Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Kto i w jakich terminach musi sporządzać sprawozdanie finansowe?

Wiele firm na koniec każdego roku swojej działalności musi przygotowywać tzw. sprawozdanie finansowe. Jest to dokument zawierający podstawowe informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa, ujęte pod względem finansowym. Dzień, na który sporządza się sprawozdanie finansowe nazywa się dniem bilansowym. Jeżeli rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to dzień bilansowy jest ostatnim dniem roku.

Kto ma obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych?

Podmioty zobowiązane do sporządzania sprawozdania finansowego:

  • firmy, które obowiązkowo muszą prowadzić księgi rachunkowe, zgodnie z ustawą o rachunkowości np. ze względu na wysokość przychodów lub status prawny
  • firmy, które dobrowolnie wybrały jako sposób ewidencjonowania księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Obowiązek ten może dotyczyć zarówno spółki kapitałowej (np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością), spółki osobowej (np. spółki jawnej), jak też osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Istotne jest to, jaka metoda ewidencjonowania przychodów i kosztów funkcjonuje w firmie.

Spółki jawne lub spółki partnerskie, które nie muszą sporządzać sprawozdania finansowego ze względu na przychody mniejsze niż równowartość 2 mln euro, składają we właściwym Krajowym Rejestrze Sądowym w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Dokonujesz tego drogą elektroniczną na platformie: https://ekrs.ms.gov.pl/s24/ za pomocą usługi „Repozytorium Dokumentów Finansowych”. Z usługi tej możesz korzystać nawet jeśli spółkę zarejestrowałeś w sposób tradycyjny, a nie tylko za pomocą aplikacji s24. Złożenie takiego oświadczenia przez „Repozytorium Dokumentów Finansowych”  zwalnia Cię z obowiązku złożenia na portalu S24 płatnego wniosku o wpis do działu 3 rejestru przedsiębiorców wzmianki o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego. Oświadczenie wymaga podpisania podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu. Aby korzystać z tej funkcjonalności musisz posiadać konto w systemie.

Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego to obowiązek kierowników jednostki, czyli: 

  • członków zarządu spółek kapitałowych
  • wspólników prowadzących sprawy spółki w spółce jawnej, cywilnej, partnerskiej
  • komplementariuszy prowadzących sprawy spółki w spółce komandytowej i komandytowo – akcyjnej
  • likwidatorów, syndyków lub zarządców w postępowaniu upadłościowym
  • członków organów zarządzających innych jednostek (do których stosuje się przepisy ustawy o rachunkowości).

Elementy sprawozdania finansowego

Sprawozdanie sporządzasz po polsku i w walucie polskiej.

Sprawozdanie finansowe składa się z:

  • bilansu – wykazuje się stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy
  • rachunku zysków i strat - wykazuje się oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy
  • informacji dodatkowej –zawiera ona: wprowadzenie do sprawozdania finansowego, zawierające opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym przyjętych metod wyceny i zmian w stosunku do roku ubiegłego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia np. objaśnienia do pozycji bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych za okresy sprawozdawcze objęte sprawozdaniem finansowym, proponowany podział zysku lub pokrycia straty, informacje dotyczące pracowników, a także inne istotne informacje dla zrozumienia sprawozdania finansowego,

a także w odniesieniu do określonych podmiotów ze względu na rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej (np. banki), formę prawną (spółki akcyjne) lub też wielkość (średnioroczne zatrudnienie, wartość sumy aktywów bilansu, wartość przychodów netto ze sprzedaży) również z:

  • rachunku przepływów pieniężnych,
  • zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym.

Do sprawozdania finansowego dołączasz:

  • sprawozdanie z działalności (jeśli wymagane – dotyczy m.in.spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych)
  • uchwałę zatwierdzającą te dokumenty
  • uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty
  • opinie/sprawozdanie biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu).

Terminy sporządzania sprawozdań finansowych i wysyłanie

Spółki zarejestrowane w KRS

Masz 3 miesiące na sporządzenie sprawozdania finansowego od dnia bilansowego. W przypadku pokrywania się roku obrotowego z rokiem kalendarzowym jest to dzień 31 marca.

Następnie sprawozdanie trzeba przedstawić do zatwierdzenia odpowiednim organom w firmie np.: walnemu zgromadzeniu wspólników, wszystkim wspólnikom, zatwierdza też je właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej. Roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego tj. do 30 czerwca (jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym).

Po zatwierdzeniu sprawozdania, w ciągu 15 dni trzeba złożyć je wraz z uchwałą o jego zatwierdzeniu do właściwego rejestru sądowego (KRS). Robisz to drogą elektroniczną (w formie tzw. „e-sprawozdania”). Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, dzień ten przypada na 15 lipca. 

e-sprawozdania finansowe od 1 października 2018 roku

Od 1 października 2018 r. sprawozdanie finansowe sporządza się i przesyła do KRS i do Krajowej Administracji Skarbowej tylko w formie elektronicznej, zgodnie ze strukturą i formatem szczegółowo określonymi przez Ministerstwo Finansów.

