Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Jakie są rodzaje faktur

Poza zwykłą fakturą możesz wystawiać lub otrzymywać także inne rodzaje dokumentów księgowych. Zobacz, jakie faktury obowiązują w zależności od typu transakcji.

Faktura VAT podstawowa

Faktura VAT to najczęściej stosowna faktura w obrocie gospodarczym, dokumentująca sprzedaż towarów i usług przez podatnika VAT na rzecz innego podatnika VAT.

Co do zasady nie musisz wystawiać faktury konsumentowi, chyba że wyrazi takie życzenie.

Faktura może mieć formę papierową lub elektroniczną. Powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach – jeden dla ciebie, drugi dla nabywcy.

Zobacz, jakie elementy powinna zawierać faktura i kiedy ją wystawić.

Faktura zaliczkowa

Faktura zaliczkowa dokumentuje zaliczki, zadatki i przedpłaty. Wystawiasz ją, jeśli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymasz przynajmniej część zapłaty od nabywcy. Należy to zrobić:

  • nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymałeś całość lub część zapłaty
  • nie wcześniej niż 30. dnia przed otrzymaniem całości lub części zapłaty na poczet przyszłej dostawy towaru lub przyszłego wykonania usługi.

Po zakończeniu transakcji wystawiasz fakturę końcową. Od sumy należności odejmujesz otrzymane wcześniej zaliczki.

Nie wystawiasz faktur zaliczkowych, jeśli zapłata dotyczy:

  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów
  • dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
  • świadczenia usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych
  • najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze
  • usług związanych z nieczystościami, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej
  • dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

Faktura uproszczona

Faktura uproszczona to paragon fiskalny do kwoty 450 zł brutto (100 euro) zawierający NIP nabywcy. Należy go traktować jak zwykłą fakturę.

Faktura uproszczona:

  • nie musi zawierać danych nabywcy, a więc imienia i nazwiska lub nazwy oraz jego adresu
  • musi zawierać NIP nabywcy.

Do faktury uproszczonej nie wystawiasz już zwykłej faktury, zawierającej pełne dane nabywcy.

Przykład

Pan Karol prowadzi sklep stacjonarny. Każdą sprzedaż ewidencjonuje za pomocą kasy fiskalnej. Jeśli klient poinformuje go, że nabywa towar w charakterze podatnika, pan Karol umieszcza na paragonie wskazany przez nabywcę numer NIP. Na podstawie paragonów z NIP wystawia następnie faktury w punkcie obsługi klienta. Jeśli jednak kwota na paragonie z NIP nie przekracza 450 zł brutto, jest to faktura uproszczona, której pan Karol nie wymienia już na zwykłą fakturę.

W przypadku sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej i potwierdzonej paragonem możesz wystawić fakturę do paragonu, jeśli:

  • paragon zawiera numer NIP nabywcy
  • kwota na paragonie przekracza 450 zł brutto (nie jest to faktura uproszczona).

Klient musi określić w momencie zakupu, czy kupuje jako podatnik, czy jako konsument. Jeśli klient nie poda NIP do czasu wystawienia paragonu, uznaje się, że kupuje jako konsument. Może potem wystąpić o wystawienie faktury, jednak sprzedawca wystawi mu fakturę dla konsumentów – bez NIP nabywcy.

Zobacz, jakie są zasady wystawiania paragonów fiskalnych.

Refakturowanie

Refakturowanie to proces, w którym przedsiębiorca we własnym imieniu nabywa usługi, których faktycznym odbiorcą jest inny przedsiębiorca, i odsprzedaje usługi temu przedsiębiorcy. Pełni więc rolę pośrednika pomiędzy sprzedawcą a ostatecznym odbiorcą.

Przepisy nie definiują pojęcia refakturowania, wynika ono z orzecznictwa. Najczęściej refakturowanie dotyczy kosztów mediów przy najmie, które kupuje właściciel lokalu, a kosztami obciążany jest najemca.

Jeśli odsprzedajesz usługi, jesteś traktowany jak podmiot, który sam je wyświadczył, więc wystawiasz fakturę VAT. Co do zasady stosujesz identyczną kwotę netto i stawkę VAT jak na fakturze dokumentującej nabycie od bezpośredniego dostawcy. Jednak nie zawsze.

Transakcje refakturowania warto uregulować we wzajemnych umowach, ponieważ od postanowień zawartych w umowie może zależeć stawka VAT na fakturze.

