Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Kto i w jakich terminach musi sporządzać sprawozdanie finansowe?

Wiele firm na koniec każdego roku swojej działalności musi przygotowywać tzw. sprawozdanie finansowe. Jest to dokument zawierający podstawowe informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa, ujęte pod względem finansowym. Dzień, na który sporządza się sprawozdanie finansowe nazywa się dniem bilansowym. Jeżeli rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to dzień bilansowy jest ostatnim dniem roku.

Kto ma obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych?

Podmioty zobowiązane do sporządzania sprawozdania finansowego:

  • firmy, które obowiązkowo muszą prowadzić księgi rachunkowe np. ze względu na wysokość przychodów
  • firmy, które dobrowolnie wybrały jako sposób ewidencjonowania księgi rachunkowe.

Obowiązek ten może dotyczyć zarówno spółki kapitałowej (np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością), spółki osobowej (np. spółki jawnej), jak też osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Istotne jest to, jaka metoda ewidencjonowania przychodów i rozchodów funkcjonuje w firmie.

Spółki jawne, osoby fizyczne lub spółki partnerskie, które nie muszą składać sporządzać sprawozdania finansowego ze względu na przychody mniejsze niż równowartość 2 mln euro, składają we właściwym Krajowym Rejestrze Sądowym w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego.

Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego to obowiązek kierowników jednostki, czyli: 

  • członków zarządu spółek kapitałowych
  • wspólników prowadzących sprawy spółki w spółce jawnej, cywilnej, partnerskiej
  • komplementariuszy prowadzących sprawy spółki w spółce komandytowej i komandytowo – akcyjnej
  • likwidatorów, syndyków lub zarządców w postępowaniu upadłościowym
  • członków organów zarządzających innych jednostek (do których stosuje się przepisy ustawy o rachunkowości).

Elementy sprawozdania finansowego

Sprawozdanie sporządzasz po polsku i w walucie polskiej.

Sprawozdanie finansowe składa się z:

  • bilansu – wykazuje się stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy
  • rachunku zysków i strat - wykazuje się oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy
  • informacji dodatkowej - zawiera wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia np. opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym metod wyceny, objaśnienia do pozycji bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych za okresy sprawozdawcze objęte sprawozdaniem finansowym, proponowany podział zysku lub pokrycia straty, informacje dotyczące pracowników, a także inne istotne informacje dla zrozumienia sprawozdania finansowego.

Do sprawozdania finansowego dołączasz:

  • sprawozdanie z działalności (jeśli było wymagane – dotyczy m.in.spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych)
  • uchwały zatwierdzające te dokumenty
  • uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty
  • sprawozdanie biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu).

Terminy sporządzania sprawozdań finansowych i wysyłanie

Spółki zarejestrowane w KRS

Masz 3 miesiące na sporządzenie sprawozdania finansowego od dnia bilansowego. W przypadku pokrywania się roku obrotowego z rokiem kalendarzowym jest to dzień 31 marca.

Następnie sprawozdanie trzeba przedstawić do zatwierdzenia odpowiednim organom w firmie np.: walnemu zgromadzeniu wspólników, wszystkim wspólnikom, zatwierdza też je właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej. Roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego tj. do 30 czerwca (jeżeli pokrywa się rok obrotowy z rokiem kalendarzowym).

Po zatwierdzeniu sprawozdania, w ciągu 15 dni trzeba złożyć je wraz z uchwałą o zatwierdzeniu sprawozdania do właściwego rejestru sądowego, robisz to drogą elektroniczną. Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, dzień ten przypada na 15 lipca.

Spółki zarejestrowane w KRS, składają sprawozdania online przez system S24.

Inni podatnicy, prowadzący ksiegi, zobowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego

W przypadku podatników rozliczających się na podstawie PIT, przekazuje się – w terminie złożenia zeznania rocznego – sprawozdanie do Krajowej Administracji Skarbowej drogą elektroniczną w formie JPK (Jednolitego Pliku Kontrolnego)

e-sprawozdania finansowe od 1 października 2018 roku

1 października 2018 r. weszły w życie zmiany przepisów dotyczących formy sporządzania sprawozdań finansowych – sprawozdanie finansowe sporządza się tylko w formie elektronicznej, zgodnie ze strukturą szczegółowo określoną przez Ministerstwo Finansów.

