Zanim zaczniesz używać kasy fiskalnej z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii musisz zgłosić dane kasy do urzędu skarbowego. Dzięki temu otrzymasz numer ewidencyjny kasy, który trzeba nanieść na kasę i wpisać do książki serwisowej. Sprawdź poniżej co zrobić krok po kroku.
Jak załatwić sprawę
Sprawę można załatwić:
- podczas wizyty w urzędzie
- listownie
- elektronicznie
Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi
Od maja 2019 r. funkcjonują na rynku równolegle: kasy fiskalne z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, nazywane kasami starego typu lub tradycyjnymi oraz nowy rodzaj kas – kasy online.
Bez względu na rodzaj kasy, przed rozpoczęciem jej użytkowania, konieczne jest przeprowadzenie fiskalizacji i uzyskanie numeru ewidencyjnego. W przypadku kas online dzieje się to automatycznie i nie ma obowiązku zgłoszenia kasy do naczelnika urzędu skarbowego. Wystarczy, że użytkownik kasy online zapewni sobie pomoc serwisanta przy fiskalizacji i dostęp do sieci internetowej, która umożliwi przesłanie danych pomiędzy kasą online, a Centralnym Repozytorium Kas („CRK”). Kasa online przekazuje CRK dane o sobie i o właścicielu kasy, otrzymując zwrotnie przydzielony numer ewidencyjny.
Użytkownicy kas tradycyjnych nadal mają obowiązki zgłoszeniowe, ale w okrojonym zakresie – nie muszą już składać do urzędu skarbowego zawiadomienia o rozpoczęciu ewidencjonowania na kasie fiskalnej. Aktualny pozostaje obowiązek zgłoszenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego danych dotyczących kasy po dokonanej fiskalizacji, czyli rejestracja kasy.
Gdzie załatwisz sprawę
Usługę można zrealizować w:
- urzędy skarbowe
- urzędy skarbowe dla największych podmiotów
Znajdź urząd skarbowy właściwy do przyjęcia zgłoszenia danych dotyczących kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii:
- prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą – zgłoś kasę fiskalną do urzędu skarbowego właściwego dla twojego miejsca zamieszkania;
- prowadzisz firmę jako osoba prawna (np. spółka z o.o.) lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej (np. stowarzyszenie) – zgłoś kasę fiskalną do urzędu skarbowego właściwego dla siedziby podmiotu;
- nie masz w Polsce siedziby, ale na stałe prowadzisz tutaj działalność gospodarczą – zgłoś kasę fiskalną do urzędu skarbowego właściwego dla stałego miejsca prowadzenia działalności;
- nie masz siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce – zgłoś kasę fiskalną do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.
Urzędy skarbowe dla największych podmiotów
Jeśli ze względu na formą prowadzonej działalności oraz osiągane przychody rozliczasz się w urzędzie skarbowym dla największych podmiotów pamiętaj, aby zgłoszenie złożyć w:
Co zrobić krok po kroku
Zamów u serwisanta kas usługę fiskalizacji
Przed zgłoszeniem danych dotyczących kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii dokonaj jej fiskalizacji. Fiskalizacja kasy tradycyjnej przebiega następująco:
Serwisant:
- dokona fiskalizacji kasy (fiskalizacja kasy to jednokrotna i niepowtarzalna czynność, która rozpoczyna pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończona wydrukiem dobowego raportu fiskalnego)
- wpisze twój numer NIP do pamięci fiskalnej kasy
- przekaże ci dobowy raport fiskalny wydrukowany z twojej kasy, który potwierdzi fiskalizację
- prześle zgłoszenie serwisu zawierające m.in. dane twojej kasy, do urzędu skarbowego w ciągu maksymalnie 7 dni od fiskalizacji
Ty:
- dołącz raport z fiskalizacji do książki kasy. Książka kasy zawiera dane o kasie rejestrującej, obowiązkowe przeglądy techniczne kasy oraz inne dane dotyczące kasy. Musisz ją prowadzić i przechowywać tak długo, jak użytkujesz kasę.
Termin
Zanim zaczniesz ewidencjonować na kasie sprzedaż.
Zgłoś dane kasy fiskalnej
Formularz zgłoszenia danych dotyczących kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii znajdziesz poniżej. Wypełnij go na podstawie danych zawartych w książce kasy, która jest dołączana do kasy.
Skorzystaj z formularza zamieszczonego niżej także gdy powiadamiasz urząd skarbowy o zmianach danych dotyczących kasy. Aktualizacja danych jest konieczna:
- jeśli zmienisz miejsce używania kasy fiskalnej – złóż do swojego urzędu skarbowego zgłoszenie aktualizacyjne;
- jeśli zmieni się twój urząd skarbowy (np. gdy zmienisz siedzibę swojej firmy) – złóż do nowego urzędu skarbowego wniosek o zarejestrowanie kasy pod dotychczasowym numerem ewidencyjnym kasy;
- jeśli wymienisz pamięć fiskalną kasy po jej zapełnieniu lub uszkodzeniu – ponownie dokonaj fiskalizacji i złóż do swojego urzędu skarbowego zgłoszenie aktualizacyjne.