Media

Jeśli usługa najmu jest traktowana oddzielnie od usługi udostępnienia mediów, gdy najemca rozlicza się z faktycznego zużycia mediów zgodnie ze wskazaniami licznika, można zastosować do refakturowanych opłat za media obniżoną stawkę VAT, tak jak na fakturze wystawionej przez bezpośredniego dostawcę mediów.

Jeśli najem i media stanowią usługę kompleksową, na przykład gdy najemca rozlicza się z mediów ryczałtem, to będą one opodatkowane stawką podstawową 23%.

Uwaga! Jeśli świadczenie kompleksowe stanowi jedną, niepodzielną całość, nie może być rozbijane w celu refakturowania poszczególnych jego części.

Przykład

Pan Jan wynajmuje biuro od firmy X. W umowie najmu zapisano, że czynsz najmu wynosi 50 zł za 1 m2., a opłaty za dostawy energii elektrycznej i wody będą regulowane na podstawie wskazań podliczników, ze stawką dostawców tych mediów. Usługa najmu będzie obciążona stawką 23% VAT, natomiast koszty dostaw energii elektrycznej i wody będą refakturowane na pana Jana według stawki 8% VAT, identycznej jak na fakturach wystawianych przez dostawców tych mediów.

Inne usługi

Usługi zwolnione z VAT lub o obniżonej stawce podatku są często związane z podmiotami, które je świadczą. Usługi pocztowe, sportowe, kulturalne czy medyczne podlegają zwolnieniu z VAT, jeśli są świadczone przez określone grupy podmiotów. Przy ich refakturowaniu należy zastosować 23% VAT.

Przykład

Pan Jerzy wynajmuje powierzchnię biurową od firmy Y, która dokonuje również wysyłki jego korespondencji za pośrednictwem Poczty Polskiej. Na koniec każdego miesiąca, po wystawieniu faktury przez Pocztę Polską, firma Y refakturuje na pana Jerzego koszty korespondencji ze stawką 23%. Zastosowanie zwolnienia z VAT jest możliwe jedynie w przypadku usług pocztowych świadczonych bezpośrednio przez podmioty uprawnione do wykonywania tego typu usług.

Usługi gastronomiczne

Usługi gastronomiczne i hotelowe powinny być refakturowane w kwocie brutto z faktury bezpośredniego dostawcy. Przepisy zabraniają odliczenia VAT od tego typu usług. Organy podatkowe zgadzają się w interpretacjach, że można je refakturować ze stawką 8% VAT.

Obowiązek podatkowy i przychód

Przyjmuje się, że momentem wykonania usługi na rzecz jej finalnego odbiorcy jest moment, w którym została ona wykonana przez pierwotnego usługodawcę na rzecz pośrednika. W przypadku refakturowania usług, dla których obowiązek podatkowy powstaje z momentem wystawienia faktury, datą powstania obowiązku podatkowego jest data wystawienia faktury.
W orzecznictwie sądów i organów skarbowych utrwalił się pogląd, że dzień powstania przychodu należy utożsamić z datą wystawienia refaktury. Natomiast w przypadku, gdy strony określą okresy rozliczeniowe, wówczas przychód powstaje w ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego.

Samofakturowanie

Samofakturowanie to mechanizm, w którym nabywca wystawia fakturę sam dla siebie, w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Nabywca może wystawiać faktury za sprzedawcę, jeśli:

  • jest podatnikiem VAT
  • zawarł ze sprzedawcą umowę określającą procedurę zatwierdzania faktur.

Przepisy nie określają formy, treści ani czasu trwania umowy. Warto w niej podać okres, na jaki została zawarta, sposób działania w razie nieprawidłowości oraz warunki wcześniejszej rezygnacji z umowy.

Pamiętaj! Dokument wystawiony przez nabywcę staje się pełnoprawną fakturą sprzedażową dopiero w momencie zatwierdzenia przez sprzedawcę. Przy czym nie jest konieczne jej fizyczne podpisanie. Przepisy nie narzucają też sposobu zatwierdzania faktur. Organy podatkowe zgadzają się w interpretacjach na tak zwaną milczącą akceptacją. Strony mogą przyjąć, że zatwierdzeniem faktury jest brak sprzeciwu sprzedawcy w okresie podanym w umowie. Obowiązkiem sprzedawcy jest również zaewidencjonowanie jej w swoim systemie.

Elementy na fakturze wystawianej przez nabywcę są takie same jak przy innych, standardowych fakturach. Konieczny jest jednak dopisek „samofakturowanie”.