Zobacz:

Obowiązek sporządzenia e-sprawozdań dotyczy:

  • podmiotów wpisanych do KRS – sprawozdania składają przez system S24
  • podmiotów zobowiązanych do przygotowywania sprawozdania np. prowadzących pełną księgowość na podstawie ksiąg rachunkowych - sprawzodania składają w formie JPK wraz z rocznym zeznaniem.

Podpisywanie sprawozdań

Sprawozdanie podpisuje się:

  • Profilem zaufanym
  • podpisem kwalifikowanym przez osoby uprawnione do reprezentacji firmy, które mają założone konto w systemie eKRS (numer PESEL musi być wpisany do systemu) .

Nie ma już możliwości przesyłania skanów dokumentów finansowych. 

Uwaga! Opinie i raporty z badania biegłego rewidenta muszą mieć podpis kwalifikowany biegłego rewidenta. 

Urząd skarbowy 

Od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe nie muszą być składane bezpośrednio do urzędu skarbowego. Dane ze sprawozdań przekazanych elektronicznie do KRS są przesyłane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Wszystkie podmioty wpisywane do KRS nie przesyłają już do urzędu skarbowego sprawozdań.

Do tej pory można było przesłać elektronicznie skan papierowego sprawozdania. Po 30 września 2018 r., jeżeli zamiast formy elektronicznej przygotujesz sprawozdanie w formie papierowej, albo prześlesz skan, to poniesiesz konsekwencje, jak w przypadku niewypełniłnienia obowiązku przygotowania sprawozdania.

Podmioty, które nie są wpisane do KRS, a muszą przygotowywać roczne sprawozdanie finansowe, przekazują je do Krajowej Administracji Skarbowej (a nie jak do tej pory do urzędu skarbowego) drogą elektroniczną w formie JPK. 

Koszty 

Elektroniczne zgłoszenie sprawozdania finansowego jest bezpłatne.  

Dodatkowe informacje

Podmioty zobowiązane do składania sprawozdań finansowych składają również inne dokumenty finansowe spółki w formie elektronicznej do Repozytorium Dokumentów Finansowych, w formie skanów podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym ePUAP przez uprawnioną osobę tj:

  • roczne sprawozdanie finansowe 
  • sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu 
  • odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty 
  • sprawozdanie z działalności jednostek - jeśli przepisy prawa tego wymagają.

Nowe zasady przygotowywania i przesyłania sprawozdań finanowych nie dotyczą firm, które sporządzają sprawozdania zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR). 

Odpowiedzialność za naruszenie przepisów

Niewykonanie obowiązku składania sprawozdania finansowego we właściwym czasie wiąże się z odpowiedzialnością. Odpowiedzialna jest zarówno konkretna firma jak i kierownik (np. prezes) tej firmy - odpowiedzialność osobista.

Za niezłożenie sprawozdania finansowego grozi m.in.:

  • grzywna nałożona na kierownika jednostki (np. członka zarządu) od 10 do 540 stawek dziennych
  • kara ograniczenia wolności kierownika jednostki (np. członka zarządu) od miesiąca do 2 lat
  • postępowanie przymuszające
  • rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS
  • ustanowienie kuratora.

Spółki, które nie złożą sprawozdania, są wzywane przez KRS do jego złożenia w ciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia pod groźbą kary lub rozwiązania spółki (jest to tzw. tryb przymuszający).

Jeżeli pomimo wezwania KRS, nie złożono rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe, sąd z urzędu orzeka o rozwiązaniu podmiotu wpisanego do KRS bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.

Możliwe jest również ustanowienie kuratora przez sąd, który będzie prowadził sprawy firmy.

 

Uwaga! Więcej informacji na temat zasad składania e-sprawozdań finansowych od października 2018 r. (a także pytania i odpowiedzi) znajdziesz na stronach Ministerstwa Finansów:

Czy ta strona była przydatna?