Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Wystawianie paragonów – o czym powinieneś wiedzieć

Elementy paragonu, jak opisać towar na paragonie

Elementy paragonu, opis towaru/usługi na paragonie, błąd na paragonie, zwrot towaru bez paragonu

Jeśli korzystasz z kasy fiskalnej, powinieneś znać podstawowe przepisy dotyczące wystawiania paragonów.

Paragon fiskalny drukowany przez kasę fiskalną jest (tak, jak faktura) dokumentem potwierdzającym sprzedaż. Co ważne, paragon musisz wręczyć klientowi bez żądania, czyli niezależnie od tego, czy chce dostać paragon, czy nie.

Uwaga! Możesz spotkać się z nazwą paragon niefiskalny". Jest to dokument wystawiony przed fiskalizacją kasy (czyli przestawieniem pamięci kasy na trwały i nieodwracalny zapis wszystkich transakcji sprzedaży). Służy do nauki lub testowania urządzenia. Paragonami niefiskalnymi" nazywa się też czasem rachunki lub paragony kelnerskie stosowane w gastronomii. Nie są one drukowane przez kasę fiskalną i nie powinien być przekazany kupującemu jako dowód zakupu, jeżeli sprzedawca musi ewidencjonować obroty na kasach rejestrujących.

Elementy paragonu

Każdy paragon fiskalny zawiera charakterystyczne elementy, m.in.:centralnie umieszczony napis paragon fiskalny, NIP wystawcy, jego nazwę i adres, logo i numer unikatowy kasy.

Producenci kas fiskalnych zobowiązani są dostosować urządzenia rejestrujące do możliwości wydruku paragonu fiskalnego w formacie i treści z narzuconej przez przepisy.

  • Wysokość znaków na paragonie fiskalnym nie może być mniejsza niż 2,50 mm, liczba znaków w linii nie może być mniejsza niż 17, a liczba znaków przeznaczonych na nazwę towaru lub usługi nie może być mniejsza niż 12.
  • Łączna kwota sprzedaży brutto na paragonach fiskalnych, powinna być wyróżniona czcionką wytłuszczoną o wysokości stanowiącej co najmniej 150% wysokości innych znaków. Nawet szerokość taśmy paragonowej została unormowana i nie może być mniejsza niż 28 mm.
  • Nie bez znaczenia jest także zobowiązanie do stosowania określonej kolejności na wydruku, a elementy takie jak logo fiskalne i numer unikatowy kasy muszą być umieszczone centralnie w ostatniej linii paragonu fiskalnego. Jedynie swoboda umieszczenia informacji o dacie oraz godzinie i minucie sprzedaży pozostawiona jest autonomii producentów.  

Aby paragon fiskalny odpowiadał obowiązującym wymogom prawnym, musi zawierać następujące elementy:

  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika
  • numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP)
  • numer kolejny wydruku
  • datę oraz godzinę i minutę sprzedaży
  • oznaczenie PARAGON FISKALNY"
  • nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy
  • cenę jednostkową towaru lub usługi
  • ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku
  • wartość rabatów lub narzutów, o ile występują
  • wartość sprzedaży brutto i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku po uwzględnieniu rabatów lub narzutów
  • wartość sprzedaży zwolnionej od podatku
  • łączną kwotę podatku
  • łączną kwotę sprzedaży brutto
  • oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto
  • kolejny numer paragonu fiskalnego
  • numer kasy i oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym
  • numer identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP nabywcy) - na żądanie nabywcy
  • logo fiskalne i numer unikatowy kasy.

Paragon w działalności transportowej

Jeżeli prowadzisz działalność związaną ze świadczeniem usług przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami, musisz posiadać kasę fiskalną, która umożliwia drukowanie paragonów z dodatkowymi elementami. Na paragonie oprócz wymienionych powyżej informacji, powinny być umieszczone:

  • numer rejestracyjny i numer boczny taksówki
  • datę wykonania usługi, z określeniem w godzinach i minutach czasu rozpoczęcia i zakończenia kursu;
  • długość przejechanej drogi w czasie kursu
  • jednostkowe opłaty taryfowe wykorzystywane do wyceny kursu łącznie z opłatą za impuls
  • liczbę impulsów i wartość usługi odnoszące się do poszczególnych taryf
  • wartość poszczególnych innych opłat taryfowych.

Większe wymagania dotyczą również rejestrowania obrotów przez podmioty świadczące usługi w zakresie transportu pasażerskiego. Stosowana kasa fiskalna powinna posiadać jeden wyświetlacz dla operatora i kupującego oraz być wyposażona w funkcję rejestracji i naliczania dopłat do przewozów w podziale na poszczególne kategorie ulg ustawowych, a także funkcję sporządzania dobowych i miesięcznych raportów dopłat do biletów ulgowych. Ustawodawca wymaga, aby paragony fiskalne, oprócz podstawowych elementów, zawierały również:

  • oznaczenie BILET" lub OPŁATA DODATKOWA
  • rodzaj biletu
  • tytuł ulgi w przypadku biletu ulgowego
  • numer kursu
  • nazwę przystanku początkowego i końcowego lub zakres ważności, lub okres ważności biletu
  • cenę jednostkową usługi
  • wartość ulgi w przypadku biletu ulgowego
  • liczbę i wartość sumaryczną sprzedaży danej usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku.

