Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy

Wystawianie paragonów – o czym powinieneś wiedzieć

Co jest na paragonie? Jak poprawić błąd? Jak zwrócić towar bez paragonu?

Kiedy wystawiasz paragon

Paragon fiskalny, który drukuje kasa fiskalna, potwierdza sprzedaż. Paragon musisz dać klientowi bez żądania, czyli niezależnie od tego, czy chce go dostać, czy nie. Wręczasz go najpóźniej z chwilą przyjęcia od kupującego pieniędzy, bez względu na formę płatności.

Uwaga! Możesz spotkać się z nazwą „paragon niefiskalny". To dokument wystawiony przed fiskalizacją kasy, czyli przestawieniem pamięci kasy na trwały i nieodwracalny zapis wszystkich transakcji sprzedaży). Służy do nauki lub testowania urządzenia. „Paragonami niefiskalnymi" nazywa się też czasem rachunki lub paragony kelnerskie stosowane w gastronomii. Nie są one drukowane przez kasę fiskalną i nie powinny być przekazane kupującemu jako dowód zakupu, jeżeli sprzedawca musi ewidencjonować obroty na kasach rejestrujących.

Możesz nie wystawiać papierowego paragonu fiskalnego jeśli:

  • korzystasz z urządzeń do automatycznej sprzedaży towarów lub usług, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar lub świadczą usługę,
  • w tych urządzeniach jest umieszczona kasa fiskalna,
  • zapewniasz kupującemu możliwość zapoznania się z danymi o sprzedaży,
    w szczególności wyświetlasz je na urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów
    i usług w sposób określony w przepisach o wymaganiach technicznych dla kas.

Co jest na paragonie

Każdy paragon fiskalny zawiera charakterystyczne elementy, m.in. centralnie umieszczony napis paragon fiskalny, NIP wystawcy, jego nazwę i adres, logo i numer unikatowy kasy.

Kasy fiskalne muszą umożliwiać wydruk paragonu fiskalnego w formie i treści określonej przez przepisy. To producent kasy musi dostosować paragon do tych przepisów. W szczególności producenci kas zapewniają, że paragon:

  • jest drukowany na odpowiedniej taśmie,
  • ma właściwą wysokość znaków,
  • ma zgodną z przepisami kolejność informacji, które są nim obowiązkowo zamieszczane. Jednym wyjątkiem jest godzina i minuta sprzedaży, które mogą znaleźć się w dowolnym miejscu na paragonie.  

Paragon fiskalny wystawiony przy użyciu kasy musi zawierać:

  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a w przypadku sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika,
  • numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika,
  • numer kolejny wydruku,
  • datę oraz godzinę i minutę sprzedaży,
  • oznaczenie "PARAGON FISKALNY",
  • nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi,
  • ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi
    z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku,
  • wartość opustów, obniżek lub narzutów, o ile występują,
  • wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku według poszczególnych stawek podatku
    z oznaczeniem literowym po uwzględnieniu opustów, obniżek lub narzutów,
  • wartość sprzedaży zwolnionej od podatku z oznaczeniem literowym,
  • łączną wysokość podatku,
  • łączną wartość sprzedaży brutto,
  • oznaczenie waluty, w której jest zapisywana sprzedaż, przynajmniej przy łącznej wartości sprzedaży brutto,
  • kolejny numer paragonu fiskalnego,
  • numer kasy i oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym,
  • numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy - na żądanie nabywcy,
  • logo fiskalne i numer unikatowy.

Paragon w taksówce lub w autobusie

Paragon w taksówce  

Jeżeli świadczysz usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami, musisz mieć kasę fiskalną, która umożliwia drukowanie paragonów z dodatkowymi elementami. Dane na paragonie powinny znajdować się w określonej kolejności,
za wyjątkiem informacji o dacie wykonania usługi. Logo fiskalne i numer unikatowy powinny być umieszczone centralnie w ostatniej linii paragon.

