Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Podstawowe informacje o księgowości i ewidencjach w przedsiębiorstwie

Jeśli chcesz prawidłowo rozliczyć podatki, musisz prowadzić księgowość. Zobacz jaka forma księgowości jest właściwy dla twojej firmy

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów dla małych firm

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów to uproszczona forma księgowości przeznaczona dla mniejszych firm. Pozwala ustalić przychody i koszty prowadzonej działalności gospodarczej dla celów podatku dochodowego. Ewidencję prowadzi się odrębnie za każdy rok, w formie papierowej lub elektronicznej, według wzoru określonego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów prowadzisz, jeśli:

  • prowadzisz firmę jako osoba fizyczna, przedsiębiorstwo w spadku, spółka cywilna osób fizycznych, spółka cywilna osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółka jawna osób fizycznych lub spółka partnerska,
  • wybrałeś opodatkowanie na zasadach ogólnych (17% i 32%) lub według stawki liniowej (19%),
  • twoje przychody za poprzedni rok nie przekroczyły 2 mln Euro (w 2020 r. ta kwota odpowiada 8 .746.800 zł).

Nie musisz zawiadamiać urzędu skarbowego o prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Powyżej progu 2 mln Euro musisz już prowadzić księgi rachunkowe.
 
Zobacz więcej o tym jak prowadzić PKPiR 

Ewidencja przychodów przy rozliczeniu ryczałtem

Jeśli wybrałeś opodatkowanie w formie ryczałtu ewidencjonowanego, musisz prowadzić ewidencję przychodów według wzoru z rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
. To najprostsza forma księgowości, w której ujmuje się wyłącznie przychody z działalności gospodarczej. Prowadzisz ją w formie papierowej lub elektronicznej. Ewidencja przychodów musi zawierać:

  • datę wpisu,
  • numer dowodu księgowego, na podstawie którego dokonano wpisu,
  • datę uzyskania przychodu,
  • kwotę przychodu opodatkowanego według poszczególnych stawek: 2 %, 3%, 5%, 8,5 %, 12,5%,  17%, 20%. Wysokość stawki zależy od rodzaju prowadzonej działalności.

Ewidencję prowadzisz odrębnie za każdy rok. Zapisów dokonujesz na podstawie faktur, faktur VAT RR, rachunków oraz dokumentów celnych, jeśli sprzedaż jest udokumentowana fakturami. W przypadku sprzedaży bez faktur – na podstawie dowodu wewnętrznego.

W ewidencji przychodów nie ujmujesz kosztów, ponieważ podatek płacisz od przychodu, bez pomniejszania go o koszty. Jednak mimo to masz obowiązek:

  • posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów
  • prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, podobniej jak przy rozliczeniu na zasadach ogólnych  

Zobacz więcej o ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych.

Sprawdź kiedy i jak złożyć oświadczenie o wyborze opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Brak księgowości przy karcie podatkowej

Jeśli wybrałeś rozliczenie w formie karty podatkowej, nie masz obowiązku prowadzenia księgowości. Nie jest potrzebna, ponieważ stawkę podatku, określoną kwotowo na dany rok podatkowy, ustala naczelnik właściwego urzędu skarbowego. Wysokość podatku zależy od m.in. od rodzaju i zakresu prowadzonej działalności gospodarczej, liczby mieszkańców w miejscowości w której jest prowadzona działalność gospodarcza
oraz liczby zatrudnionych pracowników.
 
Jeśli rozliczasz się kartą, nie musisz też składać zeznań podatkowych. Masz jednak obowiązek wydawania na żądanie klienta faktur i rachunków, które potwierdzają sprzedaż towaru czy wykonanie usługi.
 
Zobacz jak złożyć wniosek o zastosowanie opodatkowania w formie karty podatkowej (PIT-16).

Pełna rachunkowość dla największych firm

Pełna rachunkowość (księgi rachunkowe) to najbardziej złożona forma ewidencji,
którą prowadzą, co do zasady, największe podmioty.

Do prowadzenia pełnej księgowości (ksiąg rachunkowych) zobowiązane są m.in.:

  • spółki handlowe (np. spółki kapitałowe jak: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna), bez względu na wielkość przychodów),
  • osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych
    i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku,  jeśli ich przychody netto za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej 2 mln euro.

Możesz dobrowolnie prowadzić pełną księgowość (księgi rachunkowe), jeśli twoje przychody za poprzedni rok były niższe, niż 2 mln euro. Powiadom o tym urząd skarbowy w zeznaniu rocznym składanym za ten rok, w którym stosowałeś tę formę ewidencji.

Jeśli twoja firma ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, nie musisz informować o tym urzędu skarbowego. Nie musisz też informować urzędu o przejściu na księgi rachunkowe z powodu przekroczenia progu obrotów (2 mln euro).

Pełna księgowość oznacza też większą liczbę obowiązków - poza prowadzeniem ksiąg rachunkowych i dodatkowych ewidencji (np. środków trwałych, ewidencji magazynowej) obowiązkowe jest też m. in. sprawozdanie finansowe.

Ważne! Sprawozdania finansowe niektórych podmiotów muszą być badane przez biegłego rewidenta. Dotyczy to m.in. grup kapitałowych oraz banków, SKOK, spółek akcyjnych (z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w organizacji), jeżeli kontynuują działalność, a także jednostek, która sporządziły w ubiegłym roku sprawozdanie finansowe i spełniły co najmniej dwa z warunków:

  • zatrudniały średnio więcej niż 50 osób,
  • suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,
  • przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.

Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT

Jeśli jesteś podatnikiem czynnym VAT, musisz prowadzić ewidencję zakupu i sprzedaży VAT. Rejestry VAT są podstawą deklaracji miesięcznej VAT-7 lub kwartalnej VAT-7K. Dodatkowo dane z ewidencji przesyłasz co miesiąc do urzędu w formie JPK_VAT. Ewidencja musi być prowadzona w formie elektronicznej.

Rejestry VAT nie mają określonego wzoru, powinny jednak zawierać m.in.:

  • kolejne numery wpisów,
  • dane faktury (kontrahent, numer faktury, data wystawienia),
  • wartość sprzedaży,
  • wartość podatku VAT z uwzględnieniem podziału na poszczególne stawki.

Jeśli korzystasz  z podmiotowego zwolnienia z VAT (twoje przychody netto za poprzedni rok nie przekroczyły 200 tys. zł), prowadzisz tzw. uproszczoną ewidencję sprzedaży. Pozwala to obliczyć, czy nie przekroczyłeś progu zwolnienia.

Uwaga! Od 1 kwietnia 2020 r. najwięksi będą składać nowy JPK_VAT, obejmujący dwie części: deklarację i ewidencję. Dotyczy to firm zatrudniających ponad 250 osób
o obrotach ponad 50 mln euro lub zatrudniających ponad 250 osób,  których suma aktywów bilansu przekracza 43 mln euro). Od 1 lipca 2020 r. taki obowiązek będą mieć pozostali podatnicy VAT.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu to dokumentacja prowadzona zarówno na potrzeby podatku dochodowego, jak i podatku VAT.

Ewidencję dla celów VAT prowadzisz, jeśli jesteś podatnikiem VAT czynnym i chcesz odliczyć 100% VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego. Aby skorzystać z pełnego odliczenia VAT, musisz złożyć do urzędu skarbowego formularz VAT-26 i wykorzystywać samochód wyłącznie w działalności gospodarczej.

Zobacz jak złożyć informację o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej (VAT-26).

Jeśli nie prowadzisz ewidencji przebiegu pojazdu i używasz samochód do celów mieszanych – zarówno firmowych jak i osobistych - odliczysz 50 % podatku.

Jeśli samochód jest środkiem trwałym firmy, prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (identycznej jak dla celów VAT), umożliwi ci odliczenie 100 % wydatków na jego użytkowanie. Jeśli nie prowadzisz ewidencji, odliczysz 75% wydatków.

Jeśli wykorzystujesz swój samochód prywatny (nie będący majątkiem firmy) dla celów działalności gospodarczej, nie musisz już prowadzić żadnej ewidencji przebiegu pojazdu. Wówczas odliczysz 20% wydatków na jego użytkowanie.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać takie dane jak:

  • numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
  • dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
  • stan licznika na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
  • wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu obejmujący: kolejny numer wpisu, dat i cel wyjazdu, opis trasy
    (skąd-dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem
  • liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego
    oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych
i prawnych

Prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych to warunek tego, by odpisy amortyzacyjne mogły być podatkowym kosztem uzyskania przychodu twojej firmy. Do każdego środka trwałego przypisz odpowiedni symbol KŚT - Klasyfikacji Środków Trwałych. Ma on wpływ na zastosowanie odpowiedniej stawki amortyzacyjnej, według której będą dokonywane odpisy amortyzacyjne w kosztach.

Do ewidencji wpisujesz środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne, których wartość przekracza 10 000 zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT,
brutto w przypadku podatników zwolnionych), a przewidywany okres ich użytkowania przekracza 1 rok. Do ewidencji możesz również wprowadzać rzeczy o wartości poniżej 10 000 zł - wówczas odliczasz wydatek jednorazowo.

Ewidencja powinna ona zawierać co najmniej:

  • liczbę porządkową
  • datę nabycia
  • datę przyjęcia do używania
  • określenie dokumentu stwierdzającego nabycie
  • określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej
  • symbol Klasyfikacji Środków Trwałych
  • wartość początkową
  • stawkę amortyzacyjną
  • kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony
  • zaktualizowaną wartość początkową
  • zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych
  • wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową
  • datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

Uwaga! Amortyzacja podatkowa różni się od amortyzacji bilansowej. Amortyzacja podatkowa, wynikająca z ustaw o podatkach dochodowych, zaplanowana jest na określony okres, w którym podatnik odlicza koszty uzyskania przychodu według określonej stawki. Amortyzacja bilansowa, wynikająca z ustawy o rachunkowości,
ma odzwierciedlać planowany okres użytkowania środka trwałego.
Ustawa o rachunkowości nie określa konkretnych stawek amortyzacyjnych.

Programy do prowadzenia księgowości

Prowadzenie dokumentacji księgowo-finansowej ułatwiają odpowiednie programy.
Jeśli prowadzisz ewidencję VAT i wysyłasz pliki JPK_VAT, możesz skorzystać
z darmowego programu Ministerstwa Finansów e-mikrofirma.

Umożliwia wystawianie faktur krajowych, zapisywanie faktur krajowych zakupu
i tworzenie ewidencji VAT, które pozwalają na tworzenie, sprawdzanie, podpisywanie
i przesyłanie plików JPK_VAT do systemu Ministerstwa Finansów. Nie jest jednak programem finansowo-księgowym.

Czy ta strona była przydatna?