Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Wydatki związane z podróżami służbowymi przedsiębiorcy i pracownika

Podróż służbowa pracownika i przedsiębiorcy wiąże się z określonymi kosztami. Sprawdź jakie wydatki związane z podróżą musisz pokryć jako pracodawca, a co przysługuje tobie jako przedsiębiorcy. Zobacz jak rozliczyć koszty podróży służbowych - swoich lub twoich pracowników.

Co przysługuje pracownikowi w podróży krajowej
i zagranicznej

Jeśli wysyłasz pracownika w podróż służbową, musisz pokryć związane z nią wydatki. Za podróż służbową uznaje się wykonywanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej w kraju i za granicą ustala się postanowieniami układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę. Jeżeli twoja firma nie jest objęta układem zbiorowym pracy lub nie jesteś zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania, warunki te mogą się znaleźć w umowie o pracę. W przypadku, gdy twoja firma nie ma własnych regulacji w tym zakresie, stosuje się przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej pracownikowi przysługują:

  • diety (przy podróży krajowej - ekwiwalent zwiększonych kosztów wyżywienia, a przy podróżach zagranicznych - ekwiwalent kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków);
  • zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jako pracodawca określasz środek transportu w podróży służbowej zarówno krajowej jak też zagranicznej. Pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych przez niego kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami określającymi cenę biletu.

Możesz wyrazić zgodę, by pracownik skorzystał z należącego do niego samochodu osobowego lub np. motocykla, zarówno w podróży krajowej jak też zagranicznej.
W takiej sytuacji liczbę przejechanych kilometrów mnożysz przez stawkę za kilometr
i zwracasz mu tak obliczone koszty.

Stawka zależy od rodzaju pojazdu. Nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, tj:

0,5214 zł - dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3
0,8358 zł - dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3  
0,2302 zł - dla motocykla

Zwracasz też inne wydatki związane z podróżą, jeśli były one niezbędne, a pracownik udokumentował ich wysokość. Mogą to być: opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe.

Koszty podróży krajowej pracownika: diety i noclegi

Diety

Dieta krajowa wynosi 30 zł za dobę podróży. To minimalna stawka, ale możesz ustalić
w swojej firmie wyższą.

Jeżeli podróż trwa:

  • mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
  • od 8 do 12 godzin –przysługuje 50% diety,
  • ponad 12 godzin – dieta przysługuje w pełnej wysokości.

Jeśli podróż służbowa na terenie kraju trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin – przysługuje 50% diety.

Jeśli pracownik otrzymuje bezpłatne wyżywienie, dietę obniża się. Dotyczy to także zakwaterowania w hotelu z wyżywieniem. Za śniadanie odejmujesz 25% diety, za obiad 50% diety, za kolację 25% diety.

Noclegi

Za nocleg w hotelu zwracasz pracownikowi poniesioną przez niego opłatę potwierdzoną rachunkiem. Kwota za jedną noc nie może jednak przekraczać dwudziestokrotności diety (600 zł).

Jeśli nie zapewniłeś pracownikowi noclegu, a on nie przedstawi rachunku za nocleg, będzie przysługiwał mu ryczałt w wysokości 150% diety.

Koszty podróży zagranicznej pracownika

Diety

W firmach, które nie posiadają własnych rozwiązań w zakresie naliczania diet zagranicznych (np. określonych w regulaminie wynagradzania), dla obliczania diet stosuje się stawki określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej.

Wysokość diety w podróży zagranicznej zależy od państwa, do którego jedzie pracownik. Przykładowo w przypadku Niemiec jest to 49 euro, w przypadku Ukrainy – 41 Euro, Wielkiej Brytanii – 35 funtów.

Pamiętaj! Możesz ustalić inne limity, niż te określone w przepisach. Na przykład w regulaminie wynagradzania możesz zróżnicować kwoty diet w zależności o państwa, regionu itp. lub przyjąć stałą kwotę niezależnie od kraju podróży. Pamiętaj tylko, że minimalna kwota diety w podróży zagranicznej nie może być niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. To oznacza, że stawka diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określona w rozporządzeniu, jest stawką  minimalną. Jeśli ustalasz i wypłacasz pracownikowi dietę ponad limit określony we wskazanym wyżej rozporządzeniu, nadwyżka będzie dla niego przychodem, od którego zapłaci podatek.

Jeżeli podróż trwa:

  • do 8 godzin – pracownikowi przysługuje 1/3 diety,
  • ponad 8 do 12 godzin – pracownikowi przysługuje 50% diety,
  • ponad 12 godzin – pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Ważne! Czas podróży zagranicznej obliczasz:

  • przy podróży lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwa w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju
  • przy podróży lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju
  • w przypadku podróży morskiej - tj. od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Pracownikowi nie przysługuje dieta, jeśli otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie w wysokości diety. Jeśli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości diety.

Jeśli zaś ma zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie, przysługuje mu 25% diety.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia
(również w zakresie usługi hotelarskiej), przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie – 15% diety, obiad – 30% diety, kolacja – 30% diety.