Na twoim paragonie powinny być umieszczone:

  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika oraz adres jego zamieszkania lub siedziby,
  • numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika,
  • numer kolejny wydruku,
  • numer rejestracyjny i numer boczny taksówki,
  • datę wykonania usługi, z określeniem w godzinach i minutach czasu rozpoczęcia
    i zakończenia kursu
    ,
  • oznaczenie "PARAGON FISKALNY",
  • długość drogi przejechanej w czasie kursu,
  • jednostkowe opłaty taryfowe wykorzystywane do wyceny kursu łącznie z opłatą
    za impuls
    ,
  • liczbę impulsów i wartość usługi odnoszące się do poszczególnych taryf,
  • wartość poszczególnych innych opłat taryfowych, o ile występują,
  • wartość opustów, obniżek lub narzutów, o ile występują,
  • wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku według poszczególnych stawek podatku
    z oznaczeniem literowym po uwzględnieniu opustów, obniżek lub narzutów,
  • wartość sprzedaży zwolnionej od podatku z oznaczeniem literowym,
  • łączną wysokość podatku,
  • łączną wartość sprzedaży brutto,
  • oznaczenie waluty, w której jest zapisywana sprzedaż, przynajmniej przy łącznej wartości sprzedaży brutto,
  • kolejny numer paragonu fiskalnego,
  • numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy - na żądanie nabywcy,
  • logo fiskalne i numer unikatowy.

Jeśli korzystasz z kasy wyposażonej w cen umownych, które są indywidualnie negocjowane, paragon fiskalny, oprócz danych związanych z wyceną kursu według wskazań taksometru, zawiera także:

  • cenę uzgodnioną do zapłaty i wysokość podatku podlegające zapisowi w pamięci fiskalnej,
  • w przypadku gdy usługa jest wykonywana na rzecz nabywcy prowadzącego działalność gospodarczą, imię i nazwisko lub nazwę albo nazwę skróconą nabywcy usługi oraz jego adres,
  • miejsce rozpoczęcia i zakończenia kursu, z tym że w przypadku gdy kurs skończył się
    w miejscu jego rozpoczęcia, należy podać nazwę głównych miejscowości objętych trasą kursu.

Jeśli używasz kasy z papierowym zapisem kopii, dane nabywcy prowadzącego działalność gospodarczą, miejsce rozpoczęcia i zakończenia kursu, możesz wpisać ręcznie w miejscach do tego przewidzianych na oryginale i kopii paragonu fiskalnego. Pasażer musi potwierdzić te dane czytelnym podpisem na kopii.

Możliwości ręcznego uzupełnienia paragonu nie mają podatnicy, którzy używają
kasy on-line lub z elektronicznym zapisem kopii.

Paragon w autobusie

Jeśli świadczysz usługi w zakresie transportu pasażerskiego, twoja kasa fiskalna powinna:

  • posiadać jeden wyświetlacz dla operatora i kupującego oraz
  • mieć funkcję rejestracji i naliczania dopłat do przewozów w podziale na poszczególne kategorie ulg ustawowych,
  • mieć funkcję sporządzania dobowych i miesięcznych raportów dopłat do biletów ulgowych.

Twój paragon, obok podstawowych elementów, musi zawierać również:

  • oznaczenie „BILET" lub „OPŁATA DODATKOWA,
  • rodzaj biletu,
  • tytuł ulgi w przypadku biletu ulgowego,
  • numer kursu,
  • nazwę przystanku początkowego i końcowego lub zakres ważności, lub okres ważności biletu,
  • cenę jednostkową usługi,
  • wartość ulgi w przypadku biletu ulgowego,
  • liczbę i wartość sumaryczną sprzedaży danej usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku.

Kiedy można wystawić fakturę na podstawie paragonu

Od 1 stycznia 2020 r. jeżeli sprzedaż:

  • została zarejestrowana na kasie fiskalnej i
  • potwierdzona paragonem,

sprzedawca wystawi fakturę wyłącznie, jeżeli paragon zawiera NIP. To oznacza,
że klient już w momencie sprzedaży musi określić, czy chce fakturę VAT.  

Jeżeli kupujący chce otrzymać fakturę VAT musi:

  • przy paragonie do kwoty 450 zł brutto (100 euro) - podać swój NIP przed zakończeniem sprzedaży na kasie fiskalnej. Otrzyma wtedy fakturę wystawioną w formie uproszczonej (czyli paragon z NIP), traktowaną jak zwykła faktura,
  • przy paragonie powyżej kwoty 450 zł brutto (100 euro) - podać swój NIP przed zakończeniem sprzedaży na kasie fiskalnej. Na podstawie takiego paragonu z NIP będzie mógł wystąpić do sprzedawcy o wystawienie faktury.

Jeśli klient nie poda NIP do czasu wystawienia paragonu, sprzedawca powinien uznać, że kupuje jako konsument. Może wystąpić o wystawienie faktury, jednak sprzedawca wystawi mu fakturę taką, jak dla konsumentów - bez NIP nabywcy.