Wypełniony formularz wydrukuj i zanieś lub wyślij do urzędu skarbowego.
Pamiętaj, że zarówno zgłoszenie jak i aktualizację zgłoszenia danych dotyczących kasy fiskalnej, możesz wysłać elektronicznie, korzystając z przycisku "załatw online" na górze strony.
Dokumenty
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał
Pobierz:
Dokument możesz złożyć jako:
Oryginał
17 zł – opłata skarbowa za pełnomocnictwo szczególne PPS-1 (opcjonalne)
Jeśli działasz przez pełnomocnika, musisz zapłacić za pełnomocnictwo. Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu.
Opłata: wpłać ją na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu, w którym składasz pełnomocnictwo (numer konta sprawdzisz na stronie urzędu miasta lub gminy).
Przykład: jeśli pełnomocnictwo składasz do Urzędu Skarbowego w Poznaniu, opłatę zapłać na konto Urzędu Miasta Poznania.
Praktyczne informacje na temat pełnomocnictwa
0 zł – opłata za pełnomocnictwo ogólne PPO-1
Możesz ustanowić pełnomocnika ogólnego do wszystkich spraw podatkowych (osobę fizyczną z pełną zdolnością do czynności prawnych - nie musi to być adwokat, radca prawny, czy też doradca podatkowy). Załatw to online na Portalu Podatkowym. Zobacz instrukcję jak zgłosić pełnomocnictwo ogólne PPO-1. Złożenie pełnomocnictwa ogólnego PPO-1 jest bezpłatne.
Uwaga! Nie musisz dołączać kopii pełnomocnictwa ogólnego – urząd skarbowy sam sprawdzi jego zakres w Centralnym Rejestrze Pełnomocnictw Ogólnych (CRPO).
Ważne: jeśli ustanowisz pełnomocnika ogólnego, nie musisz dodatkowo ustanawiać pełnomocnika szczególnego (PPS-1). Jednak, jeśli masz już więcej niż jednego pełnomocnika o tym samym zakresie działania, czyli pełnomocnika ogólnego i szczególnego w tej samej sprawie, to wskaż jednego z nich, jako pełnomocnika do doręczeń.
Termin
Zgłoś dane dotyczące kasy w ciągu 7 dni od dnia fiskalizacji kasy.
Zaktualizuj zgłoszenie w ciągu 7 dni od:
- zmiany miejsca używania kasy;
- zmiany właściwości urzędu skarbowego;
- ponownej fiskalizacji po wymianie pamięci fiskalnej kasy.
Nanieś numer ewidencyjny na kasę i wpisz go do książki serwisowej
Urząd skarbowy po zgłoszeniu przez ciebie i serwis danych dotyczących kasy sprawdza ich prawidłowość. Jeśli prawidłowość zgłoszeń nie budzi wątpliwości, urząd przesyła zawiadomienie o zarejestrowaniu kasy i nadanym jej numerze ewidencyjnym. Numer ten dla kasy oraz książki kasy jest identyczny i niepowtarzalny (żadna inna kasa w Polsce nie będzie miała takiego numeru). Numer ten musisz nanieść w książce kasy, a także w sposób trwały na obudowę kasy (np. trwałym flamastrem). Numer ten nie ulega zmianie w przypadku zmiany właściwości urzędu skarbowego (np. w razie zmiany siedziby) lub w przypadku wymiany modułu fiskalnego kasy.
Zawiadomienie o nadanym numerze ewidencyjnym dostaniesz maksymalnie w ciągu 30 dni od momentu kiedy złożysz wniosek.
Ile zapłacisz
Usługa jest bezpłatna. Dodatkowe opłaty możesz ponieść, tylko w przypadku realizacji tej usługi przez pełnomocnika (informacje na temat pełnomocnictwa).
Ile będziesz czekać
Do 30 dni – jeśli serwisant również zgłosi do urzędu skarbowego dane twojej kasy w ciągu 7 dni od fiskalizacji. Co się stanie, jeśli serwisant nie dotrzyma terminu? Urząd może cię wezwać do złożenia wyjaśnień w tej sprawie.
Jak możesz się odwołać
Jeśli w zawiadomieniu, które dostaniesz z urzędu, będą nieścisłości, złóż wniosek o ich sprostowanie.
Jeśli chcesz się odwołać od decyzji o nadaniu kasie numeru ewidencyjnego, masz na to 14 dni od otrzymania zawiadomienia z urzędu skarbowego o zarejestrowaniu kasy.
Warto wiedzieć
Czy wiesz, że pieniądze wydane na zakup kasy fiskalnej możesz odzyskać? Sprawdź jakie są warunki skorzystania z ulgi na zakup kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii.
Czy ta strona była przydatna?