Zobacz:

Obowiązek sporządzenia i przesyłania e-sprawozdań wg dotyczy:

  • podmiotów wpisanych do KRS – sprawozdania składają przez system teleinformatyczny na portalu https://ekrs.ms.gov.pl/s24/ za pomocą usługi „Repozytorium Dokumentów Finansowych”, z usługi tej możesz korzystać nawet jeśli spółkę zarejestrowałeś w sposób tradycyjny, a nie tylko za pomocą aplikacji s24, jedynie musisz założyć konto w tym systemie
  • podmiotów zobowiązanych do przygotowywania sprawozdania np. prowadzących pełną księgowość na podstawie ustawy o rachunkowości, a nie zarejestrowanych w KRS i rozliczających się podatkiem PIT-sprawozdania składają poprzez aplikację Krajowej Administracji Skarbowej na portalu: https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe wraz z rocznym zeznaniem podatkowym.

Podpisywanie sprawozdań

Sprawozdanie podpisuje się:

  • Profilem zaufanym
  • podpisem kwalifikowanym przez osoby uprawnione do reprezentacji firmy, które mają założone konto w systemie eKRS (numer PESEL musi być wpisany do systemu).

Nie ma już możliwości przesyłania skanów dokumentów finansowych. 

Uwaga! Opinie i raporty z badania biegłego rewidenta muszą mieć podpis kwalifikowany biegłego rewidenta. Natomiast w formie skanów możesz przy sprawozdaniu przesłać następujące dokumenty:

  • uchwałę lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego
  • uchwałę o podziale zysku bądź pokryciu straty.

 

Urząd skarbowy 

Od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe nie muszą być składane bezpośrednio do urzędu skarbowego. Dane ze sprawozdań przekazanych elektronicznie do KRS są przesyłane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Wszystkie podmioty wpisywane do KRS nie przesyłają już do urzędu skarbowego sprawozdań.

Do tej pory można było przesłać elektronicznie skan papierowego sprawozdania. Po 30 września 2018 r., jeżeli zamiast formy elektronicznej przygotujesz sprawozdanie w formie papierowej, albo prześlesz skan, to poniesiesz konsekwencje, jak w przypadku niewypełnienia obowiązku przygotowania sprawozdania.

Podmioty, które nie są wpisane do KRS, a muszą przygotowywać roczne sprawozdanie finansowe, przekazują je do Krajowej Administracji Skarbowej (a nie jak do tej pory do urzędu skarbowego) za pomocą w/w aplikacji Ministerstwa Finansów.

Koszty 

Elektroniczne zgłoszenie sprawozdania finansowego jest bezpłatne.  

Uwaga:

Obowiązująca struktura logiczna i format sprawozdań finansowych nie dotyczy sprawozdań finansowych sporządzanych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR). Oznacza to, iż podmioty sporządzające sprawozdania finansowe wg MSR przesyłając sprawozdania finansowe do  Repozytorium Dokumentów Finansowych na portalu https://ekrs.ms.gov.pl/s24/ nie muszą na razie stosować się do struktury logicznej i formatu sprawozdań określonych przez Ministerstwo Finansów.

Odpowiedzialność za naruszenie przepisów

Niewykonanie obowiązku składania sprawozdania finansowego we właściwym czasie wiąże się z odpowiedzialnością. Odpowiedzialna jest zarówno konkretna firma jak i kierownik (np. prezes) tej firmy - odpowiedzialność osobista.

Za niezłożenie sprawozdania finansowego grozi m.in.:

  • grzywna nałożona na kierownika jednostki (np. członka zarządu) od 10 do 540 stawek dziennych
  • kara ograniczenia wolności kierownika jednostki (np. członka zarządu) od miesiąca do 2 lat
  • postępowanie przymuszające
  • rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS
  • ustanowienie kuratora.

Spółki, które nie złożą sprawozdania, są wzywane przez KRS do jego złożenia w ciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia pod groźbą kary lub rozwiązania spółki (jest to tzw. tryb przymuszający).

Jeżeli pomimo wezwania KRS, nie złożono rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe, sąd z urzędu orzeka o rozwiązaniu podmiotu wpisanego do KRS bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.

Możliwe jest również ustanowienie kuratora przez sąd, który będzie prowadził sprawy firmy.

Uwaga! Więcej informacji na temat zasad składania e-sprawozdań finansowych od października 2018 r. (a także pytania i odpowiedzi) znajdziesz na stronach Ministerstwa Finansów:

Czy ta strona była przydatna?