Pamiętaj! Tych zasad nie stosuje się do:

  • sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej przed 1 stycznia 2020 r. Oznacza to, że do paragonu fiskalnego bez NIP, który dokumentuje sprzedaż zarejestrowaną na kasie fiskalnej do 31 grudnia 2019 r., sprzedawca może wystawić fakturę z NIP, a klient może ją ująć w prowadzonej dla celów podatkowych ewidencji.  
  • sprzedaży, która nie podlega rejestracji na kasie fiskalnej.

Zobacz o czym powinieneś wiedzieć wystawiając paragony

Jak opisać towar na paragonie?

Nazwa towaru lub usługi na paragonie musi w sposób niebudzący wątpliwości określać przedmiot sprzedaży - rodzaj sprzedanego towaru lub usługi. Dzięki temu kupujący może kontrolować swoje zakupy.

Nie powinieneś stosować ogólnych nazw np. owoce, warzywa, ale dokładniejsze określenia, czyli np. pomidory, jabłka (w grupie warzywa/owoce), chleb, bułka (w grupie pieczywo), ser żółty, mleko (w grupie nabiał), piwo, wino, wódka (w grupie napoje alkoholowe). Oznaczając nazwę towaru lub usługi nie musisz wskazywać cech szczególnych takich jak rozmiar, pojemność czy kształt produktu. Możesz stosować skróty nazw, jednak przy zachowaniu zasady jednoznaczności i przejrzystości paragonu fiskalnego.

To w jaki sposób będziesz opisywał towary lub usługi, żeby je jednoznacznie zidentyfikować zależy od twojego asortymentu. Jeśli sprzedajesz kilka odmian pomidorów, możesz zaprogramować w kasie jedną nazwę - np. „pomidor" - dla tego typu towarów. Jedną nazwę możesz stosować również wtedy, gdy sprzedajesz towary
w różnych cenach (np. różne odmiany pomidorów z inną ceną za kilogram).
W takim przypadku, jeżeli te towary są objęte jedną stawką VAT, powinieneś je wykazywać na paragonie w odrębnych pozycjach.

Jeśli świadczysz usługi, które polegają na wykonaniu kilku czynności składających się na dostawę towaru określając nazwę usługi (towaru) na paragonie możesz wykorzystać nazwy z cennika. Na przykład, jeśli prowadzisz kwiaciarnię i masz w cenniku pozycję „bukiet ślubny", to możesz ją wykorzystać dla potrzeb kasy fiskalnej.

Jeśli ewidencjonowaniu na kasie podlega produkt finalny, który składa się z wielu komponentów (np. bukiet), nie musisz na paragonie wyliczać wszystkich jego elementów składowych. Podobna sytuacja dotyczy usług świadczonych przez restauracje lub punkty gastronomiczne. Określenie nazwy świadczonej usługi może opierać się na nazewnictwie określonym w karcie dań (cenniku).

Zasady nie wykluczają stosowania nazw pozwalających na bardziej szczegółowe rozróżnienie towarów. Stosowanie rozbudowanego nazewnictwa (obejmującego,
w przypadku towaru takiego jak mleko wskazań dotyczących przykładowo producenta, objętości, zawartość tłuszczu itp.) nie jest obowiązkowe i zależy od Twojej decyzji.

Towary z różnymi stawkami VAT

Pamiętaj o rozróżnieniu na paragonie towarów objętych różnymi stawkami VAT.
Poszczególne pozycje muszą mieć przypisane oznaczenia literowe od A do G, właściwe dla stawek podatku lub zwolnienia, w następujący sposób:

  • literze A - jest przypisana stawka podstawowa podatku w wysokości 22% albo 23%,
  • literze B - jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 7% albo 8%,
  • literze C - jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 5%,
  • literze D - jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 0%,
  • literze E - jest przypisane zwolnienie od podatku,
  • literom F i G - są przypisane pozostałe stawki podatku, w tym wartość 0%
    (zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej usług turystyki, dla których podstawą opodatkowania jest kwoty marży, i sprzedaży dzieł sztuki.

Jak poprawić błędnie wystawiony paragon?


Przy ewidencji obrotu za pomocą kasy fiskalnej nie możesz poprawić danych na wydrukowanym paragonie albo cofnąć wydruku. Dlatego musisz prowadzić dwie dodatkowe ewidencje:

  • ewidencję zwrotów i reklamacji,
  • ewidencję oczywistych pomyłek.