Jak opisać towar na paragonie?

Jeśli zarejestrowałeś kasę fiskalną i wystawiasz paragony, powinieneś widzieć, że przepisy wymagają, aby określenie nazwy towaru lub usługi pozwalało na ich jednoznaczną identyfikację. Co to znaczy? Nazwa towaru lub usługi powinna być tak skonstruowana, aby jednoznacznie, tj. w sposób niebudzący wątpliwości, można było określić przedmiot sprzedaży, czyli rodzaj sprzedanego towaru lub usługi, oraz przyporządkować odpowiednią stawkę podatku. Nie powinieneś stosować ogólnych nazw grup towarowych np. owoce, warzywa, ale nazwy takie, jak np. pomidory, jabłka (w grupie warzywa/owoce), chleb, bułka (w grupie pieczywo), ser żółty, mleko (w grupie nabiał), piwo, wino, wódka (w grupie napoje alkoholowe). Oznaczając nazwę towaru lub usługi nie musisz wskazywać cech szczególnych takich jak rozmiar, pojemność czy kształt produktu. Pewnym ułatwieniem jest dopuszczalność stosowania skrótów, jednakże przy zachowaniu zasady jednoznaczności i przejrzystości paragonu fiskalnego.

Sposób jednoznacznego identyfikowania towarów i usług powinien być związany z asortymentem towarów i usług, jakie oferujesz. Jeśli sprzedajesz jedną (lub kilka) odmian pomidorów, możesz zaprogramować w kasie nazwę np. „pomidor" dla oferowanych tego typu towarów. Jeżeli masz w sprzedaży pomidory i pomidory koktajlowe i oba towary mają różną cenę to trzeba oddzielnie je zaprogramować. Jeśli sprzedajesz różne rodzaje ciastek (np.: kremówka, sernik na zimno, szarlotka), możesz stosować oznaczenie „ciastka", bez określania szczegółowo, jaki to rodzaj ciastka.

Konsument musi otrzymać paragon z nazwami towarów lub usług, tak zapisany aby miał możliwość kontroli dokonanych zakupów. A z drugiej strony paragon w sposób jednoznaczny powinien umożliwiać przyporządkowanie do stawki podatku.

Jedną nazwę możesz stosować również wtedy, gdy towary są oferowane po różnych cenach (np. różna cena danego towaru za kilogram). Stosując dla określonego rodzaju towarów np. pomidorów, różne ceny (z uwagi na oferowanie różnych odmian tych pomidorów) powinieneś je wykazywać na paragonie w odrębnych pozycjach (przy możliwości ich identyfikowania za pomocą jednej nazwy np. pomidory, jeżeli sprzedawane towary objęte są jedną stawką VAT).

Pamiętaj jednak o rozróżnieniu towarów objętych różnymi stawkami VAT. Inne stawki mogą mieć te same produkty świeże i suszone albo świeże i o przedłużonej trwałości.

Jeśli świadczysz usługi (które polegają na wykonaniu kilku czynności składających się na dostawę towaru, przykładem może być zrobienie bukietu), określając nazwę usługi (towaru) na paragonie możesz wykorzystywać nazewnictwo stosowane przez siebie przy tworzeniu cennika. Przykładowo, jeśli prowadzisz kwiaciarnię, nazwy będą zależały od Twojej oferty (może ona ograniczać się do sprzedaży bukietów lub pojedynczych kwiatów a może również obejmować dekorację sal balowych, samochodów itp.).

Jeżeli w swoim cenniku wyróżniasz np. pozycję „bukiet ślubny" (w odróżnieniu do innych bukietów), to określając nazwę dla potrzeb kasy fiskalnej możesz wykorzystać taką nazwę (ewentualnie ze stosownym rozszerzeniem, jeżeli w cenniku rozróżniasz tego rodzaju bukiety). Jeśli ewidencjonowaniu na kasie podlega pewien produkt finalny, składający się z wielu komponentów (bukiet), nie ma konieczności i uzasadnienia wyliczania wszystkich jego elementów składowych. Podobna sytuacja dotyczy usług świadczonych przez restauracje, lub inne punkty gastronomiczne. Określenie nazwy świadczonej usługi może opierać się na nazewnictwie określonym w karcie dań (cenniku).

Zasady nie wykluczają stosowania nazewnictwa zapewniającego bardziej szczegółowe rozróżnienie towarów. Stosowanie rozbudowanego nazewnictwa (obejmującego, w przypadku towaru takiego jak mleko wskazań dotyczących przykładowo producenta, objętości, zawartość tłuszczu itp.) nie jest obowiązkowe i zależy od Twojej decyzji.

Czy ta strona była przydatna?