzędu skarbowego wniosek o zarejestrowanie kasy pod dotychczasowym numerem ewidencyjnym kasy. Wypełnij zgłoszenie aktualizacyjne danych dotyczących kasy i dołącz informację o tym, który urząd skarbowy do tej pory cię obsługiwał.

Co zrobić jeśli ktoś ukradnie twoją kasę fiskalną

Jeśli złodziej ukradnie twoją kasę fiskalną, to jak najszybciej zawiadom o tym urząd skarbowy. Nie ma wzoru pisma, na którym możesz zgłosić kradzież kasy fiskalnej. Najlepiej, gdy podasz: nazwę firmy, adres, numer NIP, dane kasy (w szczególności nr ewidencyjny), krótki opis zdarzenia (datę i miejsce zdarzenia). Do zgłoszenia dołącz potwierdzenie zgłoszenia kradzieży wydane przez policję.

Jeśli odzyskasz skradzioną kasę, to:

• jak najszybciej powiadom o tym urząd skarbowy
• zleć wykonanie przeglądu technicznego. Odzyskaną kasę fiskalną możesz zacząć używać dopiero od następnego dnia po przeglądzie

Jeśli nie chcesz używać odzyskanej kasy, zgłoś jej zamknięcie.