Reklamacje i zwroty

Ewidencja zwrotów i reklamacji to dokument, najczęściej w formie zeszytu, przypisany do konkretnego przedsiębiorcy, z podaniem jego danych identyfikacyjnych (nazwa, NIP)
oraz z numerem ewidencyjnym kasy fiskalnej, której dotyczą zwroty towaru.

Przepisy nie określają, że jest to dokument prowadzony odrębnie dla każdej kasy fiskalnej, ale w praktyce tak prowadzą go przedsiębiorcy. Powinien zawierać:

  • numer porządkowy zwrotu,
  • data sprzedaży,
  • numer paragonu,
  • identyfikacja towaru/usługi (nazwa produktu/usługi),
  • data dokonania zwrotu,
  • wartość brutto zwróconego towaru,
  • kwota należnego podatku VAT (od wartości zwróconego towaru),
  • ewentualne uwagi.

Do każdej pozycji (każdego zwrotu) musisz dołączyć dokument sprzedaży (paragon) oraz protokół przyjęcia towaru (zwrotu). Protokół to krótki dokument, który określa,
jaki towar został zwrócony, wskazuje numer dowodu zakupu (paragonu), oraz podaje przyczynę zwrotu.

Błędne dane na paragonie

Jeżeli popełnisz oczywistą pomyłkę (np. zła ilość towaru, nieprawidłowa cena),
nie możesz usunąć wydrukowanego paragonu z pamięci urządzenia i jest on podstawą twoich rozliczeń podatkowych. W takim przypadku procedura jest następująca:

  1. Niezwłocznie dokonujesz korekty oczywistej pomyłki
    Oczywista pomyłka to taka, którą można spostrzec od razu, np. cena towaru
    to 10 zł i 20 gr, a na paragonie wpisano 1020 zł, klient kupił 1 sztukę towaru,
    a na paragonie sprzedawca omyłkowo wpisał 4 sztuki. Korekty dokonuje się przez wystawienie kolejnego paragonu (tym razem bez pomyłek).
     
  2. Ewidencjonujesz oczywiste pomyłki
    Przepisy nie określają, że jest to dokument prowadzony odrębnie dla każdej kasy fiskalnej, ale w praktyce tak prowadzą go przedsiębiorcy. Wskazują w nim:

    • numer porządkowy pomyłki,
    • datę wystawienia błędnego paragonu,
    • numer paragonu,
    • błędnie zaewidencjonowaną sprzedaż (podaje się wartość sprzedaży brutto) i należny od niej podatek VAT – te dane wpisuje się na podstawie błędnie wystawionego paragonu,
    • opis okoliczności, w których powstała pomyłka (opis pomyłki – np. wprowadzoną błędną cenę, wprowadzoną za dużą ilość towaru).
       
    Do ewidencji dołącza się oryginał błędnego paragonu.

    Inny sposób postępowania dotyczy przypadku, gdy na kasie zaprogramowałeś lub do sprzedaży zakwalifikowałeś błędną stawkę VAT, np. zamiast stawką 8% sprzedaż obciążyłeś stawką 23%, lub na odwrót - zamiast stawką 23%, sprzedaż obciążyłeś stawką 8%.

    Jeśli zaniżyłeś podatek VAT na paragonie fiskalnym (zaprogramowałeś np. zamiast 23% tylko VAT o stawce 8%), będziesz musiał wykazać prawidłową kwotę VAT w deklaracji
    i zapłacić ją do urzędu skarbowego. Odpowiedniej korekty dokonujesz bezpośrednio
    w deklaracji VAT
    i nie musisz ujmować różnicy na kasie fiskalnej.

    W przypadku zawyżenia podatku VAT, jeśli chcesz skorygować podatek należny, przepisy nie wskazują sposobu postępowania. W tym wypadku należy skorzystać
    z interpretacji wydawanych w indywidualnych sprawach przez Ministra Finansów
    lub też z wyroków sądów administracyjnych.

    Zobacz jak uzyskać interpretację podatkową.

  3. Drukujesz prawidłowy paragon
    Korekta danych musi nastąpić niezwłocznie. W zależności od okoliczności możesz najpierw wydrukować prawidłowy paragon i wydać go klientowi, a następnie dokonać odpowiednich zapisów w Ewidencji.