Noclegi  

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów
w wysokości stwierdzonej rachunkiem, ale do limitu określonego w rozporządzeniu  Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej. Dla każdego kraju ustalony jest odrębny limit. Przykładowo w Niemczech jest to 150 euro, w Belgii 160 euro.

Przykład Pan Jacek pojechał na polecenie pracodawcy w podróż na Ukrainę. Spędził dwie noce w hotelu, za co zapłacił łącznie 240 euro (2 x 120 euro). Pracodawca zwróci mu całą kwotę, ponieważ nie przekroczył limitu, który na Ukrainie  wynosi 180 euro za dobę.

W uzasadnionych przypadkach możesz zwrócić pracownikowi wyższe koszty, potwierdzone rachunkiem. Jeśli pracownik nie przedstawi rachunku za nocleg, przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu.

Nie zwracasz kosztów noclegu, jeśli sam zapewniasz pracownikowi bezpłatny nocleg lub robi to zagraniczny kontrahent.

Dojazdy

W miejscowości docelowej za granicą (oraz tam, gdzie pracownik nocował) pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości jednej diety na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego.

W przypadku dojazdu w jedną stronę, ryczałt wynosi 50% diety. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt
w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

Pamiętaj! Ryczałty nie przysługują, jeżeli pracownik odbywa podróż służbowym
lub prywatnym pojazdem lub ma zapewnione bezpłatne dojazdy.

Koszty leczenia

Jeśli pracownik zachoruje w trakcie zagranicznej podróży, zwracasz mu koszty leczenia za granicą, o ile są one udokumentowane, a ich poniesienie było niezbędne. Pracownik nie może domagać się zwrotu kosztów np. za leki, których nabycie za granicą nie było konieczne. Nie może też wystąpić o zwrot kosztów zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.

Ważne! Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje 25% diety.

Rozliczenie podróży krajowej i zagranicznej pracownika

Przed wyjazdem w podróż zagraniczną wypłacasz pracownikowi zaliczkę na pokrycie niezbędnych kosztów, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Może być wypłacona w walucie obcej albo w złotych (za zgodą pracownika) według średniego kursu złotego NBP z dnia wypłaty zaliczki.

Po zakończeniu podróży pracownik musi się z tobą rozliczyć w ciągu 14 dni. Powinien przedstawić ci dokumenty będące dowodem poniesionych kosztów, np. faktury za nocleg czy bilety.

Ważne! Pracownik nie musi dokumentować sposobu, w jaki wydał diety.

Jeżeli przedstawienie dokumentu (rachunek, faktura, bilet) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Dla pracownika dieta jest zwolniona z podatku dochodowego do wysokości limitu określonego w przepisach. Nie uwzględniasz jej przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy za pracownika. Jeśli jednak wypłacisz pracownikowi dietę ponad limit, nadwyżka będzie dla niego przychodem, od którego należy odprowadzić podatek.
Dla pracodawcy taka dieta jest kosztem uzyskania przychodu, również do limitu określonego w przepisach.

Przykład Pracodawca wysłał pracownika w 2-dniową delegację krajową. Wypłacone pracownikowi diety (60 zł) będą dla niego kosztem uzyskania przychodu, zaś pracownik nie zapłaci od nich podatku dochodowego (PIT).

Pracownik co do zasady nie płaci podatku od zwróconych mu kosztów podróży. Jeśli jednak przepisy określają limit takich wydatków, pracownik płaci PIT od nadwyżki ponad limit, zaś dla pracodawcy nadwyżka ponad limit nie jest kosztem uzyskania przychodu.

Wydatki, które zwracasz pracownikowi za używanie jego własnego samochodu będą dla ciebie kosztem uzyskania przychodu jeśli:

  • zostały udokumentowane w prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu,
  • nie przekroczyły limitu (dla samochodów osobowych 0,5214 zł za kilometr przy pojemności silnika do 900 cm 3 lub 0,8358 zł za kilometr przy pojemności silnika powyżej 900 cm 3; dla motocykla - 0,2302 zł za kilometr).

Wydatki ponad limit nie są kosztem podatkowym pracodawcy, a dla pracownika są przychodem.

Przykład Pan Jacek pojechał w podroż służbową własnym autem
o pojemności silnika poniżej 900 cm3. Przejechał 500 km,
a pracodawca wypłacił mu 500 zł kilometrówki. Jednak pracodawca zaliczy do kosztów uzyskania przychodu tylko 260,7 zł (0,5214 zł x 500). Nadwyżka ponad tę kwotę, czyli 239,3 zł, będzie przychodem pana Jacka.

Ważne! Wydatków związanych z podróżą służbową pracownika nie zaliczysz do kosztów uzyskania przychodów, jeśli wybrałeś opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub karty podatkowej. Te formy opodatkowania nie pozwalają odliczać kosztów.

Koszty podróży przedsiębiorcy

Podróże służbowe jako koszt uzyskania przychodu  

Co do zasady kosztem uzyskania przychodu są wydatki  poniesione w celu osiągnięcia przychodu oraz  zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodu. Dlatego jeśli sam odbywasz podroż służbową, nasz prawo odliczyć od przychodu poniesione na ten cel wydatki, jako koszty uzyskania przychodu.