Zobacz, jakie elementy powinna zawierać faktura i kiedy ją wystawić.

Faktura VAT marża

Faktura VAT marża to szczególny rodzaj faktury stosowany przy:

  • świadczeniu usług turystycznych
  • dostawie towarów używanych, na przykład samochodów, laptopów, telefonów
  • dostawie przedmiotów kolekcjonerskich i antyków
  • dostawie dzieł sztuki.

Procedura VAT marża może dotyczyć tylko towarów używanych, nabytych od:

  • osób fizycznych, które nie są podatnikami VAT
  • podatników VAT zwolnionych (zwolnienia przedmiotowe – art. 43 ust. 1 pkt 2 Ustawy o VAT lub zwolnienia ze względu na wysokość sprzedaży do 200 tys. zł)
  • podatników VAT, jeżeli dostawa tych towarów podlegała procedurze VAT marża.

Faktura VAT marża jest dobrowolna. Dzięki niej zapłacisz niższy podatek – tylko od marży, a nie sprzedaży netto. Nie możesz jednak odliczyć VAT z faktury dokumentującej zakup odsprzedawanego towaru. Podatnik, który kupi od ciebie towar na podstawie faktury VAT marża, nie może z niej odliczyć VAT.

Faktura VAT marża nie zawiera ceny jednostkowej netto, wartości sprzedaży netto, stawki podatku, sumy wartości sprzedaży z podziałem na poszczególne stawki, kwoty podatku (wpisujesz tam cenę sprzedaży brutto).

Podstawą opodatkowania jest marża naliczana przez sprzedawcę, obniżona o podatek, czyli marża netto. Obliczamy ją, dzieląc marżę brutto, czyli różnicę między kwotą, za jaką przedsiębiorca kupił towar, i kwotą, za jaką ją sprzedał, przez 1,23 (w przypadku stawki VAT 23%). By otrzymać wysokość podatku od marży brutto odejmujemy marżę netto.

Przykład

Pan Stefan prowadzi komis z używanymi samochodami. Kupił auto od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej za 12 000 zł, a sprzedał za 15 000 zł. Aby wyliczyć podatek, od marży brutto odjął marżę netto.
Marża brutto = 3 000 zł (15 000 zł – 12 000 zł)
Marża netto = 2 439 zł (3000 zł / 1,23)
VAT do zapłaty = 561 zł (3000 zł – 2439 zł)
Gdyby rozliczał się standardowo, zapłaciłby 3 450 zł podatku (15 000 zł x 23%).

Faktura VAT RR

Faktura VAT RR jest stosowana w transakcjach z tzw. rolnikiem ryczałtowym. Rolnik ryczałtowy, sprzedając produkty rolne, nie wystawia faktury jako sprzedawca, lecz otrzymuje od kupującego fakturę VAT-RR. Poza oznaczeniem „Faktura VAT RR" dokument powinien zawierać co najmniej:

  • imię i nazwisko lub nazwę albo nazwę skróconą dostawcy i nabywcy oraz ich adresy
  • numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL dostawcy i nabywcy
  • datę dokonania nabycia oraz datę wystawienia i kolejny numer faktury
  • nazwy nabytych produktów rolnych
  • jednostkę miary i ilość nabytych produktów rolnych oraz oznaczenie (opis) klasy lub jakości tych produktów
  • cenę jednostkową nabytego produktu rolnego bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku
  • wartość nabytych produktów rolnych bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku
  • stawkę zryczałtowanego zwrotu podatku
  • kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku od wartości nabytych produktów rolnych
  • wartość nabytych produktów rolnych wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku
  • kwotę należności ogółem wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku, wyrażoną cyfrowo i słownie
  • czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób
  • oświadczenie: „Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 Ustawy o podatku od towarów i usług”.

Jeśli wystawiasz fakturę VAT RR, przekaż oryginał rolnikowi ryczałtowemu, a drugi egzemplarz zostaw dla siebie. Na fakturze wykaż i wypłać rolnikowi kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku według stawki 7%. Dla ciebie kwota zryczałtowanego zwrotu zwiększa kwotę podatku naliczonego.

Przykład

Pani Ewa jest czynnym podatnikiem VAT. W maju 2020 roku nabyła produkty rolne od rolnika ryczałtowego za kwotę 1500 zł netto plus 105 zł VAT (według stawki 7% zryczałtowanego zwrotu podatku dla rolnika ryczałtowego). Na rachunek rolnika wpłaciła 1605 zł. W deklaracji za maj może odliczyć 105 zł z faktury VAT RR.