  4. Rozliczasz podatek na koniec okresu rozliczeniowego (na przykładzie PKPiR).
    W książce przychodów i rozchodów należy ująć (w kolumnie 7 – Sprzedaż towarów
    i usług) cały przychód wykazany w okresowym raporcie z kasy fiskalnej
    (dobowym albo miesięcznym). Ponieważ w pamięci urządzenia jest zachowany błędny paragon, przychód będzie zawyżony. Następnie:
    • w kolumnie 7 należy wpisać kolorem czerwonym (lub ze znakiem minus) kwotę
    z błędnie wystawionego paragonu,
    • w kolumnie 3 – Numer dowodu – wskazać numer pomyłki z ewidencji,
    • w kolumnie 6 – Opis zdarzenia gospodarczego – wpisać uwagę Korekta sprzedaży na kasie fiskalnej.

Zwrot towaru bez paragonu


Jeśli prowadzisz sprzedaż rejestrowaną za pomocą kasy fiskalnej, z pewnością zetknąłeś się z przypadkiem zwrotu towaru przez klienta, albo chęci odstąpienia umowy kupna-sprzedaży (w przypadku sprzedaży na odległość). Problem pojawia się, gdy klient nie może okazać dowodu sprzedaży tego towaru w postaci paragonu z kasy fiskalnej.

Pamiętaj, że klient – w przypadku wad towaru i transakcji dokonywanej na odległość (sprzedaż wysyłkowa) – ma prawo do jego zwrotu i otrzymania w zamian pieniędzy. Prawo klienta nie może zostać w tym zakresie ograniczone w żaden sposób, nawet jeśli nie okaże on paragonu z kasy fiskalnej.

Potwierdza to Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, który za niedozwolone uznaje komunikaty:

  • „Reklamacje uwzględnione są tylko wraz z oryginalnym dowodem zakupu (paragonem fiskalnym lub fakturą VAT). W przypadku jego braku reklamacja nie zostanie uznana,
    a towar zostanie odesłany na koszt Klienta".
  • „Zwrot pieniędzy możliwy jest wyłącznie za okazaniem dowodu zakupu w postaci paragonu fiskalnego lub karnetu".

Co zatem zrobić kiedy musisz przyjąć od klienta zwrot towaru i oddać jemu pieniądze, zaś klient nie posiada paragonu? Czy w takim przypadku możesz zmniejszyć odpowiednio przychód ze sprzedaży?

Tak, ale pod pewnymi warunkami. Przede wszystkim pamiętaj, że paragon fiskalny nie musi być jedynym dokumentem potwierdzającym sprzedaż towaru. Dokumentem potwierdzającym sprzedaż może być również:

  • faktura,
  • wyciąg z terminala (przy płatnościach bezgotówkowych),
  • potwierdzenie transakcji z konta bankowego,
  • oświadczenie o zagubieniu paragonu fiskalnego wraz z oświadczeniem dokonania zakupu,
  • zeznania świadków,
  • dokument gwarancji podbity przez sprzedawcę.

Jeśli przyjmiesz zwrot towaru, będziesz miał prawo do dokonania korekty przychodu pod warunkiem, że udokumentujesz że:

  • zakupu dokonano w twoim sklepie,
  • faktycznie otrzymałeś zwracany towar,
  • klient otrzymał zwrot pieniędzy.

Pamiętaj, że zwrotu towaru przez klienta nie rejestruje się na kasie fiskalnej. Natomiast przepisy prawa wymagają prowadzenia ewidencji zwrotu towarów. Powinna ona obowiązkowo zawierać:

  • datę sprzedaży,
  • nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
  • termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi,
  • wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,
  • zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku
    należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,
  • dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
  • protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę
    i nabywcę.

Obowiązkowo należy zatem sporządzić protokół przyjęcia zwrotu/reklamacji towaru. Protokół, jak wskazują przepisy, powinien przede wszystkim zawierać podpisy obu stron czyli sprzedawcy i nabywcy. Dodatkowo zgodnie z przyjętymi praktykami powinny być na nim widoczne dane dotyczące:

  • numeru protokołu,
  • stron transakcji,
  • nazwy towaru,
  • numeru paragonu (lub identyfikator innego dokumentu udowadniającego sprzedaż), którego dotyczy zwrot,
  • przyczyny zwrotu,
  • informacji czy sprzedawca przyjął towar.

Forma, w jakiej powinien być sporządzony protokół zwrotu nie jest określona
w przepisach. Może mieć on tradycyjną formę papierową lub też może być sporządzony w formie elektronicznej, np. jako skan dokumentu z podpisem klienta, co jest szczególnie wygodne przy sprzedaży na odległość.

Czy ta strona była przydatna?