Powinieneś zachować wszelkie dowody potwierdzające związek podróży z prowadzoną działalnością, np. zebrane podczas niej zamówienia, faktury zakupowe, oferty kontrahentów.

Jeśli poruszasz się publicznym środkiem transportu (pociągiem, autobusem, samolotem), kosztem będzie cena biletu za przejazd. Nie ma ograniczeń co do rodzaju
i klasy środka transportu. Jednak tak jak w przypadku innych kosztów obowiązuje cię zasada, zgodnie z którą wydatki muszą być racjonalnie uzasadnione.

Jeśli podróżujesz samochodem, który stanowi środek trwały firmy, odliczysz 100% wydatków na jego użytkowanie, o ile prowadzisz ewidencję przebiegu pojazdu. Jeśli nie prowadzisz ewidencji, odliczysz 75% wydatków.

Zobacz, jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Pamiętaj! By odliczyć 100 % kosztów uzyskania przychodu w PIT, prowadzisz ewidencję taką jak dla celów VAT. Różni się ona od ewidencji prowadzonej w celu rozliczenia podróży służbowej pracownika m.in. tym, że nie obliczasz kosztów przejazdu
(liczba przejechanych kilometrów x stawka za kilometr).

Jeśli w czasie podróży wykorzystujesz swój samochód prywatny (nie będący majątkiem firmy) dla celów działalności gospodarczej, nie musisz już prowadzić żadnej ewidencji przebiegu pojazdu. Wówczas odliczysz 20% wydatków na jego użytkowanie.

Diety

W podróży służbowej nie możesz odliczyć faktycznie poniesionych wydatków na wyżywienie. Ale przysługuje ci dieta tej samej wysokości, co pracownikowi.

Przykład Pan Józef prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług inżynieryjnych. Przyjął zlecenie od klienta mającego siedzibę w innym województwie, co wymaga od niego częstych wyjazdów. Za każdą dobę podróży przysługuje mu dieta 30 zł. Załóżmy, że przebywa u klienta 16 dni
w miesiącu, odliczy wówczas 480 zł (16 x 30 zł).

Firmowe wydatki, także diety za delegację, trzeba udokumentować, by zaliczyć je do kosztów podatkowych. Diety zaliczane są do kosztów w formie ryczałtu. Podstawą ich rozliczenia jest dowód wewnętrzny, który powinien zawierać co najmniej: imię
i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.

Noclegi i komunikacja lokalna

Wydatki na nocleg możesz rozliczać na podstawie faktury lub rachunku. Przedsiębiorcy nie obowiązują limity dotyczące pracowników.

Jeśli w podróży służbowej korzystasz ze środków komunikacji miejscowej, koszty rozliczasz w wysokości stwierdzonej biletem za przejazd albo innym dokumentem
z którego będzie wynikała kwota poniesionego wydatku. Przedsiębiorcy nie obowiązują ryczałty dotyczące pracowników.

Odliczyć możesz także inne wydatki związane z prowadzoną działalności, np. zakup biletów na różnego rodzaju targi, wystawy, pokazy, w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem.

Ważne! Nie możesz rozliczyć kosztów podróży służbowej, jeśli wybrałeś opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub karty podatkowej.

Jak przeliczać koszty w walucie obcej

Jeśli w trakcie podróży otrzymałeś dokumenty potwierdzające wydatki w innej walucie, przeliczasz ją na złote. Poniesione wydatki (np. opłata za przejazd autostradą, nocleg) rozliczasz  według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktur (innych dowodów) dokumentujących koszty związane z podróżą. Diety przeliczasz według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dowodu wewnętrznego.

Odliczenie VAT od wydatków na podróż

Za podróż służbową możesz rozliczyć VAT na zasadach ogólnych, jak przy innych czynnościach opodatkowanych. Pamiętaj, że nie odliczysz VAT od wydatków na usługi gastronomiczne i noclegi. Niepodlegający odliczeniu VAT z tytułu noclegu możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu (kwota brutto).

Do odliczenia VAT uprawniają cię faktury oraz dokumenty uznawane zgodnie
z przepisami za faktury, czyli m.in. jednorazowe bilety potwierdzające przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km. Dokument powinien zawierać: numer i datę wystawienia, imię i nazwisko lub nazwę podatnika, numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, kwotę podatku, kwotę należności ogółem.

Możesz odliczyć 100 % VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego pod warunkiem, że wykorzystujesz samochód wyłącznie w działalności gospodarczej i złożysz do urzędu skarbowego formularz VAT-26. Potwierdzeniem wykorzystywania auta wyłącznie na potrzeby firmy jest prowadzenie ewidencji przebiegów do celów VAT (takiej jak dla celów PIT).

Jeśli nie prowadzisz ewidencji przebiegu pojazdu i używasz samochód do celów mieszanych – zarówno firmowych jak i osobistych - odliczysz 50% podatku.

Czy ta strona była przydatna?