Czym jest pro forma

Pro forma nie jest dokumentem księgowym (fakturą). Pełni jedynie funkcję informacyjną. Jest wystawiana w celu przedstawienia szczegółów transakcji. Może być:

  • formą oferty handlowej
  • dokumentem określającym kwotę do zapłaty za przyszłą dostawę towaru lub wykonanie usługi
  • formą wezwania do zapłaty
  • dokumentem wystawianym dla kontrahenta przed zapłatą przez niego zaliczki za przyszłą dostawę towaru lub wykonanie usługi, informującym w szczególności o kwocie wymaganej zaliczki.

Ważne! Nie można wystawiać faktury proforma po otrzymaniu zapłaty. Otrzymanie zapłaty, na przykład w postaci zaliczki, należy udokumentować fakturą VAT.

Termin „faktura pro forma” jest zwyczajowy i nie występuje w przepisach. Pro forma nie jest fakturą, więc nie trzeba jej ujmować w ewidencji księgowej. Nie odzwierciedla dokonanej sprzedaży ani żadnej innej operacji gospodarczej. Należy na niej umieścić dopisek „pro forma”.

Wystawienie faktury pro forma nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi albo otrzymanie zaliczki.

Faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych

Jeśli jesteś wykonawcą zamówienia publicznego, możesz wystawiać ustrukturyzowane faktury elektroniczne za pomocą Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF). Platforma wykorzystywana jest wyłącznie w relacjach z administracją publiczną, jak na przykład gminy, szpitale, szkoły, przedszkola i muzea. Nie możesz wystawić w ten sposób faktury innemu przedsiębiorcy.

Ustrukturyzowana e-faktura to dokument w formie pliku elektronicznego (xml) o określonej postaci. Pozwala na automatyczne przesyłanie i przetwarzanie informacji w systemach finansowo-księgowych (nie trzeba na przykład ręcznie wprowadzać danych z faktury).

Pamiętaj! Dla ciebie wystawianie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej jest dobrowolne. Zamawiający, czyli jednostka administracji publicznej, nie może odmówić jej przyjęcia.

Jak przesyłać e-faktury

Do przesyłania ustrukturyzowanych e-faktur służą bezpłatne aplikacje na Platformie Elektronicznego Fakturowania (PEF). Z PEF możesz korzystać poprzez stronę www.efaktura.gov.pl albo po instalacji odpowiedniej aplikacji na swoim komputerze.

Usługi w ramach PEF świadczy dwóch brokerów:

To od ciebie zależy, z aplikacji którego brokera skorzystasz. Obaj brokerzy oferują takie same podstawowe funkcjonalności. Różnią się sposobem obsługi i wyglądem.

Jak uzyskać i do czego służy GLN

Globalny Numer Lokalizacyjny (ang. Global Location Number) to numer identyfikacji podmiotów gospodarczych lub organizacji (na przykład jednostek, wydziałów lub komórek). Stosuje się go, gdy jednostka nie ma własnego numeru NIP.

Jeśli twoja firma ma wiele jednostek organizacyjnych i chcesz, żeby każda z nich była jednoznacznie zidentyfikowana, musi ona zarejestrować:

  • swoje nowe Konto Podmiotu (model rozproszony)
  • adres PEF/Skrzynkę PEPPOL (model scentralizowany) na istniejącym Koncie Podmiotu.

W tym celu musi podać GLN, który będzie wykorzystywany do automatycznego adresowania dokumentów na Platformie Elektronicznego Fakturowania. Dzięki rejestracji jednostek każda z nich będzie mogła odbierać i przesyłać faktury oraz inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne, na przykład zamówienie, awizo i potwierdzenie odbioru.

Przykład

Firma Usługi Budowlane jest wykonawcą zamówienia dla urzędu miasta. Wykonanie zleciła swojemu oddziałowi regionalnemu. Kupiła dla oddziału numer GLN, żeby odział mógł odbierać zamówienia bezpośrednio od urzędu miasta, uzyskać potwierdzenie odbioru realizacji robót i na zakończenie wystawić fakturę. Fakturę może też wystawić centrala, a oddział może ją sprawdzić.

W Polsce numery GLN przyznaje organizacja GS1. Sprawdź, jak uzyskać numery GLN dla swojej firmy.

Czy ta strona była przydatna?